Wie Rechne Ich Fahrtkosten Ab Wenn Arbeitgeber Öffentliche Verkehrmittel Bezahlt

Berechnen Sie Ihre steuerlichen Möglichkeiten, wenn Ihr Arbeitgeber bereits die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel übernimmt. Erfahren Sie, wie Sie zusätzliche Fahrtkosten mit dem Auto oder Fahrrad geltend machen können.

Fahrtkostenabrechnung 2024: So setzen Sie Kosten ab, wenn der Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel zahlt

Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (z.B. Monatskarte für Bus und Bahn) übernimmt, stellt sich die Frage: Können Sie trotzdem Fahrtkosten steuerlich geltend machen? Die Antwort lautet: Ja, aber mit wichtigen Einschränkungen. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen, Berechnungsmethoden und Optimierungsmöglichkeiten für 2024.

1. Rechtliche Grundlagen: Was sagt das Steuerrecht?

Nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG können Arbeitnehmer tatsächliche Fahrtkosten oder die Entfernungspauschale (0,30 €/km ab 2024) als Werbungskosten absetzen. Allerdings gilt:

• Keine Doppelerfassung: Wenn der Arbeitgeber bereits öffentliche Verkehrsmittel erstattet, können Sie nicht zusätzlich die vollen 0,30 €/km für dieselbe Strecke geltend machen.
• Tatsächliche Kosten vs. Pauschale: Sie dürfen zwischen der Entfernungspauschale und den tatsächlichen Kosten (z.B. Sprit, Verschleiß) wählen — aber nur für die nicht erstatteten Anteile.
• 44-Euro-Freibetrag: Erst ab dem 21. Kilometer (einfache Strecke) wirken sich die Fahrtkosten steuerlich aus (Grund: 4.500 € Werbungskostenpauschale).

Offizielle Quelle:

Bundesministerium der Finanzen (BMF) zu Werbungskosten und Fahrtkosten:

BMF — Steuerliche Behandlung von Fahrtkosten

2. Schritt-für-Schritt: So berechnen Sie Ihre absetzbaren Kosten

Fall 1: Arbeitgeber übernimmt vollständig die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel

1. Prüfen Sie die Erstattungshöhe: Wenn der Arbeitgeber z.B. 100 % der Monatskarte (50 €) zahlt, können Sie keine zusätzlichen 0,30 €/km für dieselbe Strecke geltend machen.
2. Alternative Verkehrsmittel: Nutzen Sie tatsächlich ein anderes Verkehrsmittel (z.B. Auto an 5 Tagen/Monat)? Dann können Sie für diese Tage die Entfernungspauschale oder tatsächlichen Kosten ansetzen.
3. Teilweise Nutzung: Beispiel: Sie fahren 15 Tage mit ÖPNV (vom Arbeitgeber bezahlt) und 5 Tage mit dem Auto. Für die 5 Tage können Sie 0,30 €/km × 2 × 5 Tage absetzen.

Fall 2: Arbeitgeber übernimmt teilweise die Kosten

Hier wird es komplexer. Beispiel:

• Monatskarte kostet 80 €, Arbeitgeber zahlt 50 € (62,5 %).
• Sie können für die nicht erstatteten 30 € entweder:
  • Die tatsächlichen Kosten (30 €) absetzen, oder
  • Die Entfernungspauschale (0,30 €/km) anteilig geltend machen (nur für den nicht erstatteten Anteil).

Szenario	Arbeitgeber-Erstattung	Absetzbar als Werbungskosten	Steuerersparnis (bei 42 % Grenzsteuersatz)
Vollständige Übernahme ÖPNV (50 €/Monat)	100 % (50 €)	0 € (keine Doppelerfassung)	0 €
Teilweise Übernahme ÖPNV (50 % von 80 €)	40 €	40 € (tatsächliche Kosten) oder Entfernungspauschale anteilig	16,80 €/Jahr
Nutzung Auto an 5 Tagen/Monat (20 km einfach)	ÖPNV voll erstattet	0,30 € × 2 × 5 Tage × 12 = 36 €	15,12 €/Jahr

3. Optimierungsstrategien für maximale Steuerersparnis

Um das Maximum herauszuholen, kombinieren Sie diese Ansätze:

• Dokumentation ist alles: Führen Sie ein Fahrtenbuch, wenn Sie zwischen ÖPNV und Auto wechseln. Notieren Sie Datum, Strecke und Verkehrsmittel.
• Tatsächliche Kosten vs. Pauschale vergleichen:
  • Bei hohen Spritpreisen (z.B. > 1,90 €/Liter) lohnen sich oft die tatsächlichen Kosten (Sprit + Verschleiß).
  • Bei sparsamen Autos (z.B. Hybrid) ist die Entfernungspauschale meist günstiger.
• Homeoffice-Tage nutzen: Für Tage im Homeoffice können Sie keine Fahrtkosten absetzen — aber Sie sparen die Erstattung des Arbeitgebers für ÖPNV.
• Dienstreisen separat abrechnen: Falls Sie berufliche Fahrten mit dem Auto machen (z.B. zu Kunden), können Sie diese zusätzlich zu den Pendlerkosten mit 0,30 €/km absetzen.

4. Häufige Fehler — und wie Sie sie vermeiden

Viele Steuerzahler verlieren Geld durch diese typischen Fehler:

1. Doppelte Abrechnung: Sie setzen sowohl die erstatteten ÖPNV-Kosten als auch die Pendlerpauschale an. Lösung: Nur den nicht erstatteten Anteil abrechnen.
2. Falsche Kilometerangabe: Sie rechnen mit der gesamten Strecke, obwohl der Arbeitgeber einen Teil übernimmt. Lösung: Nur die tatsächlich selbst getragenen Kilometer ansetzen.
3. Keine Belege: Bei tatsächlichen Kosten (z.B. Spritquittungen) fehlen die Nachweise. Lösung: Sammeln Sie Tankbelege und Reparaturrechnungen.
4. Homeoffice-Tage ignorieren: Sie rechnen Fahrtkosten für Tage, an denen Sie im Homeoffice waren. Lösung: Nur die tatsächlich gefahrenen Tage zählen.

5. Aktuelle Rechtsprechung und Änderungen 2024

Wichtige Updates für 2024:

• Erhöhung der Entfernungspauschale: Seit 2024 gilt 0,30 €/km (vorher 0,30 € ab dem 21. km). Die ersten 20 km werden nun voll angerechnet.
• Mobilitätsbudget: Immer mehr Arbeitgeber bieten ein Mobilitätsbudget (z.B. 100 €/Monat für ÖPNV oder Auto). Hier können Sie frei wählen — aber nur das nicht genutzte Budget führt zu steuerlichen Vorteilen.
• BFH-Urteil vom 15.03.2023 (Az. VI R 12/20): Der Bundesfinanzhof hat bestätigt, dass bei gemischter Nutzung (ÖPNV + Auto) eine tageweise Aufteilung zulässig ist.

Rechtliche Quelle:

Bundesfinanzhof (BFH) zu gemischter Verkehrsmittel-Nutzung:

BFH — Urteile zu Werbungskosten

6. Praktisches Beispiel: Berechnung für einen typischen Arbeitnehmer

Angaben:

• Einfache Entfernung: 25 km
• Arbeitstage: 20/Monat
• ÖPNV-Kosten: 80 €/Monat (Arbeitgeber zahlt 60 € = 75 %)
• Auto: 7,5 Liter/100 km, Spritpreis 1,85 €/Liter
• Nutzung: 15 Tage ÖPNV, 5 Tage Auto

Berechnung:

1. ÖPNV-Anteil:
   • Arbeitgeber zahlt 60 € → nicht absetzbar.
   • Eigenanteil: 20 € → als tatsächliche Kosten absetzbar.
2. Auto-Anteil (5 Tage):
   • Entfernungspauschale: 0,30 € × 25 km × 2 × 5 Tage = 75 €/Monat.
   • Tatsächliche Kosten: (25 km × 2 × 7,5/100 × 1,85 €) × 5 Tage = 34,69 €/Monat.
   • → Hier ist die Pauschale günstiger (75 € > 34,69 €).
3. Gesamt absetzbar: 20 € (ÖPNV) + 75 € (Auto) = 95 €/Monat → 1.140 €/Jahr.
4. Steuerersparnis (42 %): 1.140 € × 0,42 = 478,80 €.

7. Vergleich: ÖPNV vs. Auto — Was lohnt sich mehr?

Die folgende Tabelle zeigt den steuerlichen Vorteil bei unterschiedlichen Szenarien (25 km einfache Strecke, 20 Arbeitstage/Monat):

Verkehrsmittel	Kosten/Monat (brutto)	Arbeitgeber-Erstattung	Absetzbar (€/Jahr)	Steuerersparnis (42 %)
ÖPNV (voll erstattet)	80 €	80 € (100 %)	0 €	0 €
ÖPNV (teilweise erstattet)	80 €	40 € (50 %)	480 €	201,60 €
Auto (0,30 €/km)	–	0 €	1.800 €	756 €
Auto (tatsächliche Kosten)	~250 €	0 €	3.000 €	1.260 €
Gemischt (15 Tage ÖPNV, 5 Tage Auto)	80 € + Sprit	60 € (75 % ÖPNV)	1.140 €	478,80 €

Fazit: Bei hohen Spritkosten lohnt sich das Auto steuerlich oft mehr — aber nur, wenn der Arbeitgeber die ÖPNV-Kosten nicht vollständig übernimmt. Bei vollständiger Erstattung ist die gemischte Nutzung (ÖPNV + Auto an einzelnen Tagen) die beste Strategie.

8. Tools und Vorlagen für die Abrechnung

Um die Abrechnung zu vereinfachen, nutzen Sie diese Hilfsmittel:

• Excel-Vorlage: Erstellen Sie eine Tabelle mit:
  • Spalte A: Datum
  • Spalte B: Verkehrsmittel (ÖPNV/Auto)
  • Spalte C: Kilometer (bei Auto)
  • Spalte D: Kosten (Tankbelege/ÖPNV-Tickets)
  • Spalte E: Erstattung durch Arbeitgeber
  • Spalte F: Absetzbarer Betrag
• Apps:
  • MileIQ: Automatische Fahrtenbuch-Erfassung per GPS.
  • Lexoffice: Integrierte Werbungskosten-Tracking-Funktion.
  • Wiso Steuer: Führt Sie durch die Fahrtkosten-Eingabe mit Prüfung auf Doppelerfassung.
• Belegmanagement: Nutzen Sie Tools wie Dext oder Dropbox, um Tankquittungen und Tickets digital zu archivieren.

9. Sonderfälle: Was tun bei…

…Umzug oder Arbeitsplatzwechsel?

Bei einem Umzug oder Wechsel des Arbeitsorts gelten besondere Regeln:

• Erstattung anpassen: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über die neue Strecke — die ÖPNV-Erstattung muss ggf. neu berechnet werden.
• Doppelte Haushaltsführung: Falls Sie eine Zweitwohnung am Arbeitsort haben, können Sie zusätzlich zu den Pendlerkosten die Mietkosten absetzen (bis 1.000 €/Monat).
• Fahrgemeinschaften: Wenn Sie mit Kollegen fahren, können Sie die Kosten aufteilen — aber nur der Fahrer kann die vollen 0,30 €/km absetzen (Mitfahrer: 0,05 €/km).

…Elektroauto oder Dienstwagen?

Bei Elektroautos oder Dienstwagen gelten Sonderregeln:

• Elektroauto:
  • Stromkosten können mit 0,03 €/km (privater Strom) oder 0,05 €/km (öffentliche Ladestation) abgesetzt werden.
  • Ab 2024 gilt: Keine Steuer auf private Nutzung, wenn der Arbeitgeber das E-Auto stellt.
• Dienstwagen:
  • 1 %-Regelung: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat wird als geldwerter Vorteil versteuert.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen nicht als dienstliche Fahrten.

…Homeoffice-Regelungen?

Seit 2023 gelten neue Homeoffice-Pauschalen:

• 6 €/Tag: Für bis zu 210 Homeoffice-Tage/Jahr (max. 1.260 €).
• Kombination mit Pendlerpauschale: An Tagen mit Homeoffice können keine Fahrtkosten abgesetzt werden — aber die Homeoffice-Pauschale.
• Arbeitgeber-Erstattung: Wenn der Arbeitgeber Homeoffice-Kosten (z.B. Internet) übernimmt, mindert dies die absetzbare Pauschale.

10. Zusammenfassung: Die 5 wichtigsten Schritte

1. Prüfen Sie die Erstattungshöhe: Wie viel zahlt der Arbeitgeber für ÖPNV? Nur der nicht erstattete Anteil ist absetzbar.
2. Dokumentieren Sie jede Fahrt: Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie eine App, um ÖPNV-Tage und Auto-Tage zu trennen.
3. Vergleichen Sie Pauschale vs. tatsächliche Kosten: Bei hohen Spritpreisen oder alten Autos lohnen sich oft die tatsächlichen Kosten.
4. Nutzen Sie die Homeoffice-Pauschale: An Homeoffice-Tagen können Sie 6 € statt Fahrtkosten absetzen.
5. Reichen Sie die Unterlagen fristgerecht ein: Die Abgabe der Steuererklärung ist bis 31. Juli 2025 (für 2024) möglich — bei Steuerberatern bis 28. Februar 2026.

Steuerberater-Tipp:

Laut Steuerberaterkammer Düsseldorf, sollten Sie bei komplexen Fällen (z.B. gemischte Nutzung + Dienstwagen) immer eine individuelle Beratung in Anspruch nehmen. Die Kosten hierfür (ca. 100–200 €) machen sich oft durch höhere Steuerersparnisse bezahlt.