Outlook 2013 auf Zwei Rechnern – Konfigurationsassistent
Ihre optimale Outlook 2013 Konfiguration
Outlook 2013 auf zwei Rechnern nutzen: Komplettanleitung für professionelle E-Mail-Verwaltung
Die Nutzung von Microsoft Outlook 2013 auf zwei verschiedenen Computern erfordert sorgfältige Planung, um Datenkonsistenz, Sicherheit und optimale Performance zu gewährleisten. Diese umfassende Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Outlook 2013 auf mehreren Geräten einrichten, synchronisieren und verwalten – sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke.
1. Grundlagen: Wie Outlook 2013 mit mehreren Geräten funktioniert
Outlook 2013 wurde für die multi-device-Nutzung konzipiert, allerdings mit einigen wichtigen Einschränkungen und Anforderungen:
- E-Mail-Protokolle: Outlook 2013 unterstützt IMAP, Exchange und POP3. Für die Nutzung auf zwei Rechnern ist IMAP oder Exchange zwingend erforderlich.
- DatenSpeicherorte: Standardmäßig speichert Outlook Daten in einer PST-Datei (lokal) oder OST-Datei (Exchange/Cached-Modus).
- Synchronisationsmechanismen: Die Art der Synchronisation hängt vom verwendeten E-Mail-Dienst ab.
- Lizenzbedingungen: Eine einzelne Outlook-Lizenz darf gemäß Microsoft-Nutzungsbedingungen auf bis zu 5 Geräten installiert werden (Stand 2023).
1.1 Unterstützte E-Mail-Dienste für Mehrfachnutzung
| Dienst | Protokoll | Echtzeit-Sync | Offline-Zugriff | Empfohlen für 2 PCs |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Exchange | Exchange/MAPI | Ja | Ja (OST) | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Office 365/Outlook.com | Exchange ActiveSync | Ja | Ja | ⭐⭐⭐⭐ |
| IMAP (Gmail, Yahoo etc.) | IMAP | Ja (mit Verzögerung) | Nein | ⭐⭐⭐ |
| POP3 | POP3 | Nein | Ja (lokal) | ⭐ (nicht empfohlen) |
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Outlook 2013 auf zwei Rechnern einrichten
2.1 Vorbereitung: Systemanforderungen und Kontotyp-Auswahl
Bevor Sie mit der Installation beginnen, stellen Sie sicher, dass beide Computer diese Mindestanforderungen erfüllen:
- Betriebssystem: Windows 7 SP1 oder neuer (empfohlen: Windows 10/11)
- Prozessor: 1 GHz oder schneller (x86 oder x64)
- Arbeitsspeicher: 2 GB RAM (4 GB empfohlen)
- Festplattenspeicher: 3 GB verfügbarer Speicherplatz
- Bildschirmauflösung: 1024×768 oder höher
- .NET Framework 3.5 oder 4.0 (wird bei Installation automatisch installiert)
Wählen Sie den passenden Kontotyp für Ihre Anforderungen:
- Exchange-Konto: Ideal für Unternehmen mit eigenem Exchange-Server oder Office 365 Business-Abonnement. Bietet beste Synchronisation und gemeinsame Kalender/Kontakte.
- IMAP-Konto: Gute Wahl für private Nutzer mit E-Mail-Diensten wie Gmail, GMX oder Web.de. Synchronisiert E-Mails, aber keine Kalender/Kontakte.
- Outlook.com/Konto: Kostenlose Microsoft-Lösung mit guter Synchronisation für E-Mails, Kalender und Kontakte.
2.2 Installation von Outlook 2013 auf beiden Rechnern
Folgen Sie diesen Schritten für eine fehlerfreie Installation:
- Lizenzschlüssel bereithalten: Sie benötigen Ihren 25-stelligen Product Key für beide Installationen.
- Installationsdatei herunterladen:
- Offizielle Quelle: Microsoft Download Center
- Alternativ: Verwenden Sie Ihre originale Office 2013 DVD
- Installation durchführen:
- Führen Sie die Setup-Datei als Administrator aus
- Wählen Sie “Benutzerdefinierte Installation”
- Aktivieren Sie nur “Outlook” (deaktivieren Sie andere Office-Programme, wenn nicht benötigt)
- Wählen Sie als Installationsort das Laufwerk mit dem meisten Speicherplatz
- Starten Sie den Computer nach der Installation neu
- Aktivierung:
- Verwenden Sie denselben Product Key für beide Installationen
- Stellen Sie sicher, dass beide Computer mit dem Internet verbunden sind
- Falls die Aktivierung fehlschlägt: Microsoft-Support unter +49 69 380789552 kontaktieren
2.3 E-Mail-Konto einrichten (identisch auf beiden Rechnern)
Die Kontoeinrichtung muss auf beiden Rechnern identisch erfolgen, um Synchronisationsprobleme zu vermeiden:
- Öffnen Sie Outlook 2013 und klicken Sie auf “Datei” > “Konto hinzufügen”
- Wählen Sie “Manuelle Einrichtung oder zusätzliche Servertypen”
- Wählen Sie den passenden Kontotyp:
- Exchange ActiveSync (für Office 365/Outlook.com)
- Exchange (für Firmen-Exchange-Server)
- IMAP (für andere Dienste)
- Geben Sie Ihre Kontodaten ein:
- Ihr Name: Wie er in ausgehenden E-Mails erscheinen soll
- E-Mail-Adresse: Ihre vollständige E-Mail-Adresse
- Kontotyp: Wählen Sie den zuvor bestimmten Typ
- Posteingangsserver: z.B. outlook.office365.com (für Exchange) oder imap.gmail.com (für IMAP)
- Postausgangsserver: z.B. smtp.office365.com oder smtp.gmail.com
- Benutzername: Ihre vollständige E-Mail-Adresse
- Kennwort: Ihr E-Mail-Kennwort
- Klicken Sie auf “Weitere Einstellungen” und konfigurieren Sie:
- Unter “Postausgangsserver”: Aktivieren Sie “Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung”
- Unter “Erweitert”:
- IMAP-Port: 993 (SSL)
- SMTP-Port: 587 (TLS)
- Exchange: Verwenden Sie die Standardports
- Klicken Sie auf “Weiter” und warten Sie, bis Outlook die Verbindung testet
- Schließen Sie den Assistenten mit “Fertig stellen” ab
2.4 Wichtige Einstellungen für die Mehrfachnutzung
Nach der Grundeinrichtung sollten Sie diese kritischen Einstellungen auf beiden Rechnern vornehmen:
- Cached Exchange-Modus aktivieren (für Exchange-Konten):
- Gehen Sie zu “Datei” > “Kontoeinstellungen” > “Kontoeinstellungen”
- Wählen Sie Ihr Exchange-Konto und klicken Sie auf “Ändern”
- Aktivieren Sie “Cached Exchange-Modus verwenden”
- Setzen Sie den Schieberegler auf “Alle” (für vollständige Offline-Verfügbarkeit)
- Synchronisationsintervalle anpassen:
- Gehen Sie zu “Datei” > “Optionen” > “Erweitert”
- Klicken Sie unter “Senden/Empfangen” auf “Sende-/Empfangsgruppen”
- Wählen Sie “Alle Konten” und klicken Sie auf “Bearbeiten”
- Setzen Sie das Intervall auf 10-30 Minuten (je nach Netzwerkgeschwindigkeit)
- Aktivieren Sie “Sende-/Empfangsgruppe beim Beenden ausführen”
- OST-Datei-Pfad festlegen (wichtig für Performance):
- Gehen Sie zu “Datei” > “Kontoeinstellungen” > “Kontoeinstellungen”
- Wählen Sie Ihr Konto und klicken Sie auf “Datendateien”
- Wählen Sie Ihre OST-Datei und klicken Sie auf “Einstellungen”
- Klicken Sie auf “Erweitert” und wählen Sie einen Pfad auf einer schnellen SSD-Festplatte
- Automatische Archivierung konfigurieren:
- Gehen Sie zu “Datei” > “Optionen” > “Erweitert”
- Klicken Sie auf “AutoArchivierungseinstellungen”
- Setzen Sie das Intervall auf 30-60 Tage
- Wählen Sie einen gemeinsamen Archivspeicherort (z.B. Netzlaufwerk oder Cloud)
3. Fortgeschrittene Konfiguration für professionelle Nutzer
3.1 Gemeinsame Nutzung von Kalendern und Kontakten
Für die synchronisierte Nutzung von Kalendern und Kontakten auf beiden Rechnern gibt es mehrere Ansätze:
| Methode | Funktionsweise | Vorteile | Nachteile | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|
| Exchange/Office 365 | Serverbasierte Synchronisation |
|
Kosten für Business-Abonnement | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| IMAP + CardDAV/CalDAV | Separate Protokolle für Kontakte/Kalender |
|
Komplexere Einrichtung | ⭐⭐⭐⭐ |
| Drittanbieter-Tools | Software wie AkrutoSync oder CompanionLink |
|
Kosten (ca. 20-50€ pro Jahr) | ⭐⭐⭐ |
| Manuelle Export/Import | Regelmäßiger Export als PST/ICS/VCF | Kostenlos |
|
⭐ |
Für die Exchange/Office 365-Methode (empfohlen) gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Ihrem Office 365 Portal an
- Gehen Sie zu “Kalender” und klicken Sie auf “Freigabe”
- Wählen Sie den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf “Freigabe und Berechtigungen”
- Fügen Sie Ihre zweite E-Mail-Adresse (falls unterschiedlich) oder “Standard” für alle Geräte hinzu
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe (mindestens “Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin”)
- Wiederholen Sie den Vorgang für Kontakte unter “Personen”
- Auf dem zweiten Rechner:
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu “Kalender”
- Klicken Sie auf “Kalender öffnen” > “Aus Adressbuch”
- Wählen Sie Ihren freigegebenen Kalender aus
- Wiederholen Sie den Vorgang für Kontakte unter “Personen”
3.2 Performance-Optimierung für zwei Rechner
Bei der Nutzung von Outlook 2013 auf zwei Rechnern können Performance-Probleme auftreten. Diese Optimierungen helfen:
- OST-Datei-Größe begrenzen:
- Gehen Sie zu “Datei” > “Kontoeinstellungen” > “Kontoeinstellungen”
- Wählen Sie Ihr Konto und klicken Sie auf “Ändern”
- Klicken Sie auf “Weitere Einstellungen” > “Erweitert”
- Setzen Sie den Schieberegler auf 12-24 Monate (statt “Alle”)
- Add-Ins deaktivieren:
- Gehen Sie zu “Datei” > “Optionen” > “Add-Ins”
- Wählen Sie “COM-Add-Ins” und klicken Sie auf “Gehe zu”
- Deaktivieren Sie alle nicht essentiellen Add-Ins
- Schnellere Hardware nutzen:
- SSD-Festplatte für OST/PST-Dateien
- Mindestens 8 GB RAM
- Moderner Prozessor (Intel i5/Ryzen 5 oder besser)
- Netzwerkoptimierung:
- Verwenden Sie kabelgebundene Netzwerkverbindungen statt WLAN
- Konfigurieren Sie QoS (Quality of Service) in Ihrem Router für Outlook-Verkehr
- Nutzen Sie einen DNS-Server mit niedriger Latenz (z.B. 1.1.1.1 oder 8.8.8.8)
3.3 Sicherheitseinstellungen für zwei Geräte
Die Nutzung von Outlook auf zwei Rechnern erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren:
- Für Office 365: Microsoft Sicherheitsinfo
- Für andere Dienste: Aktivieren Sie 2FA in den Konteneinstellungen
- Verwenden Sie Authenticator-Apps statt SMS
- App-Kennwörter für beide Rechner:
- Erstellen Sie separate App-Kennwörter für jeden Rechner
- Speichern Sie diese sicher in einem Passwort-Manager
- Vermeiden Sie die Speicherung von Kennwörtern in Outlook
- Verschlüsselung der Daten:
- Aktivieren Sie BitLocker für die Systemlaufwerke beider Rechner
- Verschlüsseln Sie die OST/PST-Dateien mit Tools wie VeraCrypt
- Nutzen Sie S/MIME oder PGP für E-Mail-Verschlüsselung
- Regelmäßige Sicherheitsupdates:
- Installieren Sie monatliche Windows-Updates
- Aktualisieren Sie Outlook 2013 auf die neueste Version (15.0.5495.1000 oder höher)
- Nutzen Sie einen aktuellen Virenscanner mit E-Mail-Schutz
4. Problemlösung: Häufige Fehler und ihre Lösungen
4.1 Synchronisationsprobleme zwischen den Rechnern
Wenn E-Mails, Kalender oder Kontakte nicht synchronisiert werden:
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| E-Mails erscheinen nur auf einem Rechner | POP3-Konto statt IMAP/Exchange |
|
| Kalender/Kontakte nicht synchron | Keine Exchange/Office 365 Freigabe |
|
| Lange Synchronisationszeiten | Große OST-Datei oder langsame Verbindung |
|
| Doppelte E-Mails | Falsche Serverregeln oder Add-Ins |
|
| Authentifizierungsfehler | Abgelaufenes Kennwort oder 2FA-Problem |
|
4.2 Leistungsprobleme und Abstürze
Wenn Outlook 2013 auf einem oder beiden Rechnern langsam wird oder abstürzt:
- Outlook im abgesicherten Modus starten:
- Halten Sie die STRG-Taste gedrückt während Sie Outlook starten
- Wählen Sie “Abgesicherter Modus”
- Testen Sie, ob das Problem weiterhin besteht
- OST/PST-Dateien reparieren:
- Schließen Sie Outlook
- Öffnen Sie die Eingabeaufforderung als Administrator
- Navigieren Sie zu “C:\Program Files\Microsoft Office\Office15”
- Führen Sie aus:
scanpst.exe "Pfad\zu\Ihrer.pst" - Führen Sie für OST-Dateien aus:
scanost.exe
- Profil neu erstellen:
- Gehen Sie zu Systemsteuerung > Mail > Profile anzeigen
- Erstellen Sie ein neues Profil
- Richten Sie Ihr Konto neu ein
- Löschen Sie das alte Profil nach erfolgreicher Migration
- Windows-Ereignisprotokoll prüfen:
- Öffnen Sie die Ereignisanzeige (eventvwr.msc)
- Gehen Sie zu Windows-Protokolle > Anwendung
- Filtern Sie nach “Outlook”-Ereignissen
- Notieren Sie Fehlercodes für die Microsoft-Support-Suche
4.3 Lizenzprobleme bei zwei Installationen
Falls Sie Lizenzfehler erhalten, obwohl Sie Outlook 2013 auf nur zwei Rechnern nutzen:
- Produktschlüssel überprüfen:
- Gehen Sie zu “Datei” > “Office-Konto”
- Prüfen Sie, ob der Product Key korrekt angezeigt wird
- Falls nicht: Klicken Sie auf “Product Key ändern”
- Offline-Lizenz zurücksetzen:
- Öffnen Sie die Eingabeaufforderung als Administrator
- Führen Sie aus:
cd "C:\Program Files\Microsoft Office\Office15"cscript ospp.vbs /dstatus(zeigt aktuellen Status) - Falls nötig:
cscript ospp.vbs /unpkey:XXXXX(ersetzen Sie XXXXX mit den letzten 5 Zeichen Ihres Keys)
cscript ospp.vbs /inpkey:YYYYY(neuen Key eingeben)
- Rufen Sie die Microsoft-Lizenzaktivierungs-Hotline an: +49 69 380789552
- Halten Sie Ihren Product Key und Kaufbeleg bereit
- Erklären Sie, dass Sie Outlook auf zwei persönlichen Geräten nutzen
- Erwerben Sie eine zusätzliche Lizenz für den zweiten Rechner
- Nutzen Sie die kostenlose Outlook Web App auf dem zweiten Gerät
- Aktualisieren Sie auf Office 2019/2021, das bessere Lizenzbedingungen bietet
5. Alternative Lösungen und moderne Optionen
5.1 Migration zu neueren Outlook-Versionen
Outlook 2013 erreicht im April 2023 das Ende des Supports. Erwagen Sie ein Upgrade auf:
| Version | Vorteile | Nachteile | Kosten (ca.) | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|
| Outlook 2016 |
|
Keine neuen Features | 120-150€ (Einmalkauf) | ⭐⭐⭐ |
| Outlook 2019 |
|
Keine monatlichen Updates | 140-180€ (Einmalkauf) | ⭐⭐⭐⭐ |
| Outlook 2021 |
|
Höhere Systemanforderungen | 150-200€ (Einmalkauf) | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Microsoft 365 |
|
Abonnementkosten | 70-100€/Jahr | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
5.2 Cloud-basierte Alternativen
Für Nutzer, die keine lokale Installation wünschen, gibt es diese Cloud-Alternativen:
- Outlook Web App (OWA):
- Vollständiger Zugriff über Browser
- Keine Installation nötig
- Echtzeit-Synchronisation
- Zugänglich von jedem Gerät
- Microsoft 365 (ehemals Office 365):
- Enthält die neueste Outlook-Version
- 1TB OneDrive-Speicher pro Nutzer
- Installation auf bis zu 5 Geräten
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
- Drittanbieter-Dienste:
- ProtonMail (verschlüsselt)
- Tutanota (DSGVO-konform)
- Google Workspace (ehemals G Suite)
5.3 Hybrid-Lösungen für maximale Flexibilität
Für Nutzer, die sowohl lokale als auch Cloud-Funktionen benötigen:
- Outlook 2013 + OWA Kombi:
- Primäre Nutzung auf Hauptrechner mit Outlook 2013
- Zweiter Rechner nutzt OWA (Outlook Web App)
- Vorteile: Keine Lizenzprobleme, immer aktuell
- Outlook 2013 + Mobile App:
- Hauptrechner: Outlook 2013
- Zweiter Rechner/Laptop: Outlook Mobile App (iOS/Android)
- Vorteile: Geringerer Ressourcenverbrauch auf zweitem Gerät
- Outlook 2013 + Thunderbird:
- Hauptrechner: Outlook 2013
- Zweiter Rechner: Mozilla Thunderbird mit gleichem IMAP-Konto
- Vorteile: Kostenlos, gute Kompatibilität
6. Rechtliche Aspekte und Datenschutz
6.1 Microsoft-Lizenzbedingungen für Outlook 2013
Gemäß den Microsoft-Lizenzbedingungen (Stand 2023) gelten folgende Regeln für Outlook 2013:
- Installationslimit: Eine Einzelplatzlizenz darf auf bis zu 5 Geräten installiert werden, jedoch nur für einen primären Nutzer.
- Gleichzeitige Nutzung: Die Software darf nicht gleichzeitig auf mehr als einem Gerät genutzt werden.
- Übertragbarkeit: Die Lizenz darf einmalig auf ein neues Gerät übertragen werden, wenn das ursprüngliche Gerät nicht mehr genutzt wird.
- Unternehmensnutzung: Für geschäftliche Nutzung sind Volumenlizenzen oder Microsoft 365 Business-Abonnements erforderlich.
Wichtig: Die Nutzung auf zwei Rechnern ist erlaubt, solange:
- Es sich um denselben Nutzer handelt
- Die Software nicht gleichzeitig auf beiden Rechnern läuft
- Keine kommerzielle Nutzung ohne entsprechende Lizenz erfolgt
6.2 Datenschutzbestimmungen (DSGVO)
Bei der Nutzung von Outlook 2013 auf zwei Rechnern – insbesondere in geschäftlichem Kontext – sind folgende DSGVO-Aspekte zu beachten:
- Datenminimierung:
- Speichern Sie nur notwendige E-Mails und Kontaktdaten
- Löschen Sie regelmäßig alte E-Mails gemäß Aufbewahrungsfristen
- Datenverschlüsselung:
- Verschlüsseln Sie OST/PST-Dateien mit BitLocker oder VeraCrypt
- Nutzen Sie S/MIME oder PGP für sensible E-Mails
- Datenübertragung:
- Vermeiden Sie die Übertragung von OST/PST-Dateien über unsichere Kanäle
- Nutzen Sie für die Synchronisation zwischen Rechnern verschlüsselte Verbindungen
- Betroffenenrechte:
- Implementieren Sie Prozesse für Datenauskunftsersuchen
- Ermöglichen Sie die Löschung personbezogener Daten auf Anfrage
Für detaillierte Informationen konsultieren Sie die offizielle DSGVO-Verordnung und die Empfehlungen des Bundesbeauftragten für Datenschutz.
6.3 Sicherheitsempfehlungen für zwei Geräte
Folgende Sicherheitsmaßnahmen sind besonders wichtig, wenn Outlook auf zwei Rechnern genutzt wird:
- Geräteabsicherung:
- Aktivieren Sie die BitLocker-Verschlüsselung auf beiden Rechnern
- Nutzen Sie starke Kennwörter für Windows-Benutzerkonten
- Richten Sie Bildschirmsperren mit kurzer Timeout-Periode ein
- Netzwerksicherheit:
- Nutzen Sie eine Firewall (Windows Defender oder Drittanbieter)
- Konfigurieren Sie Ihr WLAN mit WPA3-Verschlüsselung
- Vermeiden Sie öffentliche WLAN-Netzwerke für den E-Mail-Zugriff
- E-Mail-Sicherheit:
- Aktivieren Sie die erweiterte Junk-E-Mail-Filterung
- Nutzen Sie digitale Signaturen für ausgehende E-Mails
- Deaktivieren Sie die automatische Download-Funktion für externe Inhalte
- Backup-Strategie:
- Erstellen Sie regelmäßige Backups der PST/OST-Dateien
- Nutzen Sie die 3-2-1-Backup-Regel (3 Kopien, 2 Medien, 1 extern)
- Testen Sie Ihre Backups regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit
- Notfallplan:
- Dokumentieren Sie die Konfiguration beider Rechner
- Halten Sie Installationsmedien und Product Keys bereit
- Erstellen Sie ein Wiederherstellungskonto für den Fall von Zugriffsproblemen
7. Fazit: Outlook 2013 auf zwei Rechnern optimal nutzen
Die Nutzung von Outlook 2013 auf zwei Rechnern ist mit der richtigen Konfiguration problemlos möglich und bietet zahlreiche Vorteile für private Nutzer und kleine Unternehmen. Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Leitfaden:
- Kontotyp ist entscheidend: Nutzen Sie unbedingt IMAP oder Exchange – POP3 ist für Mehrfachnutzung ungeeignet.
- Synchronisation richtig einrichten: Konfigurieren Sie den Cached Exchange-Modus und passen Sie die Synchronisationsintervalle an.
- Performance optimieren: Begrenzen Sie die OST-Datei-Größe und nutzen Sie schnelle Hardware.
- Sicherheit priorisieren: Aktivieren Sie 2FA, verschlüsseln Sie Daten und halten Sie beide Systeme aktuell.
- Lizenzbedingungen einhalten: Eine Einzelplatzlizenz reicht für zwei Rechner, solange die Software nicht gleichzeitig genutzt wird.
- Alternative Lösungen prüfen: Für langfristige Nutzung könnte ein Upgrade auf Outlook 2021 oder Microsoft 365 sinnvoll sein.
Mit dieser umfassenden Anleitung sollten Sie in der Lage sein, Outlook 2013 auf zwei Rechnern stabil, sicher und effizient zu nutzen. Bei spezifischen Problemen konsultieren Sie die offiziellen Microsoft-Support-Seiten oder wenden Sie sich an einen zertifizierten IT-Dienstleister.
Für weitere Informationen zu E-Mail-Sicherheit und Datenschutz empfehlen wir die Ressourcen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und die offizielle DSGVO-Website.