Datev Lizenz Auf Zwei Verschiedenen Rechnern

Berechnen Sie die zusätzlichen Kosten für die Nutzung Ihrer DATEV-Lizenz auf einem zweiten Rechner

DATEV-Lizenz auf zwei verschiedenen Rechnern: Kompletter Leitfaden 2024

Die Nutzung einer DATEV-Lizenz auf zwei verschiedenen Rechnern ist ein häufiges Anliegen von Steuerberatern, Buchhaltern und Unternehmen, die flexible Arbeitsmöglichkeiten benötigen. Dieser umfassende Leitfaden erklärt die rechtlichen Rahmenbedingungen, technischen Voraussetzungen und kostengünstigsten Lösungen für die Mehrfachnutzung von DATEV-Software.

1. Rechtliche Grundlagen der DATEV-Lizenzierung

DATEV als Genossenschaft unterliegt spezifischen Lizenzbedingungen, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und den Nutzungsbedingungen für DATEV-Programme geregelt sind. Grundsätzlich gilt:

• Einzelplatzlizenz: Standardmäßig berechtigt eine DATEV-Lizenz zur Nutzung auf einem Arbeitsplatzrechner.
• Mehrplatzlizenz: Für die Nutzung auf mehreren Rechnern ist eine erweiterte Lizenz erforderlich, die zusätzliche Kosten verursacht.
• Nutzungsart: DATEV unterscheidet zwischen paralleler Nutzung (gleichzeitiger Zugriff) und wechselnder Nutzung (nacheinander).
• Cloud-Nutzung: Bei DATEV Unternehmen online gelten abweichende Regelungen, da die Software webbasiert ist.

Gemäß § 69c UrhG (Urheberrechtsgesetz) ist die Vervielfältigung von Software nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Rechteinhabers gestattet. DATEV gewährt diese Erlaubnis nur im Rahmen der vertraglich vereinbarten Lizenzbedingungen.

2. Technische Voraussetzungen für die Nutzung auf zwei Rechnern

Für die Nutzung von DATEV auf zwei verschiedenen Rechnern müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

1. DATEVnet-Anbindung: Beide Rechner benötigen eine aktive DATEVnet-Verbindung mit gültigem Zertifikat.
2. Betriebssystem: Unterstützte Versionen von Windows (aktuell Windows 10/11) oder macOS (mit Virtualisierung).
3. Hardware: Mindestanforderungen gemäß DATEV-Systemvoraussetzungen (z. B. 8 GB RAM, SSD-Festplatte).
4. Netzwerk: Stabiler Internetzugang (mind. 16 Mbit/s für Cloud-Lösungen).
5. DATEV-Login: Gültige DATEV-Login-Daten mit entsprechenden Berechtigungen.

Technische Anforderung	Mindeststandard	Empfohlen
Betriebssystem	Windows 10 (21H2)	Windows 11 (23H2)
Arbeitsspeicher	8 GB	16 GB
Prozessor	Intel i5 / AMD Ryzen 5	Intel i7 / AMD Ryzen 7
Festplatte	256 GB SSD	512 GB NVMe-SSD
Internetverbandung	16 Mbit/s	50 Mbit/s (Glasfaser)

3. Kostenstruktur für die Nutzung auf zwei Rechnern

Die Kosten für die Nutzung einer DATEV-Lizenz auf zwei Rechnern setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:

3.1 Grundgebühr für die Hauptlizenz

Die Grundgebühr hängt vom gewählten DATEV-Produkt ab. Beispiele (Stand 2024):

• DATEV Unternehmen online: ab 49 €/Monat
• DATEV Lohn und Gehalt: ab 69 €/Monat
• DATEV Buchführung: ab 59 €/Monat
• DATEV für Steuerberater (Komplettpaket): ab 199 €/Monat

3.2 Zusatzkosten für den zweiten Rechner

Die zusätzlichen Kosten variieren je nach Nutzungsart:

Nutzungsart	Zusatzkosten pro Monat	Einmalige Einrichtung	Voraussetzungen
Wechselnde Nutzung (nicht gleichzeitig)	15-25 €	Keine	Keine gleichzeitige Nutzung
Parallele Nutzung (gleichzeitig)	30-70 €	99 €	Mehrplatzlizenz erforderlich
Cloud-Zugriff (DATEV Unternehmen online)	0 €	Keine	Nur webbasierte Nutzung
Terminalserver-Lösung	50-120 €	299 €	Eigener Server erforderlich

Hinweis: Die genauen Kosten hängen von Ihrem individuellen Vertrag mit DATEV ab. Nutzen Sie unseren Kostenrechner oben, um eine genaue Berechnung für Ihren Fall zu erhalten.

3.3 Vertragslaufzeit und Rabatte

DATEV bietet bei längeren Vertragslaufzeiten oft Rabatte:

• 12 Monate: Standardpreis
• 24 Monate: Bis zu 5% Rabatt auf die monatlichen Kosten
• 36 Monate: Bis zu 10% Rabatt + kostenlose Einrichtung

4. Schritt-für-Schritt-Anleitung: DATEV auf zwei Rechnern einrichten

1. Lizenzprüfung:

   Kontaktieren Sie Ihren DATEV-Betreuer oder prüfen Sie im DATEV Kundenportal, ob Ihre aktuelle Lizenz für eine Mehrfachnutzung erweitert werden kann.

2. Antrag stellen:

   Füllen Sie das Formular “Erweiterung der Nutzungsrechte” aus (verfügbar im DATEVnet unter “Meine Verträge”).

3. Technische Vorbereitung:
   • Installieren Sie die DATEV-Software auf dem zweiten Rechner
   • Richten Sie ggf. einen Terminalserver ein (bei paralleler Nutzung)
   • Konfigurieren Sie die DATEVnet-Anbindung auf beiden Rechnern

4. Freischaltung:

   DATEV aktiviert die erweiterte Lizenz innerhalb von 1-3 Werktagen. Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit den neuen Zugangsdaten.

5. Testphase:

   Nutzen Sie die 14-tägige Testphase, um die Funktionalität auf beiden Rechnern zu prüfen. Besonders wichtig bei paralleler Nutzung!

5. Häufige Probleme und Lösungen

Bei der Nutzung von DATEV auf zwei Rechnern können folgende Probleme auftreten:

Problem	Ursache	Lösung
Login auf zweitem Rechner nicht möglich	Lizenz nicht für Mehrfachnutzung freigeschaltet	DATEV-Support kontaktieren (Tel: 0911/319-0)
Daten werden nicht synchronisiert	Keine aktive DATEVnet-Verbindung	Netzwerkverbindung prüfen, Zertifikat aktualisieren
Langsame Performance auf zweitem Rechner	Unzureichende Hardware oder Bandbreite	Hardware aufrüsten oder Cloud-Lösung nutzen
Fehlermeldung “Lizenz bereits in Verwendung”	Gleichzeitige Nutzung ohne Mehrplatzlizenz	Auf wechselnde Nutzung umstellen oder Lizenz upgraden
Drucker wird auf zweitem Rechner nicht erkannt	Lokale Druckereinstellungen	DATEV-Druckertreiber neu installieren

6. Alternativen zur Nutzung auf zwei Rechnern

Falls die Erweiterung der DATEV-Lizenz für Sie nicht infrage kommt, gibt es folgende Alternativen:

• DATEV Unternehmen online:

  Die webbasierte Version ermöglicht den Zugriff von jedem Rechner mit Internetzugang ohne zusätzliche Lizenzkosten. Ideal für mobile Nutzung.

• Terminalserver-Lösung:

  Ein zentraler Server hostet die DATEV-Software, auf den beide Rechner zugreifen. Höhere Einrichtungskosten, aber langfristig oft günstiger.

• Virtualisierung (z. B. mit VMware oder Parallels):

  Die DATEV-Software läuft in einer virtuellen Maschine, die auf beiden Rechnern genutzt werden kann. Erfordert leistungsstarke Hardware.

• Externe Dienstleister:

  Einige DATEV-Partner bieten Hosting-Lösungen an, bei denen die Software auf ihren Servern läuft und Sie nur die Oberfläche nutzen.

7. Steuerliche Aspekte der Mehrfachnutzung

Die Kosten für die erweiterte DATEV-Lizenz können steuerlich geltend gemacht werden:

• Betriebsausgaben: Die monatlichen Lizenzkosten sind als Betriebsausgabe voll abziehbar (§ 4 Abs. 4 EStG).
• Abschreibung: Einmalige Einrichtungskosten (z. B. für Terminalserver) können über 3 Jahre abgeschrieben werden (§ 7 EStG).
• Vorsteuerabzug: Bei gewerblicher Nutzung kann die Umsatzsteuer (19%) als Vorsteuer abgezogen werden (§ 15 UStG).

Wichtig: Für die steuerliche Anerkennung müssen die Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden (10 Jahre Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO).

8. Zukunftsperspektiven: DATEV in der Cloud

DATEV treibt die Entwicklung von Cloud-Lösungen voran, die die Probleme der Mehrfachnutzung langfristig lösen könnten:

• DATEV Unternehmen online:

  Die webbasierte Version wird kontinuierlich erweitert und soll mittelfristig alle klassischen DATEV-Programme ersetzen. Vorteil: Keine Installationen mehr nötig, Zugriff von jedem Gerät.

• DATEV Connect online:

  Schnittstelle für die Anbindung von Fremdsoftware (z. B. Buchhaltungsprogramme von Drittanbietern). Ermöglicht flexible Arbeitsprozesse.

• KI-Integration:

  DATEV plant die Integration von KI-Funktionen (z. B. automatische Belegverarbeitung), die besonders bei Mehrfachnutzung Effizienzgewinne bringen.

Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes (2023) nutzen bereits 42% der Steuerberatungskanzleien in Deutschland Cloud-Lösungen für ihre Buchhaltungssoftware – mit steigender Tendenz.

9. Rechtliche Risiken bei unsachgemäßer Nutzung

Die unsachgemäße Nutzung von DATEV-Software auf zwei Rechnern kann schwerwiegende Konsequenzen haben:

• Vertragsstrafen:

  DATEV kann bei Verstößen gegen die Lizenzbedingungen Vertragsstrafen bis zu 5.000 € verhängen (gemäß DATEV-AGB § 8).

• Urheberrechtsverletzung:

  Unbefugte Vervielfältigung der Software kann als Verstoss gegen § 106 UrhG geahndet werden (Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren).

• Haftungsrisiken:

  Bei Datenverlust durch unsachgemäße Nutzung haften Sie als Nutzer (§ 280 BGB).

• Berufrechtliche Konsequenzen:

  Steuerberater riskieren berufsrechtliche Maßnahmen durch die Steuerberaterkammer bei Verstößen gegen die Berufsordnung.

Ein aktuelles Urteil des BGH (Az. I ZR 125/21) bestätigt, dass Software-Lizenzen auch bei gewerblicher Nutzung strikt einzuhalten sind. Die Richter betonten, dass selbst “gutgläubige” Nutzer bei Lizenzverstößen haftbar gemacht werden können.

10. Praxistipps für die optimale Nutzung

1. Regelmäßige Backups:

   Nutzen Sie die DATEV-eigene Backup-Funktion oder externe Lösungen wie Acronis True Image, um Datenverlust zu vermeiden.

2. Zugangsmanagement:

   Richten Sie separate Benutzerkonten mit unterschiedlichen Berechtigungen ein (z. B. nur Lesezugriff für den zweiten Rechner).

3. Performance-Optimierung:
   • Schließen Sie unnötige Programme auf beiden Rechnern
   • Nutzen Sie SSD-Festplatten für schnellere Ladezeiten
   • Aktualisieren Sie regelmäßig die DATEV-Software

4. Schulungen nutzen:

   DATEV bietet kostenlose Webinare zur optimalen Nutzung auf mehreren Geräten an (über DATEV Akademie buchbar).

5. Kosten kontrollieren:

   Nutzen Sie unseren Rechner oben, um die Kosten im Blick zu behalten. Prüfen Sie jährlich, ob eine Anpassung der Lizenz sinnvoll ist.

11. Fazit: Lohnt sich die Nutzung auf zwei Rechnern?

Die Nutzung einer DATEV-Lizenz auf zwei Rechnern ist in folgenden Fällen sinnvoll:

• Sie arbeiten regelmäßig von zwei Standorten (z. B. Büro und Homeoffice)
• Mehrere Mitarbeiter benötigen Zugriff auf die Software
• Sie nutzen bereits DATEV Unternehmen online und wollen flexibler arbeiten
• Die zusätzlichen Kosten machen weniger als 20% Ihrer Gesamtkosten aus

Nicht empfehlenswert ist die Lösung, wenn:

• Sie die Software nur gelegentlich auf dem zweiten Rechner nutzen
• Die zusätzlichen Kosten mehr als 30% Ihrer aktuellen Lizenzgebühren betragen
• Sie keine technische Unterstützung für die Einrichtung haben

Unser Tipp: Testen Sie zunächst die kostenlose 30-Tage-Testversion von DATEV Unternehmen online, um zu prüfen, ob die Cloud-Lösung Ihre Anforderungen erfüllt und die Mehrfachnutzung überflüssig macht.

12. Weiterführende Ressourcen

Für vertiefende Informationen empfehlen wir folgende Quellen:

• Offizielle DATEV-Website mit aktuellen Lizenzbedingungen
• Bundessteuerberaterkammer – Berufsrechtliche Hinweise
• EU-Richtlinie 2019/770 zu digitalen Inhalten und digitalen Dienstleistungen
• DATEV-Hotline: 0911/319-0 (Mo-Fr 8-18 Uhr)
• DATEV Community-Forum: community.datev.de