Em Client Auf Zwei Rechnern

Berechnen Sie die steuerlichen Vorteile und rechtlichen Rahmenbedingungen beim Betrieb eines EM-Clients auf zwei separaten Rechnern. Dieser Rechner berücksichtigt aktuelle deutsche Steuergesetze, Abschreibungsmöglichkeiten und betriebliche Nutzungsszenarien.

EM-Client auf zwei Rechnern: Komplettleitfaden zur steuerlichen Optimierung

Die Nutzung eines EM-Clients (E-Mail Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird etc.) auf zwei separaten Rechnern wirft sowohl technische als auch steuerrechtliche Fragen auf. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Rahmenbedingungen, steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten und praktischen Umsetzungsschritte für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen in Deutschland.

1. Rechtliche Grundlagen für die Nutzung auf zwei Rechnern

Nach deutschem Steuerrecht (§ 4 Abs. 4 EStG) müssen betriebliche Ausgaben einzelnen Wirtschaftsgütern zugeordnet werden können. Bei der Nutzung eines EM-Clients auf zwei Rechnern sind folgende Aspekte zu beachten:

• Betriebliche Veranlassung: Beide Rechner müssen nachweislich betrieblich genutzt werden (BFH-Urteil vom 12.06.2013, Az. VIII R 15/11).
• Lizenzrechtliche Regelungen: Die meisten EM-Client-Lizenzen erlauben die Installation auf zwei Geräten pro Nutzer (z.B. Microsoft 365 Business Standard).
• Dokumentationspflicht: Bei Betriebsprüfungen muss die Notwendigkeit der Doppelnutzung nachweisbar sein (§ 147 AO).

Offizielle Quelle:

Bundesministerium der Finanzen – Abgrenzung betrieblich/privat

2. Steuerliche Abschreibungsmöglichkeiten

Die Hardwarekosten können gemäß § 7 EStG über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Für IT-Hardware beträgt die typische Nutzungsdauer:

Gerätetyp	Nutzungsdauer (Jahre)	Jährliche Abschreibung (%)
Büro-PC (Mittelklasse)	3	33,33%
High-End Workstation	5	20%
Laptop	3-5	20-33,33%
Peripheriegeräte (Monitor, Tastatur)	5-7	14,29-20%

Wichtig: Bei gemischter Nutzung (privat/beruflich) müssen die Abschreibungen anteilig erfolgen. Der private Nutzungsanteil ist nicht abziehbar (§ 12 Nr. 1 EStG).

3. Stromkostenabrechnung und Pauschalen

Die Stromkosten für den Betrieb der Rechner können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Zwei Methoden sind möglich:

1. Einzelnachweis: Genauer Verbrauchsmessung mit Strommessgerät (empfohlen bei hohen Verbräuchen)
2. Pauschale: 20 Cent pro kWh (BMF-Schreiben vom 11.11.2020, IV C 6 – S 2140/19/10003)

Unser Rechner verwendet die genaue Berechnungsmethode basierend auf:

• Leistungsaufnahme der Geräte in Watt
• Betriebsstunden pro Tag
• Aktueller Strompreis (Standard: 0,35 €/kWh)

4. Softwarelizenzen und EM-Client spezifische Regelungen

Bei EM-Clients sind folgende lizenzrechtliche Aspekte zu beachten:

Software	Max. Installationen	Jährliche Kosten (ca.)	Steuerliche Behandlung
Microsoft Outlook (365 Business)	5 Geräte	120 €	Voll abziehbar
Mozilla Thunderbird	Unbegrenzt	0 €	Keine Kosten
Apple Mail (mit iCloud+)	Unbegrenzt	99 €	Voll abziehbar
eM Client Pro	2 Geräte	49 €	Voll abziehbar

Hinweis: Bei Abonnement-Modellen (z.B. Microsoft 365) sind die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 4 EStG). Einmalige Lizenzen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

5. Praktische Umsetzung: Synchronisation zwischen zwei Rechnern

Für die effiziente Nutzung eines EM-Clients auf zwei Rechnern empfehlen sich folgende Synchronisationsmethoden:

• IMAP-Protokoll: Standardmethode, bei der E-Mails auf dem Server bleiben (empfohlen für 90% der Nutzer)
• Exchange/Office 365: Echtzeitsynchronisation mit Kalender und Kontakten
• Lokale Synchronisation: Tools wie Syncthing für Offline-Nutzung
• Cloud-Backup: Automatische Sicherung mit Tools wie Backblaze (steuerlich absetzbar)

Technische Voraussetzungen:

• Stabile Internetverbindung (mind. 10 Mbit/s)
• Ausreichender Server-Speicher (mind. 5 GB pro Nutzer)
• Regelmäßige Backups (täglich empfohlen)

6. Dokumentationspflichten und Betriebsprüfung

Für den Fall einer Betriebsprüfung müssen folgende Nachweise bereitgehalten werden:

1. Rechnungen für Hardware und Software (original oder digitale Kopie)
2. Nutzungsprotokolle (z.B. Kalendereinträge für berufliche Nutzung)
3. Stromverbrauchsnachweise (bei Einzelnachweis)
4. Screenshots der EM-Client-Konfiguration (bei Zweifeln an der betrieblichen Notwendigkeit)
5. Bei gemischter Nutzung: Aufteilungsschlüssel mit Begründung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Digitale Archivierung ist zulässig, wenn die Daten unveränderbar gespeichert werden (GoBD-konform).

Offizielle Quelle:

Bundeszentralamt für Steuern – GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern)

7. Steuerliche Fallstricke und häufige Fehler

Folgende Fehler führen häufig zu Problemen mit dem Finanzamt:

• Unplausible Nutzungsaufteilung: 90% berufliche Nutzung bei privat genutzten Geräten ist kaum glaubhaft
• Fehlende Trennung: Private und berufliche E-Mails im selben Postfach ohne Filterregeln
• Überhöhte Abschreibungen: Angabe von 5 Jahren Nutzungsdauer für Standard-PCs
• Nachweisfehler: Fehlende Rechnungen oder unvollständige Dokumentation
• Software-Piraterei: Nutzung nicht lizenzierter Software (strafbar nach § 106 UrhG)

Tipp: Erstellen Sie ein Nutzungsprotokoll für die ersten 4 Wochen, das als Muster für das gesamte Jahr dient. Dies reicht in der Regel als Nachweis aus.

8. Alternative Modelle: Virtualisierung und Cloud-Lösungen

Für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen können alternative Lösungen sinnvoll sein:

Lösung	Vorteile	Nachteile	Kosten (ca.)
Lokale Virtualisierung (VMware)	Volle Kontrolle, hohe Sicherheit	Technisch anspruchsvoll	200 € (Einmalig)
Cloud-EM-Client (z.B. Google Workspace)	Keine lokale Hardware nötig	Datenschutzbedenken	60 €/Jahr
Terminalserver-Lösung	Zentrale Verwaltung	Hohe Anfangsinvestition	1.500 €+
Hybridmodell (lokal + Cloud-Backup)	Ausfallsicherheit	Komplexere Einrichtung	300 €/Jahr

Steuerlich sind Cloud-Lösungen oft vorteilhaft, da die Kosten als Betriebsausgabe in voller Höhe abziehbar sind (keine Abschreibung nötig). Allerdings müssen die Daten DSGVO-konform gespeichert werden.

9. Schritt-für-Schritt Anleitung zur Umsetzung

Folgen Sie diesem Ablaufplan für die optimale Umsetzung:

1. Bedarfsanalyse: Dokumentieren Sie warum zwei Rechner notwendig sind (z.B. Homeoffice + Büro)
2. Hardwareauswahl: Wählen Sie Geräte mit ähnlicher Leistung für konsistente Abschreibung
3. Softwarelizenzen prüfen: Stellen Sie sicher, dass die EM-Client-Lizenz zwei Installationen erlaubt
4. Netzwerkinfrastruktur einrichten: Konfigurieren Sie VPN oder Remote-Desktop bei Bedarf
5. Synchronisation testen: Überprüfen Sie die E-Mail-Synchronisation zwischen beiden Geräten
6. Dokumentation anlegen: Erstellen Sie eine Projektmappe mit allen Rechnungen und Nutzungsnachweisen
7. Steuerberater konsultieren: Besonders bei gemischter Nutzung (privat/beruflich)
8. Jährliche Überprüfung: Aktualisieren Sie die Nutzungsdokumentation und Hardware-Inventarliste

10. Aktuelle Rechtsprechung und zukünftige Entwicklungen

Wichtige aktuelle Urteile und geplante Gesetzesänderungen:

• BFH-Urteil VIII R 13/19 (2022): Bestätigt die Abziehbarkeit von Hardwarekosten auch bei gelegentlicher privater Mitnutzung (bis 10%)
• EuGH-Urteil C-311/18 (2020): Klärt die steuerliche Behandlung von Cloud-Diensten (als Betriebsausgabe anerkannt)
• Geplantes Steuervereinfachungsgesetz 2024: Soll die Abschreibungsregeln für IT-Hardware vereinfachen (geplante Standardnutzungsdauer: 3 Jahre)
• DSGVO-Entscheidung 2023: Verschärfte Anforderungen an die Datenverarbeitung bei Cloud-EM-Clients

Offizielle Quelle:

Gerichtshöfe der Europäischen Union – Rechtsprechungsdatenbank

Fazit: Lohnt sich die Nutzung auf zwei Rechnern?

Die Nutzung eines EM-Clients auf zwei Rechnern kann steuerlich vorteilhaft sein, wenn:

• Eine klare betriebliche Notwendigkeit besteht (z.B. mobiles Arbeiten)
• Die Dokumentation lückenlos geführt wird
• Die Kosten-Nutzen-Rechnung positiv ausfällt (unser Rechner hilft bei der Einschätzung)
• Die technischen Voraussetzungen für sichere Synchronisation gegeben sind

Für die meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen reicht ein Hauptrechner mit Cloud-Backup aus. Bei komplexen Anforderungen (z.B. getrennte Mandantenverwaltung) kann die Doppelnutzung jedoch sinnvoll sein.

Nutzen Sie unseren Rechner am Anfang dieser Seite, um Ihre individuelle Situation zu bewerten. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Konsultation eines auf IT-Steuerrecht spezialisierten Steuerberaters.