DATEV Unternehmen Online – Mehrplatznutzung Rechner
Berechnen Sie die optimalen Kosten und Lizenzoptionen für die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern.
DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern nutzen: Komplettanleitung 2024
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern bietet Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Flexibilität, Zusammenarbeit und Effizienz. Dieser umfassende Leitfaden erklärt die technischen Anforderungen, Lizenzmodelle, Sicherheitsaspekte und Best Practices für die Mehrplatznutzung.
1. Technische Voraussetzungen für die Mehrplatznutzung
Hardware-Anforderungen
- Mindestens Windows 10 (Version 20H2) oder macOS 11 Big Sur
- 4 GB RAM (8 GB empfohlen für gleichzeitige Nutzung)
- Dual-Core-Prozessor mit 2 GHz (Quad-Core empfohlen)
- Bildschirmauflösung mindestens 1280×1024 Pixel
- Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s (50 Mbit/s empfohlen)
Software-Voraussetzungen
- Aktuelle Version von Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox
- JavaScript und Cookies müssen aktiviert sein
- PDF-Reader für Dokumentenexport (z.B. Adobe Acrobat Reader)
- Aktuelle Virenschutzsoftware
- DATEV SmartCard-Reader für digitale Signaturen
Netzwerkanforderungen
Für eine stabile Mehrplatznutzung sollten folgende Netzwerkparameter eingehalten werden:
- Latenzzeit unter 100 ms zum DATEV-Rechenzentrum
- Paketverlust unter 0,5%
- Statische IP-Adresse für den Hauptzugang (empfohlen)
- VPN-Zugang mit IPsec (für externe Mitarbeiter)
- Firewall-Konfiguration für DATEV-Ports (TCP 443, 8080)
2. Lizenzmodelle für Mehrplatznutzung
DATEV bietet verschiedene Lizenzmodelle für die Nutzung auf mehreren Rechnern an. Die Wahl des richtigen Modells hängt von der Anzahl der Nutzer, der benötigten Module und der gewünschten Flexibilität ab.
| Lizenzmodell | Max. Nutzer | Max. Geräte | Monatliche Kosten (ab) | Vertragslaufzeit | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|---|
| Basis | 1-3 | 1-5 | 49,90 € | 12 Monate | Keine gleichzeitige Nutzung |
| Team | 4-10 | 5-20 | 99,90 € | 24 Monate | 3 gleichzeitige Sitzungen |
| Professional | 11-25 | 20-50 | 199,90 € | 36 Monate | Unbegrenzte gleichzeitige Nutzung |
| Enterprise | 26+ | 50+ | Individuell | Individuell | Dedizierte Serveroptionen |
Kostenbeispiele für typische Szenarien
| Szenario | Nutzer | Geräte | Module | Monatliche Kosten | Jährliche Kosten |
|---|---|---|---|---|---|
| Kleine Kanzlei | 3 | 5 | 2 | 129,50 € | 1.554,00 € |
| Mittlere Praxis | 7 | 12 | 4 | 289,90 € | 3.478,80 € |
| Große Kanzlei | 15 | 30 | 6 | 549,90 € | 6.598,80 € |
| Enterprise-Lösung | 50 | 100 | 10+ | 1.299,00 € | 15.588,00 € |
3. Einrichtung der Mehrplatznutzung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
-
Administrator-Konto einrichten
- Melden Sie sich mit Ihrem Hauptbenutzer bei DATEV Unternehmen Online an
- Navigieren Sie zu “Einstellungen” > “Benutzerverwaltung”
- Wählen Sie “Neuen Administrator erstellen”
- Vergeben Sie eine starke Passphrase (mind. 12 Zeichen)
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung
-
Benutzerkonten anlegen
- Klicken Sie auf “Neuen Benutzer hinzufügen”
- Geben Sie Name, E-Mail und Telefonnummer ein
- Wählen Sie die benötigten Berechtigungen aus:
- Lesezugriff
- Bearbeitungsrechte
- Administratorrechte
- Signaturrechte
- Weisen Sie dem Benutzer spezifische Module zu
- Legen Sie ggf. Zeitbeschränkungen fest
-
Geräte registrieren
- Jedes Gerät muss einzeln autorisiert werden
- Installieren Sie den DATEV SmartCard-Reader-Treiber
- Generieren Sie einen Geräte-Registrationscode
- Geben Sie den Code im Administrator-Portal ein
- Bestätigen Sie die Registrierung per E-Mail
-
Module konfigurieren
- Wählen Sie die benötigten DATEV-Module aus:
- Buchführung
- Lohnabrechnung
- Steuererklärungen
- Dokumentenmanagement
- Kanzleiorganisation
- Legen Sie Mandantenzuordnungen fest
- Konfigurieren Sie Berechtigungen pro Modul
- Richten Sie automatische Updates ein
- Wählen Sie die benötigten DATEV-Module aus:
-
Sicherheitseinstellungen vornehmen
- Aktivieren Sie die IP-Beschränkung für den Zugriff
- Richten Sie Session-Timeouts ein (empfohlen: 15 Minuten)
- Konfigurieren Sie die Protokollierung aller Aktivitäten
- Legen Sie Passwortrichtlinien fest (mind. 12 Zeichen, Sonderzeichen)
- Aktivieren Sie die Verschlüsselung der lokalen Cache-Daten
4. Sicherheitsaspekte bei der Mehrplatznutzung
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern erfordert besondere Aufmerksamkeit für Sicherheitsfragen. Folgende Maßnahmen sind essentiell:
Datenverschlüsselung
- Alle Daten werden mit AES-256-Verschlüsselung übertragen
- Lokale Cache-Daten werden mit RSA-2048 verschlüsselt
- TLS 1.3 wird für alle Verbindungen verwendet
- Dokumente werden mit digitalen Signaturen (XAdES) versehen
Zugangskontrolle
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist Pflicht für alle Benutzer
- Biometrische Authentifizierung wird unterstützt (Fingerabdruck, Gesichtserkennung)
- IP-Whitelisting für Kanzlei-Standorte
- Geoblocking für nicht autorisierte Länder
- Zeitgesteuerte Zugriffsbeschränkungen
Compliance-Anforderungen
Bei der Mehrplatznutzung müssen folgende rechtliche Vorgaben beachtet werden:
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) für personenbezogene Daten
- § 147 AO (Abgabenordnung) für steuerrelevante Dokumente
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern)
- ISO 27001-Zertifizierung der DATEV-Rechenzentren
- BSI-Grundschutz für IT-Sicherheit
5. Best Practices für die tägliche Nutzung
Organisatorische Maßnahmen
- Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter (mind. 2x jährlich)
- Dokumentierte Arbeitsanweisungen für alle Prozesse
- Klare Verantwortlichkeiten für Datenpflege
- Wöchentliche Backups der lokalen Daten
- Monatliche Überprüfung der Zugriffsprotokolle
Technische Optimierungen
- Nutzung von SSD-Festplatten für bessere Performance
- Regelmäßige Bereinigung des Browser-Cache
- Deaktivierung von Browser-Erweiterungen während der Nutzung
- Nutzung von Ethernet statt WLAN für stationäre Arbeitsplätze
- Implementierung eines Content Delivery Network (CDN) für internationale Standorte
Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Langsame Ladezeiten | Hohe Serverauslastung oder schlechte Internetverbindung |
|
| Anmeldung nicht möglich | Falsche Anmeldedaten oder gesperrtes Konto |
|
| Dokumente lassen sich nicht öffnen | Fehlende Berechtigungen oder veraltete Software |
|
| Daten werden nicht synchronisiert | Netzwerkprobleme oder Serverwartung |
|
6. Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern unterliegt verschiedenen rechtlichen Vorgaben, die unbedingt beachtet werden müssen.
Urheberrecht und Lizenzbedingungen
- DATEV-Software darf nur in Übereinstimmung mit den AGB genutzt werden
- Jeder zusätzliche Nutzer benötigt eine separate Lizenz
- Die Weitergabe von Zugriffsdaten an Dritte ist verboten
- Modifikationen der Software sind nicht erlaubt
- Bei Vertragsverletzungen drohen vertragliche Sanktionen
Steuerrechtliche Aspekte
- § 146 AO regelt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Digitale Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Elektronische Signaturen müssen den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen
- Bei Betriebsprüfungen muss der Zugriff auf alle Daten gewährleistet sein
- Änderungen an steuerrelevanten Daten müssen protokolliert werden
Datenschutzrechtliche Anforderungen
- Verarbeitung personenbezogener Daten muss der DSGVO entsprechen
- Betroffene müssen über die Datenverarbeitung informiert werden
- Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden
- Bei Datenpannen muss die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden
- Datenverarbeitungsverträge mit DATEV müssen abgeschlossen werden
7. Alternativen und Ergänzungen zu DATEV Unternehmen Online
Obwohl DATEV Unternehmen Online eine der führenden Lösungen für Steuerberater und Unternehmen ist, gibt es alternative oder ergänzende Systeme, die je nach Anforderungen sinnvoll sein können.
| Lösung | Anbieter | Vorteile | Nachteile | Kosten (ab) |
|---|---|---|---|---|
| Lexware financial office | Lexware |
|
|
29,90 €/Monat |
| Agenda | Agenda |
|
|
49,00 €/Monat |
| Sage 100 | Sage |
|
|
79,00 €/Monat |
| SevDesk | SevDesk |
|
|
19,90 €/Monat |
8. Zukunftsperspektiven und Entwicklungen
Die digitale Transformation im Steuer- und Rechnungswesen schreitet schnell voran. Folgende Entwicklungen werden die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern in den kommenden Jahren prägen:
Künstliche Intelligenz und Automatisierung
- Automatische Belegverarbeitung mit KI (z.B. Rechnungs-scanning)
- Predictive Analytics für Steueroptimierung
- Chatbots für Kundenkommunikation
- Automatische Plausibilitätsprüfungen
- KI-gestützte Betrugserkennung
Blockchain-Technologie
- Unveränderliche Protokollierung aller Änderungen
- Dezentrale Speicherung sensibler Daten
- Smart Contracts für automatisierte Prozesse
- Verbesserte Sicherheit durch distribuierte Ledger
Erweiterte Zusammenarbeitstools
- Echtzeit-Kollaboration an Dokumenten
- Integrierte Videokonferenztools
- Virtuelle Datenräume für Mandanten
- Mobile Apps mit Offline-Funktionalität
Regulatorische Entwicklungen
- Ausweitung der E-Rechnung-Pflicht (ab 2025 für alle Unternehmen)
- Stärkere Anforderungen an digitale Signaturen
- Neue Meldepflichten für digitale Geschäftsprozesse
- Harmonisierung der Steuersoftware-Standards in der EU
9. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Technische Fragen
-
Kann DATEV Unternehmen Online auf Mac und Windows gleichzeitig genutzt werden?
Ja, DATEV Unternehmen Online ist browserbasiert und läuft auf allen gängigen Betriebssystemen, sofern die Systemvoraussetzungen erfüllt sind.
-
Wie viele Geräte können maximal registriert werden?
Die maximale Anzahl hängt von Ihrem Lizenzmodell ab. Im Enterprise-Tarif sind bis zu 500 Geräte möglich. Für größere Installationen gibt es individuelle Lösungen.
-
Ist eine Offline-Nutzung möglich?
DATEV Unternehmen Online ist eine reine Cloud-Lösung. Für Offline-Szenarien bietet DATEV jedoch die Möglichkeit, bestimmte Daten lokal zu cachen (z.B. für die Bearbeitung ohne Internetverbindung mit späterer Synchronisation).
Kosten und Lizenzierung
-
Können Lizenzen monatlich gekündigt werden?
Nein, DATEV-Verträge haben in der Regel eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Kürzere Laufzeiten sind nur in Ausnahmefällen möglich und mit höheren monatlichen Kosten verbunden.
-
Gibt es Rabatte für langjährige Kunden?
Ja, DATEV bietet Treueboni für Kunden mit mehr als 5 Jahren Vertragslaufzeit. Die genauen Konditionen sind verhandelbar und hängen vom Umsatzvolumen ab.
-
Werden Schulungskosten zusätzlich berechnet?
Grundlegende Online-Schulungen sind im Preis enthalten. Präsenzschulungen und Zertifizierungskurse werden separat berechnet (ab 290 € pro Tag und Teilnehmer).
Sicherheit und Compliance
-
Wo werden die Daten gespeichert?
Alle Daten werden in DATEV-eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Die Standorte unterliegen dem deutschen Datenschutzrecht.
-
Wie oft werden Sicherheitsaudits durchgeführt?
DATEV führt quartalsweise interne Audits durch und lässt jährlich externe Penetrationstests durch zertifizierte Sicherheitsfirmen durchführen. Die Ergebnisse werden im Sicherheitsbericht veröffentlicht.
-
Ist die Nutzung im Ausland erlaubt?
Ja, jedoch müssen die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Landes beachtet werden. Für Länder außerhalb der EU/des EWR sind zusätzliche Vereinbarungen erforderlich.
Praktische Anwendung
-
Kann ich zwischen verschiedenen Mandanten schnell wechseln?
Ja, DATEV Unternehmen Online bietet eine Mandanten-Wechsel-Funktion, mit der Sie zwischen verschiedenen Mandanten ohne erneute Anmeldung wechseln können. Die zuletzt bearbeiteten Mandanten werden in einer Schnellauswahl angezeigt.
-
Wie funktioniert die Zusammenarbeit in Echtzeit?
Mehrere Benutzer können gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten. Änderungen werden in Echtzeit angezeigt (ähnlich wie bei Google Docs). Konflikte werden durch ein Versionsmanagement gelöst.
-
Kann ich eigene Vorlagen hochladen?
Ja, Sie können individuelle Briefbögen, Rechnungsvorlagen und Formulare im PDF- oder DOCX-Format hochladen. Diese stehen dann allen berechtigten Nutzern zur Verfügung.
10. Autoritative Quellen und weiterführende Informationen
Für vertiefende Informationen zu rechtlichen und technischen Aspekten der Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern empfehlen wir folgende autoritative Quellen:
-
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI):
Das BSI bietet umfassende Leitfäden zur IT-Sicherheit in Kanzleien und Unternehmen. Besonders relevant sind die Empfehlungen zu Cloud-Diensten und Mehrplatzsystemen:
-
Bundesministerium der Finanzen (BMF):
Das BMF veröffentlicht regelmäßig Schreiben zu den Anforderungen an digitale Buchführungssysteme und die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung:
-
Europäische Datenschutzaufsichtsbehörde (EDPB):
Für die DSGVO-konforme Nutzung von Cloud-Diensten wie DATEV Unternehmen Online sind die Leitlinien der EDPB maßgeblich:
-
DATEV eG – Offizielle Dokumentation:
Die umfassende offizielle Dokumentation von DATEV enthält technische Spezifikationen, Sicherheitswhitepaper und Anleitungen zur Mehrplatznutzung:
11. Fazit und Handlungsempfehlungen
Die Nutzung von DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit. Um das volle Potenzial auszuschöpfen und gleichzeitig alle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, sollten folgende Schritte umgesetzt werden:
-
Bedarfsanalyse durchführen:
- Anzahl der Nutzer und Geräte genau ermitteln
- Benötigte Module und Funktionen definieren
- Zukünftiges Wachstum berücksichtigen
-
Passendes Lizenzmodell wählen:
- Kosten-Nutzen-Analyse für verschiedene Tarife
- Vertragslaufzeit an Unternehmensplanung anpassen
- Rabattmöglichkeiten bei Langzeitverträgen prüfen
-
Technische Infrastruktur vorbereiten:
- Hardware aufrüsten (SSD, RAM)
- Netzwerkoptimierung (Qos für DATEV-Verkehr)
- Sicherheitssoftware aktualisieren
-
Sicherheitskonzept implementieren:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer
- Regelmäßige Sicherheitsaudits
- Dokumentierte Notfallpläne
-
Schulungen und Change Management:
- Umfassende Einweisung aller Mitarbeiter
- Regelmäßige Auffrischungsschulungen
- Feedback-Mechanismen etablieren
-
Continuous Improvement:
- Nutzungsstatistiken auswerten
- Neue Funktionen testen und einführen
- Anpassungen an rechtliche Änderungen vornehmen
Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung kann DATEV Unternehmen Online auf mehreren Rechnern zu einem leistungsfähigen Werkzeug werden, das die Produktivität Ihrer Kanzlei oder Ihres Unternehmens deutlich steigert – bei gleichzeitig hoher Sicherheit und Compliance.