Wie Rechne Ich Als Arbeitgeber Quarantäne Ab

Berechnen Sie die korrekten Lohnfortzahlungen und Erstattungsansprüche bei Quarantäne Ihrer Mitarbeiter gemäß §56 IfSG.

Quarantäne-Abrechnung für Arbeitgeber: Kompletter Leitfaden 2024

Als Arbeitgeber sind Sie gemäß §56 Infektionsschutzgesetz (IfSG) unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet, das Arbeitsentgelt bei Quarantäne fortzuzahlen – können aber einen Großteil der Kosten erstattet bekommen. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen, Berechnungsmethoden und praktischen Schritte für eine korrekte Abrechnung.

1. Rechtliche Grundlagen der Quarantäne-Entgeltfortzahlung

Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen für Arbeitgeber:

• §56 IfSG: Entschädigung bei Tätigkeitsverbot oder Quarantäne
• §3 EFZG: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (analoge Anwendung)
• §10 KSchG: Kündigungsschutz während Quarantäne
• §28a SGB IV: Meldepflichten an die Krankenkasse

Wichtig: Die Entgeltfortzahlungspflicht besteht nur bei:

1. Offizieller Quarantäneanordnung durch das Gesundheitsamt
2. Kontaktpersonen der Kategorie I (nach RKI-Einstufung)
3. Rückkehr aus einem vom RKI ausgewiesenen Hochrisikogebiet

Achtung: Bei freiwilliger Quarantäne ohne behördliche Anordnung besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung!

2. Schritt-für-Schritt Berechnung der Quarantäne-Kosten

Die Berechnung erfolgt in 4 Schritten:

1. Bruttolohnermittlung: Tageslohn = Monatsbrutto / 30
2. Lohnfortzahlung: Tageslohn × Quarantänetage (max. 6 Wochen)
3. Erstattungsberechnung: Abhängig von Unternehmensgröße (siehe Tabelle)
4. Nettobelastung: Lohnfortzahlung – Erstattungsbetrag

Unternehmensgröße	Erstattungsquote	Maximaler Erstattungsbetrag pro Tag	Antragsstelle
≤50 Mitarbeiter	100%	112,88€ (2024)	Zuständiges Gesundheitsamt
51-250 Mitarbeiter	80%	90,30€ (2024)	Landesbehörde
>250 Mitarbeiter	50%	56,44€ (2024)	Bundesamt für Soziale Sicherung

Beispielrechnung für einen Mitarbeiter mit 3.500€ Brutto bei 10 Tagen Quarantäne (kleines Unternehmen):

Tageslohn: 3.500€ / 30 = 116,67€
Gesamtfortzahlung: 116,67€ × 10 = 1.166,70€
Erstattung (100%): 112,88€ × 10 = 1.128,80€
Eigenanteil: 1.166,70€ - 1.128,80€ = 37,90€

3. Praktische Umsetzung: Von der Anordnung bis zur Erstattung

Folgende Schritte sind für Arbeitgeber verpflichtend:

1. Quarantänebescheid prüfen
   • Offizielle Anordnung des Gesundheitsamts verlangen
   • Dauer und Begründung dokumentieren
   • Bei Zweifeln: Rechtsberatung einholen (Kosten: ca. 150-300€)
2. Lohnabrechnung anpassen
   • Quarantänetage als “Sonstige Bezüge” ausweisen
   • SV-Pflicht beachten (Krankenversicherung: ja, Rentenversicherung: nein)
   • Steuerfreiheit gemäß §3 Nr. 2a EStG prüfen
3. Erstattungsantrag stellen
   • Formular des zuständigen Amts verwenden
   • Frist: 3 Monate nach Quarantäneende
   • Anlagen: Lohnnachweise, Quarantänebescheid, Betriebsgrößenbestätigung

Dokument	Inhalt	Beschaffungsweg	Kosten
Quarantänebescheid	Offizielle Anordnung mit Dauer	Gesundheitsamt (per Post/Email)	0€
Lohnabrechnung	Nachweis der Fortzahlung	Eigene Buchhaltung	–
Betriebsgrößenbestätigung	Mitarbeiterzahl zum Stichtag	IHK/HWK oder Steuerberater	0-50€
Krankenkassenbestätigung	SV-Meldung der Quarantänetage	Betriebs-Krankenkasse	0€

4. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Diese 5 Fehler führen regelmäßig zu Ablehnungen der Erstattungsanträge:

1. Falsche Berechnungsgrundlage

   Fehler: Verwendung des Nettolohns statt Bruttolohns für die Tagesberechnung.

   Lösung: Immer vom sv-pflichtigen Bruttolohn ausgehen (Formel: Monatsbrutto / 30).

2. Verspätete Antragstellung

   Fehler: Anträge nach Ablauf der 3-Monats-Frist eingereicht.

   Lösung: Erinnerungsystem im Unternehmen etablieren (z.B. Outlook-Termin mit 6-Wochen-Vorlauf).

3. Unvollständige Unterlagen

   Fehler: Fehlende Betriebsgrößenbestätigung oder Lohnnachweise.

   Lösung: Checkliste für alle erforderlichen Dokumente nutzen (siehe Abschnitt 3.3).

4. Falsche Erstattungsstelle

   Fehler: Antrag beim falschen Amt (z.B. Großunternehmen beim Gesundheitsamt).

   Lösung: Zuständigkeit vorab per Email klären (Vorlage im Anhang).

5. Ignorieren von Sonderfällen

   Fehler: Keine Berücksichtigung von:

   • Teilzeitkräften (anteilige Berechnung)
   • Minijobbern (pauschale Erstattung: 13,00€/Tag)
   • Auszubildenden (Sonderregelung §19 BBiG)

5. Steuerliche Behandlung und Sozialversicherung

Die Entgeltfortzahlung während Quarantäne hat spezielle steuerliche und sv-rechtliche Implikationen:

5.1 Lohnsteuer und Sozialversicherung

• Lohnsteuer: Voll steuerpflichtig (wie normales Gehalt)
• Krankenversicherung: Beitragspflichtig (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil)
• Rentenversicherung: Nicht beitragspflichtig (§229 SGB VI)
• Arbeitslosenversicherung: Beitragspflichtig
• Pflegeversicherung: Beitragspflichtig (inkl. Zusatzbeitrag)

5.2 Erstattungsbeträge in der Buchhaltung

Die erhaltenen Erstattungen sind als betriebliche Erträge zu verbuchen:

Konto 4830 (Sonstige betr. Erträge) an Konto 1200 (Bank) [Erstattungsbetrag]
Konto 6220 (Löhne) an Konto 4830 [gegenrechnen der Erstattung]

5.3 Umsatzsteuerliche Behandlung

Die Erstattungsbeträge sind nicht umsatzsteuerbar (§4 Nr. 18 UStG), da es sich um öffentliche Zuschüsse handelt. Eine Rechnung an das Gesundheitsamt ist nicht erforderlich – die Auszahlung erfolgt auf Basis des Antrages.

6. Aktuelle Rechtsprechung und Sonderregelungen (2024)

Wichtige Urteile und Änderungen für 2024:

1. BGH-Urteil vom 12.01.2023 (Az. III ZR 12/22)

   Klärung, dass auch bei betriebsbedingten Quarantänen (z.B. gesamten Abteilungen) die Erstattungspflicht besteht, wenn die Anordnung durch das Gesundheitsamt erfolgt.

2. §56 IfSG Novelle 2024

   Erhöhung der Erstattungsobergrenzen:

   • 2023: 101,00€/Tag
   • 2024: 112,88€/Tag (+11,88€)
3. EuGH-Vorlageverfahren C-215/22

   Anerkennung von EU-weit ausgestellten Quarantänebescheiden (relevant für grenzüberschreitende Mitarbeiter).

4. RKI-Empfehlungen 2024

   Neue Einstufung von Kontaktpersonen:

   • Kategorie I: Haushaltsmitglieder (10 Tage Quarantäne)
   • Kategorie II: Enger Kontakt (>15 Min. ohne Maske, 5 Tage)
   • Kategorie III: Flüchtiger Kontakt (keine Quarantäne)

7. Digitalisierung: Software-Lösungen für die Quarantäne-Abrechnung

Folgende Tools unterstützen Arbeitgeber bei der Abwicklung:

Tool	Funktionen	Kosten	Integration
Datev Lohn & Gehalt	Automatische Quarantäne-Berechnung, SV-Meldung, Erstattungsantrag	Ab 50€/Monat	FIBU, Steuerberater
Lexware lohn+gehalt	Vorlagen für Quarantänefälle, Dokumentenmanagement	Ab 30€/Monat	ELSTER, DMS
Personio	Digitale Personalakte, Quarantäne-Tracking, Workflow-Automation	Ab 3€/MA/Monat	SAP, Datev, Slack
Quarantäne-Helfer (BZSt)	Offizielles Tool des Bundeszentralamts für Steuern	Kostenlos	ELSTER-Zertifikat

Tipp: Nutzen Sie die offiziellen Vorlagen des BMG für Erstattungsanträge – diese werden priorisiert bearbeitet.

8. Muster-Schreiben und Vorlagen zum Download

Folgende Dokumentvorlagen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Muster: Bestätigung der Betriebsgröße (IHK)
• Vorlage: Quarantäne-Bescheinigung für Lohnabrechnung
• Checkliste: Erstattungsantrag §56 IfSG
• RKI-Leitfaden zu Quarantäneregelungen

9. Häufige Fragen (FAQ)

Frage: Muss ich Quarantäne auch zahlen, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten könnte?

Antwort: Nein. Gemäß §56 Abs. 5 IfSG entfällt die Entgeltfortzahlungspflicht, wenn der Mitarbeiter “seine Tätigkeit in anderer Weise fortsetzen kann”. Dokumentieren Sie das Angebot zur Homeoffice-Arbeit schriftlich.

Frage: Wie verhalte ich mich bei Quarantäne während des Urlaubs?

Antwort: Die Quarantäne unterbricht den Urlaub (§9 BUrlG). Die Urlaubstage werden nicht verbraucht und müssen nachgeholt werden. Die Entgeltfortzahlung erfolgt nach §56 IfSG.

Frage: Gilt die Erstattung auch für geimpfte Mitarbeiter?

Antwort: Ja, seit dem 1.1.2024 gibt es keine Differenzierung mehr nach Impfstatus. Maßgeblich ist allein die behördliche Anordnung.

Frage: Kann ich die Quarantäne-Kosten steuerlich absetzen?

Antwort: Die nicht erstatteten Beträge (Ihr Eigenanteil) sind als betriebliche Aufwendungen voll abzugsfähig (§4 Abs. 4 EStG).

Frage: Was passiert bei Verstößen gegen die Meldepflicht?

Antwort: Ordnungswidrigkeiten können mit Bußgeldern bis zu 2.500€ geahndet werden (§73 IfSG). Bei vorsätzlicher Falschabrechnung drohen sogar Strafverfahren wegen Subventionsbetrugs (§264 StGB).

Zusammenfassung: Ihre 5 nächsten Schritte

1. Dokumentation prüfen: Quarantänebescheid und Lohnunterlagen sammeln
2. Berechnung durchführen: Nutzen Sie unseren Rechner oben für eine erste Einschätzung
3. Lohnabrechnung anpassen: Quarantänetage korrekt als “Sonstige Bezüge” ausweisen
4. Erstattungsantrag stellen: Innerhalb von 3 Monaten bei der zuständigen Stelle
5. Prozesse optimieren: Erstellen Sie eine interne Handlungsanweisung für zukünftige Fälle

Für komplexe Fälle empfiehlt sich die Konsultation eines Fachanwalts für Arbeitsrecht (Kosten: ca. 200-300€/Stunde).

Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte konsultieren Sie bitte das Infektionsschutzgesetz oder einen Rechtsanwalt. Stand: 15. März 2024.