Reisekosten Rechner 2021

Berechnen Sie Ihre Reisekosten nach den offiziellen deutschen Richtlinien für 2021

Umfassender Leitfaden: Reisekostenabrechnung 2021 in Deutschland

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist für Arbeitnehmer und Selbstständige in Deutschland von großer Bedeutung. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alle relevanten Regelungen für das Jahr 2021, inklusive der aktuellen Pauschalen, steuerlichen Vorschriften und praktischen Tipps zur Optimierung Ihrer Reisekostenabrechnung.

1. Grundlagen der Reisekostenabrechnung 2021

Reisekosten sind beruflich veranlasste Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise, einer doppelten Haushaltsführung oder einem berufsbedingten Umzug entstehen. Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt in § 9 Abs. 1 Nr. 4a und 5, welche Aufwendungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar sind.

Für 2021 gelten folgende wichtige Grundsätze:

• Dienstreise: Eine vorübergehende Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte
• Erste Tätigkeitsstätte: Der ortsfeste Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit (seit 2014 wichtig für die Abgrenzung)
• Auswärtige Tätigkeit: Tätigkeit an einer anderen als der ersten Tätigkeitsstätte
• Doppelte Haushaltsführung: Zweiter Haushalt am Beschäftigungsort bei familiärem Hauptwohnsitz anderswo

2. Aktuelle Pauschalen und Kilometergelder 2021

Das Bundesministerium der Finanzen hat für 2021 folgende Pauschalen festgelegt:

Kostenart	Betrag 2021	Hinweise
Kilometerpauschale (Auto)	0,30 €/km	Für die ersten 20.000 km pro Jahr, danach 0,35 €/km
Kilometerpauschale (Motorrad)	0,20 €/km	Unabhängig von der Jahreskilometerleistung
Kilometerpauschale (Fahrrad)	0,05 €/km	Maximal 4.500 € pro Jahr
Verpflegungspauschale Inland	28 €/Tag	Bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
Verpflegungspauschale Ausland (EU)	40 €/Tag	Bei 24-stündiger Abwesenheit
Verpflegungspauschale Ausland (Nicht-EU)	50 €/Tag	Länderspezifische Regelungen möglich
Übernachtungspauschale Inland	20 €/Nacht	Nur bei fehlenden Belegen
Übernachtungspauschale Ausland	variiert	Abhängig vom Reiseland

Wichtig: Die Kilometerpauschale für Elektrofahrzeuge wurde 2021 auf 0,30 €/km erhöht (vorher 0,20 €/km), um die Elektromobilität zu fördern. Dies gilt für rein elektrische Fahrzeuge und Plug-in-Hybride mit einer elektrischen Reichweite von mindestens 40 km.

3. Steuerliche Behandlung von Reisekosten

Reisekosten können steuerlich geltend gemacht werden als:

1. Werbungskosten (bei Arbeitnehmern)
2. Betriebsausgaben (bei Selbstständigen und Freiberuflern)
3. Sonderausgaben (in bestimmten Fällen)

Die Absetzung erfolgt entweder:

• Einzelnachweis: Durch Vorlage von Belegen (Quittungen, Rechnungen)
• Pauschalabrechnung: Durch Anwendung der gesetzlichen Pauschalen

Für 2021 gilt: Die Pauschalabrechnung ist in der Regel einfacher, aber der Einzelnachweis kann bei hohen Kosten vorteilhafter sein.

4. Besonderheiten bei verschiedenen Transportmitteln

Transportmittel	Absetzbare Kosten	Besonderheiten 2021
Eigenes Auto	Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten	Elektroautos begünstigt (0,30 €/km)
Öffentliche Verkehrsmittel	Tatsächliche Ticketkosten	Monats- oder Jahreskarten oft günstiger
Flugzeug	Tatsächliche Flugkosten	Economy-Class wird voller anerkannt
Fahrrad	0,05 €/km oder tatsächliche Kosten	Maximal 4.500 € pro Jahr
Zu Fuß	Keine Pauschale	Nur bei nachweisbaren Mehraufwendungen

Bei der Nutzung des eigenen Pkw haben Sie die Wahl zwischen:

• Kilometerpauschale: Einfache Abrechnung ohne Belege (0,30 €/km)
• Einzelnachweis: Alle tatsächlichen Kosten (Sprit, Versicherung, Wertverlust etc.)

Für 2021 empfiehlt sich die Kilometerpauschale bei Fahrzeugen mit hohem Verbrauch oder hohen Anschaffungskosten, während der Einzelnachweis bei sparsamen Fahrzeugen oder hohen Fahrleistungen vorteilhafter sein kann.

5. Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen

Übernachtungskosten können entweder:

• Einzeln nachgewiesen werden (mit Hotelrechnung)
• Pauschal abgerechnet werden (20 €/Nacht Inland)

Die Verpflegungspauschalen für 2021 im Detail:

• Inland:
  • 24-h-Abwesenheit: 28 €
  • 14-24 h Abwesenheit: 14 €
  • 8-14 h Abwesenheit: 7 €
• Ausland (EU):
  • 24-h-Abwesenheit: 40 €
  • Kürzere Abwesenheit: anteilig
• Ausland (Nicht-EU):
  • 24-h-Abwesenheit: 50 €
  • USA/Kanada: 60 €
  • Japan: 70 €

Wichtig: Die Pauschalen gelten nur, wenn keine Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt werden. Bei teilweiser Verpflegung durch den Arbeitgeber sind die Pauschalen entsprechend zu kürzen.

6. Reisekosten bei doppeltem Haushalt

Bei einer doppelten Haushaltsführung können folgende Kosten geltend gemacht werden:

• Fahrtkosten: Zwischen Hauptwohnsitz und Beschäftigungsort (0,30 €/km)
• Mietkosten: Für die Zweitwohnung (bis 1.000 €/Monat)
• Verpflegungspauschale: Für die ersten 3 Monate (28 €/Tag)
• Umzugskosten: Bei berufsbedingtem Umzug

Voraussetzungen für die Anerkennung:

1. Der Hauptwohnsitz bleibt am bisherigen Ort (familiäre Bindungen)
2. Die Zweitwohnung ist notwendig für die Berufsausübung
3. Die Entfernung zwischen Hauptwohnsitz und Arbeitsstätte beträgt mindestens 50 km

7. Reisekosten und Homeoffice-Regelungen 2021

Durch die COVID-19-Pandemie haben sich 2021 besondere Regelungen für Homeoffice und Reisekosten ergeben:

• Homeoffice-Pauschale: 5 €/Tag (max. 120 Tage/Jahr) für 2020 und 2021
• Dienstreisen: Nur noch erstattungsfähig, wenn sie unabdingbar sind
• Digitale Meetings: Keine Reisekosten bei virtuellen Treffen
• Quarantäne-Kosten: Bei berufsbedingter Quarantäne als Reisekosten absetzbar

Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass Fahrten zwischen Wohnung und Homeoffice-Arbeitsplatz nicht als Dienstreisen gelten und daher nicht absetzbar sind.

8. Praktische Tipps für die Reisekostenabrechnung

1. Dokumentation: Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie Apps wie “MileIQ” oder “Driveroo”
2. Belege sammeln: Alle Rechnungen und Quittungen (auch digitale) aufbewahren
3. Fristen beachten: Reisekosten müssen innerhalb von 6 Monaten nach Reiseende abgerechnet werden
4. Arbeitgeberregelungen prüfen: Manche Unternehmen haben eigene Richtlinien, die über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehen
5. Steuererklärung nutzen: Nicht erstattete Reisekosten können in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden
6. Auslandreisen: Bei Reisen ins Ausland die länderspezifischen Pauschalen beachten
7. Elektroauto-Prämie: Bei Dienstwagen-Nutzung die erhöhte Kilometerpauschale für E-Fahrzeuge nutzen

9. Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Vermeiden Sie diese typischen Fehler:

• Falsche Abgrenzung: Verwechslung von erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeit
• Unvollständige Belege: Fehlende Nachweise für Übernachtungen oder Mahlzeiten
• Falsche Pauschalen: Anwendung veralteter Kilometer- oder Verpflegungssätze
• Private Anteile: Nichtabzug privater Kostenanteile bei gemischten Reisen
• Fristversäumnis: Zu späte Einreichung der Reisekostenabrechnung
• Doppelte Abrechnung: Gleichzeitige Geltendmachung von Pauschalen und Einzelnachweisen

10. Rechtliche Grundlagen und offizielle Quellen

Die Reisekostenabrechnung 2021 basiert auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Abs. 5, § 9 Abs. 1 Nr. 4a und 5
• Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) § 9
• Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 9.6 – R 9.11
• BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 (IV C 5 – S 2353/08/10004)
• BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2020 (IV C 5 – S 2353/19/10003) – Homeoffice-Regelung

Für offizielle Informationen und aktuelle Updates empfehlen wir:

• Bundesministerium der Finanzen – Reisekostenrecht
• Bundeszentralamt für Steuern – Pauschalen und Richtwerte
• Statistisches Bundesamt – Verbraucherpreisindizes für Reisekosten

11. Beispielrechnungen für verschiedene Szenarien

Beispiel 1: Inlands-Dienstreise mit Pkw (200 km einfach, 2 Tage)

• Fahrtkosten: 400 km × 0,30 € = 120 €
• Verpflegung: 2 Tage × 28 € = 56 €
• Übernachtung: 1 Nacht × 85 € = 85 €
• Gesamt: 261 €

Beispiel 2: Auslandsreise (EU) mit Flugzeug (3 Tage)

• Flugkosten: 350 € (wirtschaftlichste Verbindung)
• Verpflegung: 3 Tage × 40 € = 120 €
• Übernachtung: 2 Nächte × 120 € = 240 €
• Taxi vom/zum Flughafen: 80 €
• Gesamt: 790 €

Beispiel 3: Doppelte Haushaltsführung (500 km einfach, monatlich)

• Fahrtkosten: 1.000 km × 0,30 € = 300 €
• Miete Zweitwohnung: 800 €
• Verpflegung (erste 3 Monate): 28 € × 22 Tage = 616 €
• Gesamt pro Monat: 1.716 €

12. Änderungen und Trends für 2022 und folgende Jahre

Für die kommenden Jahre sind folgende Entwicklungen zu erwarten:

• Erhöhung der E-Auto-Pauschale: Wahrscheinlich auf 0,35 €/km ab 2023
• Digitalisierung: Vermehrte Akzeptanz digitaler Belege und Apps
• Homeoffice-Regelungen: Dauerhafte Einführung einer Homeoffice-Pauschale
• Nachhaltigkeit: Höhere Absetzbarkeit umweltfreundlicher Transportmittel
• EU-Harmonisierung: Angleichung der Reisekostenregelungen in der EU

Die Reisekostenabrechnung wird zunehmend komplexer, bietet aber auch mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Eine sorgfältige Dokumentation und die Nutzung der aktuellen Pauschalen können erhebliche steuerliche Vorteile bringen.

13. Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen

Für eine optimale Reisekostenabrechnung 2021 sollten Sie:

1. Die richtige Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeit vornehmen
2. Die aktuellen Pauschalen für 2021 (0,30 €/km, 28 € Verpflegung etc.) anwenden
3. Bei hohen Kosten prüfen, ob der Einzelnachweis günstiger ist als die Pauschalabrechnung
4. Alle Belege sorgfältig sammeln und digital archivieren
5. Bei Auslandsreisen die länderspezifischen Regelungen beachten
6. Die Homeoffice-Pauschale nutzen, wenn Sie im Homeoffice arbeiten
7. Bei Elektrofahrzeugen die erhöhte Kilometerpauschale in Anspruch nehmen
8. Die Fristen für die Einreichung der Reisekostenabrechnung beachten
9. Bei Unsicherheiten einen Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung konsultieren

Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Reisekosten 2021 korrekt abzurechnen und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.