Arbeitsmittel-Abschreibungsrechner (ab 2016)
Berechnen Sie die steuerliche Abschreibung Ihrer Arbeitsmittel nach den aktuellen deutschen Richtlinien
Ihre Abschreibungsberechnung
Umfassender Leitfaden: Arbeitsmittel absetzen ab 2016 – Alles was Sie wissen müssen
Seit der Reform des Einkommensteuergesetzes im Jahr 2016 gelten neue Regeln für die Abschreibung von Arbeitsmitteln. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen genau, wie Sie Ihre beruflichen Anschaffungen steuerlich optimal geltend machen – ob als Angestellter, Freiberufler oder Selbstständiger.
1. Grundlagen: Was zählt als Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die Sie ausschließlich oder überwiegend beruflich nutzen und die einer Abnutzung unterliegen. Dazu gehören:
- Technische Geräte: Laptops, Tablets, Smartphones, Drucker, Scanner
- Büroausstattung: Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränke, Regale
- Fachliteratur: Bücher, Zeitschriftenabonnements, E-Books
- Werkzeuge: Handwerkszeug, Maschinen, Messgeräte
- Berufskleidung: Schutzbekleidung, Uniformen, spezielle Schuhe
- Software: Berufsspezifische Programme, Lizenzen, Abonnements
- Fahrzeuge: Dienstwagen, Firmenfahrräder, Transportmittel
Achtung: Privat genutzte Gegenstände (z.B. ein privat genutzter Laptop) können nur anteilig abgesetzt werden. Die Finanzämter verlangen hier genaue Nachweise über die berufliche Nutzung.
2. Die wichtigsten Änderungen seit 2016
Mit dem Steueränderungsgesetz 2015 traten zum 1. Januar 2016 folgende wichtige Neuerungen in Kraft:
- Erhöhung der GWG-Grenze: Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) wurde von 410 € auf 800 € netto angehoben. Arbeitsmittel bis zu diesem Wert können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden.
- Poolabschreibung abgeschafft: Die bisher mögliche Poolabschreibung für GWG zwischen 150 € und 1.000 € entfiel komplett.
- Neue AfA-Tabellen: Die offiziellen Abschreibungstabellen wurden aktualisiert, mit teilweise kürzeren Nutzungsdauern für digitale Geräte.
- Digitalisierungsoffensive: Für digitale Arbeitsmittel (z.B. Software, Hardware) gelten seit 2021 Sonderregelungen mit beschleunigter Abschreibung.
3. Abschreibungsmethoden im Vergleich
Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Ihre Arbeitsmittel abzuschreiben:
| Methode | Funktionsweise | Vorteile | Nachteile | Beispiel (1.200 € Laptop, 3 Jahre) |
|---|---|---|---|---|
| Lineare Abschreibung | Gleichmäßige Verteilung der Kosten über die Nutzungsdauer |
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| Degressive Abschreibung | Höhere Abschreibung zu Beginn, dann abnehmend (max. 25% pro Jahr) |
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4. Aktuelle Nutzungsdauern nach AfA-Tabelle (2023)
Die offizielle AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) gibt vor, wie lange Sie Arbeitsmittel abschreiben dürfen. Hier die wichtigsten Kategorien:
| Arbeitsmittel-Kategorie | Nutzungsdauer (Jahre) | Hinweise |
|---|---|---|
| Computer, Laptops, Tablets | 3 | Seit 2021 verkürzt (vorher 5 Jahre). Gilt auch für Peripheriegeräte wie Drucker, Monitore. |
| Smartphones, Mobiltelefone | 5 | Unverändert seit 2016. Bei beruflicher Nutzung >50% voll absetzbar. |
| Büromöbel (Schreibtische, Stühle, Schränke) | 13 | Lange Nutzungsdauer wegen hoher Haltbarkeit. Bei Homeoffice besonders relevant. |
| Berufssoftware (z.B. Adobe Creative Cloud, SAP) | 3 | Gilt für gekaufte Lizenzen. Abo-Modelle werden als Betriebskosten behandelt. |
| Werkzeuge (Handwerk, Medizin, Labor) | 5-10 | Abhängig von der spezifischen Nutzung. Hochwertige Maschinen bis 15 Jahre. |
| Fahrzeuge (Pkw, Firmenwagen) | 6 | Bei gemischter Nutzung nur anteilig absetzbar. 1%-Regelung für Privatnutzung. |
| Fachbücher, Literatur | 1-3 | Kurze Abschreibungsdauer wegen schneller Veraltung. E-Books gleich behandelt. |
5. Sonderregelungen und Steuertricks
5.1 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 €
Seit 2016 können Sie Arbeitsmittel mit einem Netto-Anschaffungspreis bis 800 € sofort in voller Höhe absetzen. Das gilt pro Einzelgegenstand – nicht für Sammelposten. Wichtig:
- Die 800-€-Grenze bezieht sich auf den Netto-Preis (ohne USt)
- Bei Kleinunternehmern (ohne USt) zählt der Bruttopreis
- Die Sofortabschreibung ist im Jahr der Anschaffung möglich
- Keine Dokumentation der Nutzungsdauer nötig
Praxisbeispiel: Sie kaufen 2023 einen Drucker für 799 € netto. Sie können die gesamten 799 € in Ihrer Steuererklärung 2023 als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend machen – ohne Abschreibung über mehrere Jahre.
5.2 Sonderabschreibung für digitale Arbeitsmittel (2020-2022)
Als Reaktion auf die Corona-Pandemie führte die Bundesregierung eine 50%-Sonderabschreibung für digitale Arbeitsmittel ein. Diese galt für Anschaffungen in den Jahren 2020 und 2021 und konnte zusätzlich zur regulären Abschreibung genutzt werden.
Voraussetzungen:
- Anschaffung zwischen 01.01.2020 und 31.12.2022
- Digitale Arbeitsmittel (z.B. Laptops, Tablets, Software, Server)
- Berufliche Nutzung >50%
- Keine GWG (also Anschaffungspreis über 800 € netto)
Berechnungsbeispiel: Sie kaufen 2021 einen Laptop für 2.000 € netto.
- 2021: 50% Sonderabschreibung (1.000 €) + 1/3 reguläre Abschreibung (666 €) = 1.666 € im ersten Jahr
- 2022: Restwert 334 € (abgeschrieben über verbleibende 2 Jahre)
5.3 Homeoffice-Pauschale und Arbeitsmittel
Seit 2020 können Arbeitnehmer eine Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag (max. 120 Tage/Jahr = 720 €) geltend machen. Diese Pauschale ersetzt jedoch nicht die Abschreibung von konkreten Arbeitsmitteln.
Optimale Kombination:
- Nutzen Sie die Homeoffice-Pauschale für allgemeine Kosten (Strom, Heizung, Miete)
- Setzen Sie zusätzlich konkrete Arbeitsmittel (Büromöbel, Technik) über die Abschreibung ab
- Dokumentieren Sie die berufliche Nutzung (z.B. durch Arbeitszeitnachweise)
6. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Arbeitsmittel richtig absetzen
- Dokumentation der Anschaffung
- Sammeln Sie alle Rechnungen und Kaufbelege
- Notieren Sie das Anschaffungsdatum
- Dokumentieren Sie die berufliche Nutzung (z.B. durch Nutzerprotokolle)
- Prüfen der GWG-Grenze (800 €)
- Ist der Netto-Preis ≤ 800 €? → Sofortabschreibung möglich
- Ist der Netto-Preis > 800 €? → Abschreibung über Nutzungsdauer nötig
- Bestimmung der Nutzungsdauer
- Nutzen Sie die offizielle AfA-Tabelle des BMF
- Bei unsicheren Fällen: Konsultieren Sie einen Steuerberater
- Wahl der Abschreibungsmethode
- Lineare Abschreibung: Einfach, vom Finanzamt bevorzugt
- Degressive Abschreibung: Nur in Ausnahmefällen sinnvoll (z.B. bei schnell veraltender Technik)
- Berücksichtigung der beruflichen Nutzung
- Bei gemischter Nutzung (privat/beruflich): Nur der berufliche Anteil ist absetzbar
- Beispiel: Ein Laptop wird zu 60% beruflich genutzt → nur 60% der Abschreibung sind möglich
- Eintragung in der Steuererklärung
- Angestellte: Tragen Sie die Abschreibung unter “Werbungskosten” in Anlage N ein
- Selbstständige/Freiberufler: Tragen Sie die Abschreibung unter “Betriebsausgaben” in Anlage EÜR oder Bilanz ein
- Nutzen Sie die entsprechenden Zeilen für:
- GWG (sofort absetzbare Gegenstände)
- AfA (abnutzbare Wirtschaftsgüter)
- Sonderabschreibungen (falls zutreffend)
- Belege aufbewahren
- Bewahren Sie alle Rechnungen und Nachweise mindestens 10 Jahre auf
- Digitalisieren Sie die Belege (z.B. als PDF) und speichern Sie sie sicher
- Nutzen Sie Apps wie Lexoffice oder SevDesk zur digitalen Belegverwaltung
7. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
| Häufiger Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| GWG-Grenze falsch berechnet (Brutto statt Netto) | Finanzamt erkennt Abschreibung nicht an → Steuernachzahlung | Immer den Netto-Preis (ohne USt) für die 800-€-Grenze nehmen. Bei Kleinunternehmern: Bruttopreis zählt. |
| Keine Dokumentation der beruflichen Nutzung | Finanzamt kürzt den absetzbaren Anteil → geringere Steuerersparnis | Führen Sie ein Nutzungstagebuch (z.B. 60% beruflich, 40% privat). Bei Technik: Nutzerprofile oder Zeiterfassung helfen. |
| Falsche Nutzungsdauer gewählt | Zu schnelle Abschreibung → Nachforderung durch Finanzamt | Halten Sie sich strikt an die offiziellen AfA-Tabellen. Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen. |
| Sonderabschreibungen nicht genutzt | Verpasste Steuerersparnis (besonders bei digitalen Arbeitsmitteln 2020-2022) | Prüfen Sie, ob Ihre Anschaffung in den Förderzeitraum fällt. Die 50%-Regelung lässt sich mit der normalen AfA kombinieren. |
| Belege nicht ausreichend lange aufbewahrt | Bei Steuerprüfung: Abschreibungen werden nicht anerkannt | Bewahren Sie alle Unterlagen 10 Jahre auf (digital oder physisch). Nutzen Sie Cloud-Speicher mit Backup. |
| Private und berufliche Nutzung nicht getrennt | Finanzamt lehnt gesamte Abschreibung ab | Erstellen Sie eine plausible Aufteilung (z.B. 70/30). Bei Fahrzeugen: Fahrtenbuch führen oder 1%-Regelung nutzen. |
8. Arbeitsmittel im Homeoffice: Besonderheiten
Seit der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice. Das wirft besondere Fragen zur Abschreibung von Arbeitsmitteln auf:
8.1 Abgrenzung: Beruflich vs. privat
Das Finanzamt akzeptiert nur Arbeitsmittel, die ausschließlich oder überwiegend beruflich genutzt werden. Problem: Viele Gegenstände im Homeoffice werden auch privat genutzt (z.B. Laptop, Drucker, Büromöbel).
Lösungsansätze:
- Räumliche Trennung: Ein separates Arbeitszimmer (auch im Homeoffice) erleichtert die Abgrenzung. Die Kosten für Einrichtung und Technik können dann voll abgesetzt werden.
- Zeitliche Trennung: Bei gemischter Nutzung (z.B. Laptop) müssen Sie die berufliche Nutzung nachweisen (z.B. durch Arbeitszeitprotokolle).
- Technische Trennung: Bei Smartphones: Separate SIM-Karte für berufliche Nutzung. Bei Computern: Separates Nutzerprofil für die Arbeit.
8.2 Abschreibung von Büromöbeln im Homeoffice
Büromöbel (Schreibtisch, Stuhl, Regale) können über die normale Nutzungsdauer von 13 Jahren abgeschrieben werden. Wichtig:
- Die Möbel müssen fast ausschließlich beruflich genutzt werden
- Bei gemischter Nutzung: Nur der berufliche Anteil ist absetzbar
- Einzelne Möbelstücke unter 800 € können als GWG sofort abgeschrieben werden
Praxis-Tipp: Wenn Sie ein komplett neues Homeoffice einrichten, können Sie die Kosten oft als “betriebliche Einrichtung” zusammenfassen und über 5 Jahre abschreiben – selbst wenn einzelne Möbel unter 800 € liegen.
8.3 Technik im Homeoffice: Laptop, Drucker, Internet
Technische Geräte sind oft der größte Posten bei Homeoffice-Arbeitsmitteln:
- Computer/Laptop: 3 Jahre Nutzungsdauer. Bei beruflicher Nutzung >50% voll absetzbar. Bei gemischter Nutzung: Anteilige Abschreibung.
- Drucker/Scanner: 5 Jahre Nutzungsdauer. Tinte/Toner zählen als Betriebskosten und können sofort abgesetzt werden.
- Internetanschluss: Die berufliche Nutzung (z.B. 30%) kann als Betriebskosten geltend gemacht werden. Nicht abschreibbar, da kein abnutzbares Wirtschaftsgut.
- Smartphone: 5 Jahre Nutzungsdauer. Bei beruflicher Nutzung: Separate Rechnung für Diensthandy oder anteilige Abschreibung des Privatgeräts.
9. Arbeitsmittel für spezielle Berufe
9.1 Handwerker und technische Berufe
Handwerker haben oft hohe Investitionen in Werkzeuge und Maschinen. Besonderheiten:
- Werkzeuge: Nutzungsdauer meist 5-10 Jahre. Hochwertige Maschinen (z.B. CNC-Fräsen) bis 15 Jahre.
- Sonderabschreibung §7g EStG: Handwerksbetriebe können unter bestimmten Bedingungen im Jahr der Anschaffung bis zu 20% der Kosten zusätzlich absetzen.
- Kleinwerkzeuge: Gegenstände unter 800 € können als GWG sofort abgeschrieben werden (z.B. Akkuschrauber, Messgeräte).
- Schutzausrüstung: Helm, Sicherheitsschuhe, Arbeitskleidung: 2-3 Jahre Nutzungsdauer. Bei Verschleiß schneller absetzbar.
9.2 Freiberufler und kreative Berufe
Freiberufler wie Designer, Architekten oder Journalisten haben spezielle Arbeitsmittel:
- Kameraausrüstung: 3-5 Jahre Nutzungsdauer. Objektive oft länger (5-7 Jahre).
- Professionelle Software: 3 Jahre (z.B. Adobe Creative Cloud, AutoCAD). Abo-Kosten sind sofort absetzbar.
- Musikinstrumente: 5-10 Jahre (je nach Qualität). Musiklehrer können ihre Instrumente anteilig absetzen.
- Fachbücher: 1-3 Jahre. Digitale Fachliteratur gleich behandelt.
9.3 Medizinische und pflegerische Berufe
Ärzte, Pflegekräfte und Therapeuten haben besondere Arbeitsmittel:
- Medizinische Geräte: Stethoskop (3 Jahre), Blutdruckmessgerät (5 Jahre), EKG-Geräte (8 Jahre).
- Schutzausrüstung: Einweg-Handschuhe, Masken: Sofort als Betriebskosten absetzbar. Mehrweg-Kittel: 2-3 Jahre.
- Praxisausstattung: Behandlungsliege (10 Jahre), OP-Lampen (12 Jahre). Bei Praxisgründung: Sonderabschreibungen möglich.
- Fortbildungskosten: Seminare, Kongresse, Fachzeitschriften: Sofort als Werbungskosten/Betriebsausgaben absetzbar.
10. Aktuelle Rechtsprechung und Finanzamt-Praxis
Die Finanzämter legen die Regeln zur Abschreibung von Arbeitsmitteln teilweise unterschiedlich aus. Aktuelle Trends:
- Homeoffice-Arbeitsmittel: Seit 2020 akzeptieren die Finanzämter zunehmend, dass auch im Homeoffice genutzte Geräte (z.B. Laptops) zu 100% absetzbar sind – wenn sie ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine private Mitnutzung muss plausibel begründet werden.
- Digitale Arbeitsmittel: Die Finanzverwaltung hat die Nutzungsdauer für Computer von 5 auf 3 Jahre verkürzt (gilt seit 2021). Das gilt auch rückwirkend für noch nicht vollständig abgeschriebene Geräte.
- Smartphones: Bei beruflicher Nutzung >50% wird oft eine 100%-Abschreibung akzeptiert. Bei gemischter Nutzung verlangen die Finanzämter zunehmend detaillierte Nutzerprotokolle.
- Büromöbel: Bei Homeoffice-Einrichtungen wird häufig eine Nutzungsdauer von 10 statt 13 Jahren anerkannt, wenn die Möbel speziell für die berufliche Tätigkeit angeschafft wurden.
Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. VI R 32/19) bestätigt, dass auch bei gemischter Nutzung eine Abschreibung möglich ist, wenn der berufliche Anteil überwiegt und nachweisbar ist.
11. Steueroptimierung: Arbeitsmittel und andere Abzugsmöglichkeiten kombinieren
Um Ihre Steuerlast optimal zu reduzieren, sollten Sie die Abschreibung von Arbeitsmitteln mit anderen Abzugsmöglichkeiten kombinieren:
| Abzugsmöglichkeit | Kombination mit Arbeitsmittel-Abschreibung | Maximaler Steuervorteil (Beispiel) |
|---|---|---|
| Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag) | Nutzen Sie die Pauschale für allgemeine Kosten + setzen Sie konkrete Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Bürostuhl) zusätzlich ab. | 720 € (Pauschale) + 400 € (Laptop-AfA) = 1.120 € |
| Bildungskosten (Seminare, Kurse) | Kombinieren Sie die Abschreibung von Fachliteratur/Technik mit den Kosten für berufliche Weiterbildung. | 1.200 € (Seminar) + 300 € (Fachbücher) = 1.500 € |
| Fahrtkosten (0,30 €/km) | Bei beruflichen Fahrten mit dem eigenen Auto können Sie die Abschreibung des Fahrzeugs mit den Kilometerkosten kombinieren. | 2.000 € (Fahrzeug-AfA) + 1.500 € (Fahrtkosten) = 3.500 € |
| Doppelte Haushaltsführung | Wenn Sie wegen des Jobs einen zweiten Haushalt führen, können Sie Umzugskosten + Arbeitsmittel für den zweiten Haushalt absetzen. | 4.000 € (Mietkosten) + 800 € (Büroausstattung) = 4.800 € |
| Verpflegungskosten (bei Dienstreisen) | Kombinieren Sie die Abschreibung von Reise-Equipment (z.B. Laptop, Koffer) mit den Verpflegungspauschalen. | 1.200 € (Reisekosten) + 600 € (Laptop-AfA) = 1.800 € |
12. Häufige Fragen und Antworten
12.1 Kann ich mein Privat-Smartphone als Arbeitsmittel absetzen?
Ja, aber nur den beruflichen Anteil. Sie müssen nachweisen, zu wie viel Prozent Sie das Gerät beruflich nutzen (z.B. durch Telefonprotokolle oder separate SIM-Karte). Das Finanzamt akzeptiert meist 30-50% bei gemischter Nutzung. Besser: Ein separates Diensthandy anschaffen, das zu 100% absetzbar ist.
12.2 Wie setze ich ein gebrauchtes Arbeitsmittel ab?
Auch gebraucht gekaufte Arbeitsmittel können abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer richtet sich nach der Restnutzungsdauer zum Kaufzeitpunkt. Beispiel: Sie kaufen einen 2 Jahre alten Laptop (ursprüngliche Nutzungsdauer: 5 Jahre). Sie können ihn über die verbleibenden 3 Jahre abschreiben.
12.3 Was passiert, wenn ich ein Arbeitsmittel vor Ablauf der Nutzungsdauer verkaufe?
Wenn Sie ein noch nicht vollständig abgeschriebenes Arbeitsmittel verkaufen, müssen Sie den Veräußerungserlös versteuern. Beispiel:
- Sie kaufen einen Laptop für 1.200 € und setzen ihn 2 Jahre lang mit je 400 € ab (Restbuchwert: 400 €).
- Sie verkaufen ihn für 500 €.
- Sie müssen die Differenz (500 € – 400 € = 100 €) als Gewinn versteuern.
12.4 Kann ich Arbeitsmittel auch rückwirkend absetzen?
Ja, aber nur innerhalb der Festsetzungsfrist (normalerweise 4 Jahre). Wenn Sie z.B. 2020 einen Laptop gekauft haben, können Sie die Abschreibung noch bis Ende 2024 in Ihrer Steuererklärung nachtragen. Nutzen Sie dafür die “Änderung der Steuererklärung” beim Finanzamt.
12.5 Wie wirken sich Arbeitsmittel auf meine Steuererstattung aus?
Die Abschreibung von Arbeitsmitteln mindert Ihr zu versteuerndes Einkommen. Wie viel Sie zurückbekommen, hängt von Ihrem Grenzsteuersatz ab:
- Bei einem Grenzsteuersatz von 30% sparen Sie pro 1.000 € Abschreibung 300 € Steuern.
- Bei 42% sind es 420 € Ersparnis pro 1.000 €.
- Zusätzlich sparen Sie ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
12.6 Muss ich Belege für Arbeitsmittel einreichen?
Nein, Sie müssen die Belege nicht automatisch einreichen, aber:
- Sie müssen die Belege 10 Jahre lang aufbewahren.
- Das Finanzamt kann sie im Rahmen einer Steuerprüfung anfordern.
- Bei teuren Arbeitsmitteln (>1.000 €) wird häufiger nachgefragt.
- Digitalisierte Belege (PDF) sind ausreichend, wenn sie lesbar und fälschungssicher sind.
13. Fazit: So maximieren Sie Ihre Steuerersparnis mit Arbeitsmitteln
Die Abschreibung von Arbeitsmitteln bietet erhebliche Steuersparpotenziale – wenn Sie die Regeln richtig anwenden. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Dokumentieren Sie alles: Sammeln Sie alle Rechnungen und notieren Sie Anschaffungsdatum und berufliche Nutzung.
- Nutzen Sie die GWG-Regelung: Alle Arbeitsmittel unter 800 € netto können Sie sofort absetzen.
- Wählen Sie die richtige Nutzungsdauer: Halten Sie sich an die offiziellen AfA-Tabellen oder konsultieren Sie einen Steuerberater.
- Kombinieren Sie Abschreibungen: Nutzen Sie Arbeitsmittel-Abschreibungen zusammen mit anderen Steuervergünstigungen (Homeoffice-Pauschale, Bildungskosten etc.).
- Prüfen Sie Sonderregelungen: Besonders bei digitalen Arbeitsmitteln (2020-2022) oder für Handwerksbetriebe gibt es zusätzliche Abschreibungsmöglichkeiten.
- Seien Sie bei gemischter Nutzung vorsichtig: Das Finanzamt prüft hier besonders genau. Halten Sie Nutzerprotokolle bereit.
- Nutzen Sie Steuer-Software: Programme wie WISO Steuer, Taxfix oder Elster helfen bei der korrekten Eintragung.
- Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen: Besonders bei hohen Investitionen (z.B. Firmenwagen, teure Maschinen) lohnt sich professionelle Beratung.
Mit der richtigen Strategie können Sie durch die Abschreibung von Arbeitsmitteln mehrere hundert bis tausend Euro Steuern pro Jahr sparen. Nutzen Sie unseren Rechner oben, um Ihre individuelle Ersparnis zu berechnen, und setzen Sie die Tipps aus diesem Leitfaden um, um das Maximum aus Ihrer Steuererklärung herauszuholen.
Für offizielle Informationen konsultieren Sie die Seiten des Bundesfinanzministeriums oder die Bundessteuerberaterkammer.