Office 2019 Für Mehrere Rechner

Berechnen Sie die Gesamtkosten für Microsoft Office 2019 Lizenzen für Ihre Organisation. Berücksichtigt Volumenlizenzen, Einzelhandelsversionen und mögliche Upgrade-Pfade.

Die Bereitstellung von Microsoft Office 2019 für mehrere Computer in einer Organisation erfordert sorgfältige Planung, insbesondere bei der Auswahl des richtigen Lizenzmodells. Dieser Leitfaden bietet eine detaillierte Analyse der verfügbaren Optionen, Kosteneinsparungsmöglichkeiten und rechtlichen Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten.

1. Verständnis der Office 2019 Lizenzmodelle

Microsoft bietet für Office 2019 drei Hauptlizenzierungsoptionen an, die sich in Kosten, Flexibilität und Einsatzszenarien unterscheiden:

1.1 Einzelhandelslizenzen (FPP – Full Packaged Product)

• Einsatzbereich: Ideal für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen mit ≤5 Computern
• Kosten: Einmalige Zahlung pro Lizenz (keine monatlichen Gebühren)
• Einschränkungen:
  • An einen einzelnen PC gebunden (nicht übertragbar)
  • Kein Recht auf Upgrades auf neuere Versionen
  • Keine Volumenrabatte verfügbar
• Editionen: Home & Business (€249), Professional (€439)

1.2 Volumenlizenzen (für ≥5 Geräte)

• Einsatzbereich: Mittelständische und große Unternehmen, Bildungseinrichtungen
• Vorteile:
  • Skalierbare Preise (Rabatte ab 5 Lizenzen)
  • Zentrale Verwaltung über Volume Licensing Service Center (VLSC)
  • Option für Software Assurance (Wartungsvertrag)
  • Reimage-Rechte (Wiederverwendung bei Hardware-Austausch)
• Editionen: Standard (€229 pro Lizenz), Professional Plus (€389 pro Lizenz)
• Mindestbestellmenge: 5 Lizenzen pro Produkt

1.3 OEM-Lizenzen (vorinstalliert)

• Einsatzbereich: Nur für neue Computer mit vorinstalliertem Office
• Kosten: Deutlich günstiger (ca. 50-70% Ersparnis gegenüber Einzelhandel)
• Einschränkungen:
  • Untrennbar mit der Hardware verbunden
  • Kein Support von Microsoft
  • Keine Übertragbarkeit bei Hardware-Wechsel
• Typische Preise: Office Home & Business OEM (€129), Professional OEM (€219)

Wichtig: Rechtliche Compliance

Die Nichteinhaltung der Microsoft-Lizenzbedingungen kann zu erheblichen Strafen führen. Laut einer Studie der Business Software Alliance (BSA) betragen die durchschnittlichen Kosten für Software-Piraterie-Verstöße in Deutschland zwischen €10.000 und €100.000 pro Vorfall.

2. Kostenvergleich: Office 2019 vs. Microsoft 365

Eine der wichtigsten Entscheidungen ist die Wahl zwischen der einmaligen Kaufoption (Office 2019) und dem Abo-Modell (Microsoft 365). Die folgende Tabelle zeigt einen detaillierten Vergleich über einen 3-Jahres-Zeitraum:

Kriterium	Office 2019 (Einmalkauf)	Microsoft 365 Business Standard	Microsoft 365 Apps for enterprise
Anfangsinvestition (5 Nutzer)	€1.145 (Professional)	€0 (monatliche Zahlung)	€0 (monatliche Zahlung)
Kosten über 3 Jahre (5 Nutzer)	€1.145	€2.250 (€12,50/Nutzer/Monat)	€3.000 (€16,60/Nutzer/Monat)
Version-Upgrades	❌ Keine (manueller Neukauf erforderlich)	✅ Automatisch inklusive	✅ Automatisch inklusive
Cloud-Speicher (OneDrive)	❌ Nicht enthalten	✅ 1 TB pro Nutzer	✅ 1 TB pro Nutzer
Zusammenarbeitstools	❌ Nur lokale Installation	✅ Teams, SharePoint, Exchange	✅ Teams, SharePoint, Exchange
Sicherheitsfeatures	❌ Basis-Sicherheit	✅ Erweitert (ATP, DLP)	✅ Enterprise-Grade
Mobile Apps	✅ Eingeschränkt	✅ Vollständig	✅ Vollständig
Offline-Nutzung	✅ Vollständig	✅ Vollständig	✅ Vollständig

Wie die Daten zeigen, ist Office 2019 zunächst kostengünstiger, jedoch entstehen nach 3 Jahren zusätzliche Kosten für Upgrades. Microsoft 365 bietet dagegen kontinuierliche Updates und erweiterte Funktionen, was die höhere Investition rechtfertigt – besonders für Unternehmen mit mehr als 10 Nutzern.

3. Volumenlizenzierung im Detail

Für Organisationen mit ≥5 Computern ist die Volumenlizenzierung oft die wirtschaftlichste Lösung. Hier sind die wichtigsten Aspekte:

3.1 Vorteile der Volumenlizenzierung

1. Kosteneffizienz: Rabatte beginnen bei 5 Lizenzen und steigen progressiv:
   • 5-24 Lizenzen: 5-10% Rabatt
   • 25-49 Lizenzen: 10-15% Rabatt
   • 50+ Lizenzen: 15-25% Rabatt
   • 250+ Lizenzen: Individuelle Verhandlung
2. Flexible Bereitstellung: Möglichkeit zur Nutzung von Key Management Service (KMS) für automatische Aktivierung
3. Software Assurance: Optional erhältlich für:
   • Upgrades auf neue Versionen
   • Erweiterter Support
   • Trainingsressourcen
   • Rechte zur Nutzung älterer Versionen
4. Zentrale Verwaltung: Über das Volume Licensing Service Center (VLSC) mit Funktionen wie:
   • Lizenzzuweisung und -rücknahme
   • Download-Verwaltung
   • Nutzungsberichte

3.2 Berechnung der Volumenlizenzkosten

Die Kosten für Volumenlizenzen setzen sich wie folgt zusammen:

Formel zur Kostenberechnung:

Gesamtkosten = (Listenpreis × Anzahl Lizenzen) × (1 – Rabatt) + (Software Assurance × 2 × Anzahl Lizenzen)

Beispiel: 25 Lizenzen Office Professional Plus mit 15% Rabatt und Software Assurance:

(€389 × 25) × 0.85 + (€389 × 0.25 × 2 × 25) = €8.321,25

3.3 Software Assurance – Lohnt es sich?

Software Assurance (SA) kostet zusätzlich 25% des Listenpreises pro Jahr, bietet aber bedeutende Vorteile:

Feature	Ohne SA	Mit SA
Upgrade-Rechte	❌ Keine	✅ Kostenlose Upgrades auf neue Versionen
Support	❌ Nur Basis-Support (90 Tage)	✅ Erweitert (24/7, priorisiert)
Trainingsressourcen	❌ Nicht enthalten	✅ Zugang zu Microsoft Learn und Virtual Academy
Rechte zur Nutzung älterer Versionen	❌ Nur gekaufte Version	✅ Downgrade-Rechte
Roaming-Rechte	❌ Nicht erlaubt	✅ Nutzung auf bis zu 5 Geräten pro Nutzer
Kosten über 3 Jahre (pro Lizenz)	€389	€389 + (€97,25 × 3) = €680,75

Laut einer Studie der Gartner Group lohnt sich Software Assurance besonders für:

• Organisationen mit ≥50 Lizenzen (Break-even bei ~3 Jahren)
• Unternehmen mit hohem Support-Bedarf
• Bildungseinrichtungen (besondere Rabatte verfügbar)
• Behörden mit langen Planungszyklen

4. Rechtliche Aspekte und Compliance

Die korrekte Lizenzierung von Microsoft-Produkten ist nicht nur eine Frage der Kosten, sondern auch der rechtlichen Compliance. Verstöße können erhebliche Konsequenzen haben:

4.1 Häufige Compliance-Fallen

• Überlizenzierung: Kauf mehr Lizenzen als benötigt (unötige Kosten)
• Unterlizenzierung: Nutzung ohne ausreichende Lizenzen (rechtliche Risiken)
• Falsche Lizenzart: z.B. Nutzung von OEM-Lizenzen auf Ersatzhardware
• Versehnte Upgrades: Nutzung neuerer Versionen ohne entsprechende Upgrade-Lizenzen
• Virtualisierung: Installation auf virtuellen Maschinen ohne entsprechende Lizenzen

4.2 Microsoft Lizenzaudits

Microsoft führt regelmäßig Lizenzaudits durch, insbesondere bei:

• Unternehmen mit >250 Mitarbeitern
• Organisationen in regulierten Branchen (Finanzen, Gesundheitswesen)
• Kunden mit Volumenlizenzverträgen

Ein Audit umfasst typischerweise:

1. Anforderung einer Selbstauskunft (Sammlung aller installierten Microsoft-Produkte)
2. Vergleich mit gekauften Lizenzen
3. Bei Abweichungen: Nachforderung von Lizenzkosten + Strafgebühren (bis zu 150% des Listenpreises)

Warnung: Typische Audit-Fehler

Laut dem SAMSUNG Software License Optimization Report sind die häufigsten Probleme:

• 43% der Unternehmen haben keine klare Übersicht über ihre Lizenzen
• 31% nutzen veraltete Versionen ohne Wartungsverträge
• 22% haben unzureichende Dokumentation für Audits
• 18% nutzen OEM-Lizenzen auf Ersatzhardware (nicht erlaubt)

4.3 Best Practices für Compliance

1. Lizenzinventar führen: Dokumentieren Sie alle gekauften Lizenzen und Zuweisungen
2. Regelmäßige Audits: Führen Sie interne Überprüfungen alle 6 Monate durch
3. Schulungen: Sensibilisieren Sie Mitarbeiter für Lizenzrichtlinien
4. Nutzung von SAM-Tools: Software Asset Management Tools wie:
   • Microsoft License Statement (MLS)
   • Flexera Software Asset Management
   • Snow License Manager
5. Klare Richtlinien: Erstellen Sie interne Richtlinien für:
   • Software-Beschaffung
   • Virtualisierung
   • Hardware-Austausch
   • Nutzung auf privaten Geräten (BYOD)

5. Alternativen zu Office 2019 für mehrere Computer

Bevor Sie sich für Office 2019 entscheiden, sollten Sie alternative Optionen evaluieren:

5.1 Microsoft 365 (Abo-Modell)

• Vorteile:
  • Immer aktuelle Version
  • Cloud-Integration (OneDrive, Teams)
  • Monatliche Zahlungen (bessere Liquidität)
  • Erweiterte Sicherheitsfeatures
• Nachteile:
  • Langfristig höhere Kosten
  • Abhängigkeit von Internetverbindung für einige Funktionen
  • Kein dauerhafter Besitz
• Empfohlen für: Unternehmen mit ≤50 Nutzern, die immer aktuelle Software benötigen

5.2 Open-Source Alternativen

Software	Kosten	Kompatibilität mit Office	Cloud-Integration	Empfohlen für
LibreOffice	Kostenlos	95% (beste Alternative)	❌ (lokal)	Bildungseinrichtungen, NGOs
Apache OpenOffice	Kostenlos	90%	❌ (lokal)	Einfache Büroanwendungen
OnlyOffice	Kostenlos (Community) / €$	98%	✅ (eigene Cloud)	Unternehmen mit Datenschutzanforderungen
WPS Office	Kostenlos (mit Ads) / €29,99	99%	✅ (1GB Cloud)	Einzelanwender, kleine Teams

5.3 Google Workspace

• Vorteile:
  • Vollständig cloud-basiert
  • Echtzeit-Kollaboration
  • Einfache Verwaltung
  • Integrierte Sicherheitsfeatures
• Nachteile:
  • Eingeschränkte Offline-Funktionalität
  • Kompatibilitätsprobleme mit komplexen Office-Dokumenten
  • Datenschutzbedenken (US-Cloud)
• Kosten: Ab $6/Nutzer/Monat
• Empfohlen für: Startups, remote Teams, Unternehmen mit starker Cloud-Nutzung

6. Schritt-für-Schritt Anleitung zur Implementierung

Folgen Sie diesem Prozess für eine erfolgreiche Office 2019-Bereitstellung:

1. Bedarfsanalyse:
   • Anzahl der Nutzer/Computer ermitteln
   • Benötigte Anwendungen identifizieren (Word, Excel, Access etc.)
   • Zukünftiges Wachstum berücksichtigen
2. Lizenzmodell auswählen:
   • ≤5 Computer: Einzelhandel oder OEM
   • ≥5 Computer: Volumenlizenz prüfen
   • Bildungseinrichtungen: Academic-Lizenzen nutzen
3. Angebote einholen:
   • Mindestens 3 Anbieter vergleichen
   • Auf versteckte Kosten achten (Support, Installation)
   • Rabattmöglichkeiten prüfen (Mengenrabatt, Bildung, Regierung)
4. Bestellung und Lieferung:
   • Volumenlizenzen: Über autorisierten Microsoft-Partner
   • Einzelhandel: Über offizielle Händler (Amazon, MediaMarkt etc.)
   • OEM: Nur mit neuem Computer
5. Bereitstellung:
   • Installationsmedien vorbereiten
   • Volumenlizenzschlüssel im VLSC hinterlegen
   • Bei ≥25 Computern: KMS einrichten
   • Testinstallation auf Referenzsystem
6. Dokumentation und Compliance:
   • Alle Lizenzen im Asset-Management-System erfassen
   • Nutzungsrichtlinien kommunizieren
   • Regelmäßige Überprüfung der Lizenznutzung
7. Schulung und Support:
   • Schulungsmaterialien bereitstellen
   • Internen Support einrichten oder externen Support vertraglich sichern
   • Feedback-Mechanismen implementieren

7. Häufige Fragen (FAQ)

7.1 Kann ich eine Office 2019 Lizenz auf mehrere Computer übertragen?

Nein, mit folgenden Ausnahmen:

• Volumenlizenzen mit Software Assurance: Erlauben die Übertragung auf neue Hardware
• OEM-Lizenzen: Sind an die ursprüngliche Hardware gebunden und können nicht übertragen werden
• Einzelhandelslizenzen: Können deinstalliert und auf einen neuen Computer übertragen werden, aber nur einmal alle 90 Tage

7.2 Wie lange wird Office 2019 unterstützt?

Microsoft bietet folgenden Support-Zeitraum:

• Mainstream Support: Bis 10. Oktober 2023 (abgelaufen)
• Erweiterter Support: Bis 14. Oktober 2025
• • Keine Sicherheitsupdates mehr
  • Kein technischer Support von Microsoft
  • Weiterhin nutzbar, aber mit Sicherheitsrisiken

Quelle: Microsoft Lifecycle Policy

7.3 Gibt es Bildungsrabatte für Office 2019?

Ja, Bildungseinrichtungen erhalten besondere Konditionen:

• Volumenlizenzen: Bis zu 80% Rabatt über Microsoft Education
• Einzelplatzlizenzen: Über 60% Rabatt (z.B. Office Professional Plus für ~€150)
• Berechtigte Institutionen:
  • Staatliche und private Schulen
  • Hochschulen und Universitäten
  • Öffentliche Bibliotheken
  • Anerkannte gemeinnützige Bildungseinrichtungen
• Nachweis erforderlich: Offizielles Schreiben auf Briefpapier der Institution

7.4 Kann ich Office 2019 auf einem Mac nutzen?

Ja, aber mit Einschränkungen:

• Verfügbare Editionen: Nur Home & Business
• Systemanforderungen:
  • macOS 10.14 oder neuer
  • 4 GB RAM (8 GB empfohlen)
  • 10 GB freier Festplattenspeicher
  • 1280×800 Bildschirmauflösung
• Einschränkungen:
  • Kein Access (nur Windows)
  • Kein Publisher (nur Windows)
  • Eingeschränkte VBA-Funktionalität
• Alternative: Office 2019 für Windows über Parallels oder Boot Camp

7.5 Wie kann ich prüfen, ob meine Lizenzen legitim sind?

Überprüfen Sie folgende Punkte:

1. Kaufquelle: Nur autorisierte Händler nutzen (Liste auf Microsoft How to Buy)
2. Produktschlüssel:
   • Sollte 25 Zeichen lang sein (5 Gruppen à 5 Zeichen)
   • Nicht auf Schwarzmarkt-Plattformen (eBay, Amazon Marketplace) kaufen
3. Aktivierungsstatus:
   • Über “Datei > Konto” in einer Office-Anwendung prüfen
   • Status sollte “Produkt aktiviert” anzeigen
4. Microsoft Tool: Nutzen Sie das Microsoft Genuine Advantage Diagnostic Tool
5. Dokumentation: Bewahren Sie Kaufbelege und Lizenzvereinbarungen auf

8. Zukunftsperspektive: Sollten Sie auf Office 2019 setzen?

Die Entscheidung für Office 2019 sollte sorgfältig abgewogen werden. Hier eine Analyse der Vor- und Nachteile:

8.1 Vorteile von Office 2019

• Einmalige Kosten: Keine laufenden Abogebühren
• Offline-Nutzung: Volle Funktionalität ohne Internet
• Stabilität: Bewährte Version ohne häufige Updates
• Datenhoheit: Keine Cloud-Abhängigkeit
• Langfristige Nutzung: Mindestens bis 2025 nutzbar

8.2 Nachteile von Office 2019

• Keine Feature-Updates: Keine neuen Funktionen nach Kauf
• Sicherheitsrisiken: Keine Sicherheitsupdates nach 2025
• Keine Cloud-Integration: Kein OneDrive, SharePoint etc.
• Keine Kollaborationsfeatures: Kein Echtzeit-Bearbeiten
• Keine mobile Optimierung: Eingeschränkte Apps für iOS/Android
• Kein Support für neue Dateiformate: Z.B. neue Excel-Funktionen

8.3 Empfehlungen nach Unternehmensgröße

Unternehmensgröße	Empfohlene Lösung	Begründung	Geschätzte Kosten (3 Jahre, 5 Nutzer)
1-5 Nutzer	Microsoft 365 Business Basic	Geringere Anfangsinvestition, immer aktuelle Software, Cloud-Integration	€1.800
5-50 Nutzer	Microsoft 365 Business Standard	Bessere Kollaboration, Sicherheitsfeatures, Skalierbarkeit	€4.500
50-250 Nutzer	Office 2019 Volumenlizenz + SA	Kosteneffizient bei großer Nutzerzahl, aber mit Migrationsplan für 2025	€7.500
250+ Nutzer	Microsoft 365 E3	Enterprise-Features, Skalierbarkeit, Sicherheits- und Compliance-Tools	€22.500
Bildungseinrichtungen	Office 2019 Academic oder Microsoft 365 A3	Deutliche Kosteneinsparungen durch Bildungsrabatte	€1.500-€3.000

8.4 Migrationsstrategie für bestehende Office 2019 Nutzer

Wenn Sie bereits Office 2019 nutzen, sollten Sie folgende Schritte planen:

1. Bestandsaufnahme:
   • Anzahl der Lizenzen dokumentieren
   • Ablaufdatum des Supports (Oktober 2025) notieren
   • Nutzungsmuster analysieren (welche Features werden genutzt?)
2. Evaluierung der Alternativen:
   • Microsoft 365 testen (kostenlose 30-Tage-Version)
   • Open-Source-Alternativen prüfen
   • Hybrid-Lösungen bewerten (z.B. Office 2019 + Microsoft 365 Apps)
3. Kostenanalyse:
   • Gesamtkosten über 3-5 Jahre vergleichen
   • Migrationskosten einplanen (Schulung, Support)
   • Produktivitätsgewinne durch neue Features berücksichtigen
4. Pilotphase:
   • Testgruppe mit neuer Lösung ausstatten
   • Feedback sammeln und Anpassungen vornehmen
   • Schulungsmaterialien entwickeln
5. Stufenweise Migration:
   • Abteilungsweise umstellen
   • Parallelbetrieb ermöglichen
   • Support während der Übergangsphase sicherstellen
6. Deinstallation und Compliance:
   • Alte Lizenzen ordnungsgemäß deaktivieren
   • Dokumentation aktualisieren
   • Letzte Sicherheitsupdates installieren

Fazit: Die richtige Entscheidung treffen

Die Wahl zwischen Office 2019 und alternativen Lösungen hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab:

• Wählen Sie Office 2019, wenn: Sie eine stabile, offline-nutzbare Lösung mit einmaligen Kosten benötigen und keine Cloud-Features benötigen.
• Wählen Sie Microsoft 365, wenn: Sie immer aktuelle Software, Cloud-Integration und Kollaborationsfeatures benötigen.
• Erwägen Sie Open-Source, wenn: Ihre Anforderungen basic sind und Sie Kosten sparen möchten.

Für die meisten Unternehmen mit mehr als 5 Computern ist eine Volumenlizenz für Office 2019 mit Software Assurance oder der Umstieg auf Microsoft 365 die wirtschaftlichste Lösung. Nutzen Sie unseren Rechner oben, um die genauen Kosten für Ihre Situation zu ermitteln.

Haben Sie Fragen zur Office 2019-Lizenzierung für Ihre Organisation?