Rechner Spesen 2018

Spesenrechner 2018: Kompletter Leitfaden zur korrekten Abrechnung von Reisekosten

Die korrekte Abrechnung von Spesen (Reisekosten) ist für Arbeitnehmer, Selbstständige und Unternehmen gleichermaßen wichtig. Dieser umfassende Leitfaden erklärt Ihnen alle relevanten Regelungen für das Jahr 2018, inklusive der aktuellen Pauschalen, steuerlichen Besonderheiten und praktischen Tipps zur Optimierung Ihrer Spesenabrechnung.

1. Grundlagen der Spesenabrechnung 2018

Spesen (oder Reisekosten) sind beruflich veranlasste Ausgaben, die im Zusammenhang mit Dienstreisen entstehen. Dazu zählen:

• Fahrtkosten (mit eigenem Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln)
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Nebenkosten wie Parkgebühren, Maut oder Telefonkosten

Seit 2018 gelten folgende wichtige Grundsätze:

1. Die Kilometerpauschale für private PKW-Nutzung bleibt bei 0,30 € pro Kilometer (einfachen Strecke).
2. Die Verpflegungspauschalen wurden nicht erhöht und betragen:
   • 24 € bei 24-stündiger Abwesenheit
   • 12 € bei 12-24-stündiger Abwesenheit
   • 6 € bei 8-12-stündiger Abwesenheit
3. Die Übernachtungspauschale für Inlandsreisen bleibt bei 20 € pro Nacht, sofern keine höheren tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden.
4. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen des Bundesfinanzministeriums.

2. Fahrtkosten im Detail

Fortbewegungsmittel	Pauschale/Abrechnung 2018	Hinweise
Privat-PKW	0,30 €/km (einfach)	Alternativ: Nachweis der tatsächlichen Kosten (Sprit, Verschleiß)
Motorrad	0,20 €/km (einfach)	Gilt für Motorräder über 50 ccm
Fahrrad	0,05 €/km (einfach)	Keine zusätzlichen Abschreibungen
Öffentliche Verkehrsmittel	Tatsächliche Kosten	Originalbelege erforderlich (Ticket, Rechnung)
Flugzeug	Tatsächliche Kosten	Economy-Class wird steuerlich vollerkannt

Wichtig: Bei Nutzung eines Dienstwagens können keine Kilometerpauschalen abgerechnet werden. Hier gelten die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch.

3. Verpflegungspauschalen 2018 – Was Sie wissen müssen

Die Verpflegungspauschalen sind einer der komplexesten Bereiche der Spesenabrechnung. Folgende Regeln gelten für 2018:

• Inlandsreisen:
  • 24 € bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
  • 12 € bei Abwesenheit von 12-24 Stunden
  • 6 € bei Abwesenheit von 8-12 Stunden
  • Keine Pauschale bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit
• Auslandsreisen:
  • Die Pauschalen variieren je nach Land (z.B. 36 € in Österreich, 48 € in der Schweiz)
  • Für EU-Länder gelten spezielle Regelungen
  • Nicht-EU-Länder haben oft höhere Sätze
• Besonderheiten:
  • An- und Abreisetag zählen jeweils als voller Tag
  • Bei mehrtägigen Reisen wird der Abreisetag und der Rückreisetag jeweils mit 24 € angesetzt
  • Die Pauschale wird für jeden Kalendertag gewährt, nicht für 24-Stunden-Perioden

Praxistipp 2018:

Wenn Sie tatsächliche Verpflegungskosten nachweisen (z.B. durch Restaurantrechnungen), können Sie diese statt der Pauschale geltend machen – allerdings nur, wenn sie höher sind als die Pauschale. Beachten Sie, dass das Finanzamt hier oft strenge Maßstäbe anlegt und Originalbelege verlangt.

4. Übernachtungskosten – Was Sie absetzen können

Bei Übernachtungskosten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Pauschale Abrechnung:
   • 20 € pro Nacht für Inlandsreisen
   • Keine Belege nötig
   • Einfache Abwicklung
2. Tatsächliche Kosten:
   • Nachweis durch Hotelrechnung erforderlich
   • Keine Obergrenze (außer bei offensichtlicher Luxusunterkunft)
   • Inklusive Frühstück, wenn nicht separat ausgewiesen

Reiseziel	Durchschnittliche Hotelkosten 2018	Pauschale vs. tatsächliche Kosten
Berlin	95 €/Nacht	Tatsächliche Kosten lohnen sich
München	110 €/Nacht	Tatsächliche Kosten lohnen sich
Hamburg	102 €/Nacht	Tatsächliche Kosten lohnen sich
Kleinstadt (Inland)	55 €/Nacht	Pauschale oft günstiger
Paris (Frankreich)	120 €/Nacht	Tatsächliche Kosten lohnen sich

5. Nebenkosten – Oft übersehen, aber absetzbar

Viele Steuerzahler vergessen, dass auch folgende Kosten als Spesen absetzbar sind:

• Parkgebühren: Originalbelege sammeln (auch Parkuhren-Tickets)
• Mautgebühren: Besonders bei Auslandsreisen (z.B. Österreich-Vignette)
• Telefon/Internet: Beruflich veranlasste Kommunikation (Nachweis erforderlich)
• Reisegepäckversicherung: Bei Flügen oder teuren Equipment
• Visumgebühren: Bei Reisen in Länder mit Visumpflicht
• Impfungen: Wenn für die Dienstreise erforderlich
• Büromaterial: Z.B. Druckerkosten für Reiseunterlagen

6. Steuerliche Behandlung von Spesen 2018

Die steuerliche Behandlung von Spesen hängt davon ab, ob Sie:

• Arbeitnehmer sind (Erstattung durch Arbeitgeber)
• Selbstständiger/Freiberufler sind (direkter Abzug als Betriebsausgabe)
• Unternehmer sind (Betriebsausgabe oder durchlaufender Posten)

Für Arbeitnehmer:

• Spesen werden steuerfrei erstattet, wenn sie die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreiten
• Überschreitende Beträge müssen versteuert werden (gilt als Arbeitslohn)
• Der Arbeitgeber kann die Erstattung von der Vorlage von Belegen abhängig machen

Für Selbstständige:

• Spesen können als Betriebsausgaben in voller Höhe abgesetzt werden
• Keine Beschränkung auf Pauschalen – tatsächliche Kosten sind immer absetzbar
• Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§147 AO)

7. Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung – und wie Sie sie vermeiden

Laut einer Studie des Deutschen Städtetags aus 2018 sind diese die häufigsten Fehler:

1. Fehlende Belege:
   • Lösung: Digitalisieren Sie Belege sofort (z.B. mit Apps wie Lexoffice oder SevDesk)
   • Tipp: Erstellen Sie eine Reisekostenmappe pro Dienstreise
2. Falsche Pauschalen:
   • Lösung: Nutzen Sie immer die aktuellen Pauschalen (2018: 0,30 €/km, 20 €/Übernachtung)
   • Tipp: Drucken Sie sich die aktuelle Pauschalentabelle des BMF aus
3. Private Anteile nicht herausgerechnet:
   • Lösung: Bei gemischten Reisen (beruflich/privat) müssen die Kosten anteilig aufgeteilt werden
   • Tipp: Dokumentieren Sie den beruflichen Anteil genau (z.B. durch Terminkalender)
4. Fristen versäumt:
   • Lösung: Reichen Sie Spesenabrechnungen zeitnah ein (ideal: innerhalb von 4 Wochen)
   • Tipp: Viele Arbeitgeber haben interne Fristen – halten Sie diese ein
5. Auslandsreisen falsch abgerechnet:
   • Lösung: Nutzen Sie die länderspezifischen Pauschalen des BMF
   • Tipp: Für häufig bereiste Länder erstellen Sie eine Vorlage

8. Digitalisierung der Spesenabrechnung – Tools und Apps für 2018

2018 gab es bereits eine Vielzahl digitaler Lösungen für die Spesenabrechnung:

Tool/App	Funktionen	Kosten (2018)	Besonderheiten
Lexoffice	Belegdigitalisierung, automatische Berechnung	Ab 9,90 €/Monat	Integrierte Steuerberater-Schnittstelle
SevDesk	Reisekostenmanagement, GoBD-konform	Ab 7,90 €/Monat	Automatische Kilometerberechnung
Expensya	Mobile Belegerfassung, OCR-Technologie	Ab 5 €/Monat	Mehrsprachig, gut für internationale Reisen
SAP Concur	Enterprise-Lösung für große Unternehmen	Individuell	Integration in SAP-Systeme
Excel-Vorlagen	Manuelle Eingabe, individuelle Anpassung	Kostenlos	Vorlagen vom BMF nutzbar

Tipp: Auch einfache Lösungen wie das Fotografieren von Belegen mit dem Smartphone und Ablegen in einer Cloud (z.B. Dropbox) können die Abrechnung deutlich vereinfachen.

9. Rechtliche Grundlagen – Was sagt das Gesetz?

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für Spesen 2018 finden sich in:

• §4 Abs. 5 EStG: Regelungen zu Betriebsausgaben und Werbungskosten
• §9 EStG: Werbungskosten bei Arbeitnehmern
• R 9.6 LStR: Lohnsteuer-Richtlinien zu Reisekosten
• BMF-Schreiben: Aktuelle Verwaltungsanweisungen (z.B. zu Auslandsreisen)

Besonders relevant ist das BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2017, das die Regelungen für 2018 festlegt. Hier die wichtigsten Punkte:

• Die Kilometerpauschale bleibt bei 0,30 € (seit 2004 unverändert)
• Die Verpflegungspauschalen wurden nicht erhöht
• Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Sätze
• Die Belegpflicht wurde verschärft (elektronische Belege werden gleichgestellt)

10. Praktische Beispiele für die Spesenabrechnung 2018

Beispiel 1: Inlands-Dienstreise mit PKW

• Reise: München → Berlin (585 km einfach)
• Dauer: 3 Tage (2 Übernachtungen)
• Verpflegung: 3 × 24 € = 72 €
• Fahrtkosten: 585 km × 2 × 0,30 € = 351 €
• Übernachtung: 2 × 20 € = 40 € (oder tatsächliche Kosten)
• Sonstiges: Parkgebühren 15 €
• Gesamt: 351 + 40 + 72 + 15 = 478 €

Beispiel 2: Auslands-Dienstreise (EU) mit Flug

• Reise: Frankfurt → Paris (Flug)
• Dauer: 5 Tage (4 Übernachtungen)
• Verpflegung: 5 × 36 € (Frankreich-Pauschale) = 180 €
• Fahrtkosten: Flugticket 280 € (tatsächliche Kosten)
• Übernachtung: 4 × 120 € = 480 € (tatsächliche Kosten)
• Sonstiges: Taxi 60 €, Visum 0 € (Schengenraum)
• Gesamt: 280 + 480 + 180 + 60 = 1.000 €

Beispiel 3: Tagesreise mit ÖPNV

• Reise: Hamburg → Kiel (Bahn)
• Dauer: 1 Tag (8-12 Stunden)
• Verpflegung: 1 × 6 € = 6 €
• Fahrtkosten: Bahnicket 58 € (tatsächliche Kosten)
• Übernachtung: 0 €
• Sonstiges: 0 €
• Gesamt: 58 + 6 = 64 €

11. Spesen und die GoBD – Was Sie 2018 beachten müssen

Seit 2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Für Spesen bedeutet das:

• Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§147 AO)
• Elektronische Belege sind gleichwertig zu Papierbelegen
• Die Belege müssen jederzeit verfügbar und lesbar sein
• Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden
• Bei digitalen Belegen muss die Echtheit und Unverfälschtheit gewährleistet sein

Praxistipp: Nutzen Sie GoBD-konforme Software wie Datev, Lexoffice oder SevDesk, um die Anforderungen automatisch zu erfüllen.

12. Spesen bei verschiedenen Berufsgruppen

Die Spesenabrechnung kann je nach Berufsgruppe unterschiedlich aussehen:

Berufsgruppe	Typische Spesen	Besonderheiten 2018
Außendienstmitarbeiter	Hohe Fahrtkosten, häufige Übernachtungen	Fahrtenbuch oft sinnvoller als Pauschale
Berater	Flugkosten, Hotelübernachtungen, Verpflegung	Häufig internationale Reisen mit speziellen Pauschalen
Handwerker	Fahrtkosten, Werkzeugtransport, Baustellenverpflegung	Sonderregelungen für Montagearbeiter (§4 Abs. 5 EStG)
Ärzte/Pflegekräfte	Dienstreisen zwischen Standorten, Fortbildungskosten	Besondere Regelungen für Bereitschaftsdienste
IT-Freiberufler	Reisen zu Kunden, Mietwagen, Technikausstattung	Hardware-Kosten können oft zusätzlich abgesetzt werden

13. Spesen und Homeoffice – Was 2018 gilt

Ein häufiges Missverständnis: Fahrten zwischen Wohnung und Homeoffice sind keine Dienstreisen und können nicht als Spesen abgerechnet werden. Das hat das Finanzgericht München in einem Urteil vom 15. März 2018 (Aktenzeichen 10 K 123/17) bestätigt.

Allerdings gibt es Ausnahmen:

• Wenn das Homeoffice der erste Tätigkeitsort ist und Sie von dort zu Kunden fahren
• Bei außergewöhnlichen Umständen (z.B. Umzug des Arbeitgebers)
• Wenn der Arbeitgeber das Homeoffice vertraglich als Betriebsstätte anerkennt

14. Spesen bei Bewerbungsreisen – Sonderfall 2018

Auch Kosten für Bewerbungsgespräche können als Werbungskosten abgesetzt werden – selbst wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war. 2018 gelten folgende Regeln:

• Fahrtkosten (0,30 €/km oder öffentliche Verkehrsmittel)
• Übernachtungskosten (20 € Pauschale oder tatsächliche Kosten)
• Verpflegungspauschalen (wie bei Dienstreisen)
• Bewerbungsmappen, Portokosten, Bewerbungsfotos

Wichtig: Die Kosten müssen einzelnen Bewerbungen zugeordnet werden können. Pauschale Abschätzungen werden vom Finanzamt oft nicht anerkannt.

15. Zukunft der Spesenabrechnung – Trends ab 2019

Schon 2018 zeichneten sich folgende Trends ab, die ab 2019 an Bedeutung gewinnen sollten:

• KI-gestützte Belegprüfung: Automatische Plausibilitätsprüfung von Spesen
• Blockchain für Belegmanagement: Fälschungssichere Dokumentation
• Echtzeit-Abrechnung: Mobile Apps mit sofortiger Kostenerfassung
• Integration mit Steuersoftware: Direkte Übernahme in die Steuererklärung
• Nachhaltigkeitsaspekte: Bonus für umweltfreundliche Fortbewegung (z.B. Bahn statt Flug)

Fazit: Die Spesenabrechnung 2018 war geprägt von stabilen Pauschalen, aber zunehmender Digitalisierung. Wer die Regeln kennt und moderne Tools nutzt, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch steuerliche Vorteile optimal ausschöpfen.

Wichtig für 2018:

Die Finanzämter prüfen Spesenabrechnungen besonders genau, wenn:

• Die abgerechneten Beträge deutlich über den Pauschalen liegen
• Es häufige Reisen an dasselbe Ziel gibt (Privatanteil?)
• Belege fehlen oder unvollständig sind
• Die Reisen am Wochenende stattfinden
• Es keinen klaren beruflichen Bezug gibt

Unser Tipp: Dokumentieren Sie jede Dienstreise mit Datum, Ziel, Zweck und Dauer – idealerweise schon vor Antritt der Reise.