Verpflegungsmehraufwand 2021 Rechner

Berechnen Sie Ihren steuerlichen Verpflegungsmehraufwand für 2021 gemäß den offiziellen Richtlinien des Bundesfinanzministeriums.

Verpflegungsmehraufwand 2021: Alles was Sie wissen müssen

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung, der es Arbeitnehmern und Selbstständigen ermöglicht, die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten während beruflich veranlasster Reisen steuerlich geltend zu machen. Für das Jahr 2021 gelten spezifische Regelungen, die wir in diesem umfassenden Leitfaden detailliert erläutern.

1. Grundlagen des Verpflegungsmehraufwands 2021

Der Verpflegungsmehraufwand (auch Verpflegungspauschale genannt) ist eine steuerliche Vergütung für die erhöhten Kosten, die durch auswärtige berufliche Tätigkeiten entstehen. Diese Pauschale soll die Mehraufwendungen für Mahlzeiten abdecken, die über die normalen Lebenshaltungskosten hinausgehen.

1.1 Rechtliche Grundlagen

Die gesetzlichen Grundlagen für den Verpflegungsmehraufwand finden sich in:

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG (Einkommensteuergesetz)
• § 9 Abs. 4a EStG
• R 9.6 LStR (Lohnsteuer-Richtlinien)
• BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 (IV C 5 – S 2353/08/10004)

Für das Jahr 2021 gelten die im BMF-Schreiben vom 15. November 2017 (IV C 5 – S 2353/08/10009) festgelegten Pauschbeträge, die wir in den folgenden Abschnitten detailliert darstellen.

2. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand 2021

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseland ab. Für 2021 gelten folgende Pauschalen:

2.1 Inlandsreisen (Deutschland)

Abwesenheitsdauer	Pauschale pro Tag	Bemerkungen
24 Stunden oder mehr	28 €	Volle Tagespauschale
Mindestens 8 Stunden (ohne Übernachtung)	14 €	Halbe Tagespauschale

2.2 Auslandsreisen (EU-Länder)

Für Reisen in EU-Länder gelten länderspezifische Pauschalen. Hier einige Beispiele:

Land	24-Stunden-Pauschale	8-Stunden-Pauschale
Österreich	40 €	20 €
Frankreich	48 €	24 €
Italien	42 €	21 €
Spanien	40 €	20 €

2.3 Auslandsreisen (Nicht-EU-Länder)

Für Länder außerhalb der EU gelten in der Regel höhere Pauschalen. Beispiele:

Land	24-Stunden-Pauschale	8-Stunden-Pauschale
USA	52 €	26 €
Schweiz	60 €	30 €
Japan	55 €	27,50 €
China	45 €	22,50 €

Eine vollständige Übersicht aller Ländersätze finden Sie im BMF-Schreiben zu den Auslandstage- und Übernachtungsgeldern.

3. Berechnungsmethoden und Besonderheiten

3.1 An- und Abreisetag

Besondere Regelungen gelten für den ersten und letzten Tag einer Dienstreise:

• Bei Abreise vor 8:00 Uhr und Rückkehr nach 20:00 Uhr wird die volle Tagespauschale gewährt
• Bei Abreise nach 8:00 Uhr oder Rückkehr vor 20:00 Uhr wird nur die halbe Tagespauschale gewährt
• Bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, wird die 8-Stunden-Pauschale gewährt

3.2 Mahlzeiten durch den Arbeitgeber

Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt oder erstattet, mindert dies den Verpflegungsmehraufwand:

• Frühstück: Kürzung um 20% der Tagespauschale (bei 24h-Abwesenheit) bzw. 4,80 € (bei 8h-Abwesenheit)
• Mittagessen: Kürzung um 40% der Tagespauschale (bei 24h-Abwesenheit) bzw. 5,60 € (bei 8h-Abwesenheit)
• Abendessen: Kürzung um 40% der Tagespauschale (bei 24h-Abwesenheit) bzw. 5,60 € (bei 8h-Abwesenheit)

3.3 Mehrtägige Reisen

Bei mehrtägigen Reisen wird für jeden vollen Tag zwischen An- und Abreisetag die volle Tagespauschale gewährt. Für den An- und Abreisetag gelten die oben genannten Sonderregelungen.

4. Steuerliche Behandlung des Verpflegungsmehraufwands

4.1 Als Werbungskosten oder Betriebsausgaben

Der Verpflegungsmehraufwand kann als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) steuerlich geltend gemacht werden. Die Pauschalen gelten als Nachweis für die tatsächlich entstandenen Kosten, sodass keine Einzelbelege erforderlich sind.

4.2 Erstattung durch den Arbeitgeber

Wird der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber erstattet, ist dieser Betrag bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei. Übersteigt die Erstattung die Pauschalen, ist der überschießende Betrag als Arbeitslohn zu versteuern.

4.3 Dokumentationspflichten

Obwohl keine Einzelbelege erforderlich sind, muss der Steuerpflichtige folgende Nachweise erbringen:

1. Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte
2. Ort der beruflichen Tätigkeit
3. Beruflicher Anlass der Reise
4. Bei Auslandsreisen: das bereiste Land

5. Praktische Beispiele zur Berechnung

5.1 Beispiel 1: Inlandsreise mit Übernachtung

Szenario: Ein Arbeitnehmer reist für 3 Tage innerhalb Deutschlands. Abreise am ersten Tag um 7:00 Uhr, Rückkehr am letzten Tag um 21:00 Uhr. Keine Mahlzeiten werden gestellt.

Berechnung:

• 1. Tag (Anreisetag): Volle Pauschale (28 €), da Abreise vor 8:00 Uhr
• 2. Tag: Volle Pauschale (28 €)
• 3. Tag (Abreisetag): Volle Pauschale (28 €), da Rückkehr nach 20:00 Uhr
• Gesamt: 84 €

5.2 Beispiel 2: Tagesreise ohne Übernachtung

Szenario: Ein Selbstständiger unternimmt eine eintägige Geschäftsreise von 9:00 bis 19:00 Uhr innerhalb Deutschlands. Mittagessen wird vom Geschäftspartner gestellt.

Berechnung:

• Grundpauschale für 8-24 Stunden: 14 €
• Abzug für gestelltes Mittagessen: 5,60 €
• Verpflegungsmehraufwand: 8,40 €

5.3 Beispiel 3: Auslandsreise (EU)

Szenario: Eine Angestellte reist für 5 Tage nach Frankreich. Abreise am ersten Tag um 6:00 Uhr, Rückkehr am letzten Tag um 22:00 Uhr. Frühstück wird vom Hotel gestellt.

Berechnung:

• 1. Tag (Anreisetag): Volle Pauschale (48 €), Abzug Frühstück (20% von 48 € = 9,60 €) → 38,40 €
• 2.-4. Tag: Volle Pauschale (48 €), Abzug Frühstück (9,60 €) → 38,40 € pro Tag
• 5. Tag (Abreisetag): Volle Pauschale (48 €), Abzug Frühstück (9,60 €) → 38,40 €
• Gesamt: 192 €

6. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Bei der Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand kommen immer wieder bestimmte Fehler vor. Hier die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie umgehen:

6.1 Falsche Abgrenzung zwischen Inlands- und Auslandsreisen

Fehler: Anwendung der falschen Pauschalen bei Reisen in Grenzregionen oder bei kurzen Auslandsaufenthalten.

Lösung: Entscheidend ist, wo die berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Selbst wenn die Übernachtung im Inland stattfindet, aber die Tätigkeit im Ausland ausgeübt wird, gelten die Auslands-Pauschalen.

6.2 Unkorrekte Berechnung der Abwesenheitszeiten

Fehler: Die 8-Stunden- oder 24-Stunden-Frist wird falsch berechnet, insbesondere bei Nachtreisen.

Lösung: Die Abwesenheit wird von der Abfahrt von der Wohnung bis zur Rückkehr zur Wohnung gemessen. Bei Nachtreisen zählt die gesamte Abwesenheitsdauer, auch wenn sie über Mitternacht geht.

6.3 Vergessen der Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten

Fehler: Die Pauschalen werden nicht um die Beträge für gestellte Mahlzeiten gekürzt.

Lösung: Dokumentieren Sie genau, welche Mahlzeiten gestellt wurden, und ziehen Sie die entsprechenden Beträge ab. Bei Unklarheiten gilt: Im Zweifel keine Kürzung vornehmen, da der Arbeitgeber die Gestellung nachweisen muss.

6.4 Falsche Handhabung von Wochenendaufenthalten

Fehler: Verpflegungsmehraufwand wird für private Wochenendaufenthalte im Anschluss an eine Dienstreise geltend gemacht.

Lösung: Nur die Tage zählen, an denen tatsächlich eine berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Private Aufenthalte, auch wenn sie an eine Dienstreise anschließen, berechtigen nicht zum Verpflegungsmehraufwand.

7. Verpflegungsmehraufwand vs. Reisekosten: Was ist der Unterschied?

Oft werden Verpflegungsmehraufwand und Reisekosten verwechselt. Hier die wichtigsten Unterschiede:

Kriterium	Verpflegungsmehraufwand	Reisekosten
Zweck	Ausgleich für erhöhte Verpflegungskosten	Erstattung aller Reiseaufwendungen
Umfang	Nur Mahlzeiten	Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Nebenkosten
Nachweispflicht	Keine Einzelbelege nötig (Pauschalen)	Einzelbelege erforderlich (außer bei Kilometerpauschale)
Steuerliche Behandlung	Als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar	Teilweise als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar
Höhe	Gesetzlich festgelegte Pauschalen	Tatsächliche Kosten (oder Pauschalen bei Kilometergeld)

8. Aktuelle Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen

Die Handhabung des Verpflegungsmehraufwands wird regelmäßig durch Gerichtsurteile und Verwaltungsanweisungen präzisiert. Für 2021 sind folgende Entwicklungen relevant:

8.1 BFH-Urteil zur Abgrenzung von ersten Tätigkeitsstätten

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Urteil vom 12. Mai 2020 (VI R 34/17) klargestellt, dass bei wechselnden Einsatzorten nicht automatisch der Wohnort als erste Tätigkeitsstätte gilt. Dies hat Auswirkungen auf die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands, da dieser nur bei Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte gewährt wird.

8.2 BMF-Schreiben zu Homeoffice-Regelungen

Durch die erhöhte Homeoffice-Nutzung während der COVID-19-Pandemie hat das BMF in einem Schreiben vom 26. März 2021 (IV C 5 – S 2353/19/10002) klargestellt, dass die Wohnung nicht automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte wird, nur weil dort gearbeitet wird. Dies bleibt für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands relevant.

8.3 EuGH-Urteil zu grenzüberschreitenden Pendlerpauschalen

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem Urteil vom 3. Juni 2021 (C-223/19) entschieden, dass die unterschiedlichen Pauschalen für Inlands- und Auslandsreisen innerhalb der EU nicht diskriminierend sind. Dies bestätigt die bestehende Praxis der unterschiedlichen Ländersätze.

9. Digitalisierung und Verpflegungsmehraufwand

Die Digitalisierung vereinfacht zunehmend die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand:

9.1 Apps und Tools zur Reisekostenabrechnung

Moderne Tools wie:

• Lexoffice
• SevDesk
• Datev Reisekosten
• Travelperk

ermöglichen die automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwands basierend auf Reisezeiten und -zielen. Viele dieser Tools sind mit Buchhaltungssystemen gekoppelt und übernehmen die steuerliche Optimierung.

9.2 Elektronische Belegverwaltung

Seit 2020 akzeptiert das Finanzamt digitale Belege unter bestimmten Voraussetzungen. Für den Verpflegungsmehraufwand bedeutet dies:

• Dokumentation der Reisedauer kann digital erfolgen (z.B. durch Kalendereinträge oder GPS-Daten)
• Nachweise über gestellte Mahlzeiten können als Fotos oder PDFs gespeichert werden
• Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen eingehalten werden

9.3 Blockchain-basierte Reisekostenabrechnung

Erste Pilotprojekte nutzen Blockchain-Technologie für die Reisekostenabrechnung. Dies könnte in Zukunft:

• Die Manipulationssicherheit von Reisezeiten erhöhen
• Automatische Berechnungen des Verpflegungsmehraufwands ermöglichen
• Die Prüfung durch Finanzämter beschleunigen

10. Zukunft des Verpflegungsmehraufwands: Was ändert sich?

Für die kommenden Jahre sind folgende Entwicklungen beim Verpflegungsmehraufwand zu erwarten:

10.1 Anpassung der Pauschalen

Die Verpflegungspauschalen werden regelmäßig an die Lebenshaltungskosten angepasst. Für 2022 und folgende Jahre sind folgende Änderungen denkbar:

• Erhöhung der Inlandspauschalen um ca. 2-3% pro Jahr
• Differenziertere Staffeln für Auslandsreisen (z.B. nach Regionen innerhalb von Ländern)
• Einführung von Umweltboni für nachhaltige Reisen

10.2 Vereinfachung der Abrechnung

Die Bundesregierung prüft eine Vereinfachung der Reisekostenabrechnung, die auch den Verpflegungsmehraufwand betreffen könnte:

• Zusammenlegung der 8-Stunden- und 24-Stunden-Pauschalen
• Automatische Anerkennung von digitalen Reisezeiten (z.B. aus Kalendern)
• Reduzierung der Dokumentationspflichten für kurze Reisen

10.3 Europäische Harmonisierung

Auf EU-Ebene gibt es Bestrebungen, die Reisekostenregelungen zu harmonisieren. Dies könnte mittelfristig zu:

• Angleichung der Pauschalen in EU-Ländern
• Vereinfachung der Abrechnung bei grenzüberschreitenden Reisen
• Einführung eines europäischen digitalen Reisekostennachweises

11. Fazit und Handlungsempfehlungen

Der Verpflegungsmehraufwand 2021 bietet Arbeitnehmern und Selbstständigen die Möglichkeit, die erhöhten Verpflegungskosten bei Dienstreisen steuerlich geltend zu machen. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

11.1 Wichtigste Regeln für 2021

• Inland: 28 € bei ≥24h Abwesenheit, 14 € bei ≥8h
• Ausland: Länderspezifische Sätze (EU: 24-60 €, Nicht-EU: bis 70 €)
• Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten (Frühstück: 20%, Mittag/Abendessen: 40%)
• Sonderregelungen für An- und Abreisetag

11.2 Praktische Tipps

• Dokumentieren Sie Reisezeiten genau (Abfahrt und Rückkehr)
• Notieren Sie gestellte Mahlzeiten
• Nutzen Sie digitale Tools zur Berechnung und Dokumentation
• Prüfen Sie regelmäßig die aktuellen Pauschalen (BMF-Publikationen)
• Bei Unsicherheiten: Lieber zu niedrig als zu hoch ansetzen, um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden

11.3 Weiterführende Informationen

Für vertiefende Informationen empfehlen wir:

• Bundesfinanzministerium – Reisekosten
• Bundeszentralamt für Steuern – Merkblätter
• Steuerberaterkammer Düsseldorf – Reisekosten-Rechner

Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, um Ihren Verpflegungsmehraufwand 2021 korrekt zu berechnen und steuerlich optimal geltend zu machen. Bei komplexen Fällen oder hohen Reiseaufwendungen empfiehlt sich die Konsultation eines Steuerberaters, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen.