Wie Rechnen Azubiz Reisekosten Ab

Berechnen Sie Ihre Erstattung für Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben

Reisekostenabrechnung für Azubis: Alles was du wissen musst

Als Auszubildender hast du Anspruch auf Erstattung deiner Reisekosten, wenn du für deine Ausbildung unterwegs bist. Dazu zählen Fahrten zur Berufsschule, zu überbetrieblichen Lehrgängen oder zu Dienstreisen. Dieser Leitfaden erklärt dir wie du deine Reisekosten als Azubi richtig abrechnest, welche Pauschalen gelten und wie du die Erstattung beantragst.

1. Welche Reisekosten können Azubis abrechnen?

Grundsätzlich kannst du folgende Kosten geltend machen:

• Fahrtkosten für die Hin- und Rückfahrt (mit Auto, ÖPNV oder Fahrrad)
• Übernachtungskosten, wenn du außerhalb deines Wohnorts übernachten musst
• Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten unterwegs
• Sonstige Kosten wie Parkgebühren, Kopierkosten für Unterlagen etc.

Die genauen Beträge richten sich nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) §17 und den Richtlinien deines Ausbildungsbetriebs oder der Berufsschule.

2. Fahrtkosten: So werden sie berechnet

Die Erstattung der Fahrtkosten hängt vom gewählten Verkehrsmittel ab:

Verkehrsmittel	Erstattung pro km	Hinweise
Eigenes Auto/Motorrad	0,30 €	Pauschale nach §4 Abs. 5 Nr. 6 EStG (Stand 2024)
Öffentliche Verkehrsmittel	Tatsächliche Kosten	Monats- oder Semesterticket wird anteilig erstattet
Fahrrad	0,05 €	Pro gefahrenen Kilometer (nur einfache Strecke)
Zu Fuß	0 €	Keine Erstattung möglich

Wichtig: Bei Nutzung des eigenen Autos werden nur die einfache Strecke erstattet, nicht Hin- und Rückfahrt! Die Pauschale von 0,30 €/km gilt für die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnort und Ausbildungsstätte.

3. Übernachtungskosten: Wann und wie viel?

Übernachtungskosten werden nur erstattet, wenn:

1. Die Berufsschule oder der Ausbildungsbetrieb so weit entfernt ist, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist (in der Regel ab 50 km einfache Strecke)
2. Du tatsächlich übernachtest (Nachweis durch Hotelrechnung erforderlich)
3. Die Übernachtung im Zusammenhang mit der Ausbildung steht

Die Höchstsätze für Übernachtungen betragen:

• Inland: Bis zu 50 € pro Nacht (in teuren Städten wie München oder Hamburg bis 80 €)
• Ausland: Je nach Land zwischen 50 € und 150 € (aktuelle Pauschalen beim BMF-Steuerrechner)

4. Verpflegungspauschalen: Was Azubis zurückbekommen

Für Mahlzeiten unterwegs kannst du Pauschalen geltend machen, auch wenn du keine Belege hast. Die Sätze für 2024:

Mahlzeit	Pauschale pro Tag	Voraussetzung
Frühstück	8 €	Abwesenheit von zu Hause vor 8:00 Uhr
Mittagessen	12 €	Abwesenheit länger als 8 Stunden
Abendessen	12 €	Rückkehr nach 20:00 Uhr
Tagespauschale (24h Abwesenheit)	28 €	Bei Übernachtung

Achtung: Die Verpflegungspauschalen werden nur gezahlt, wenn du keine kostenlose Verpflegung (z.B. durch den Betrieb oder die Berufsschule) erhältst. Bei Blockunterricht kannst du die Pauschalen für jeden Tag separat geltend machen.

5. Schritt-für-Schritt: So rechnest du deine Reisekosten ab

1. Dokumentiere alle Fahrten: Führe ein Fahrtenbuch mit Datum, Ziel, Kilometerstand (bei Auto) oder Ticketkosten
2. Sammle Belege: Für Übernachtungen, Tickets, Parkgebühren etc. (Originalbelege aufbewahren!)
3. Fülle den Antrag aus: Nutze das Formular deines Betriebs oder der Berufsschule
4. Reiche alles ein: Zusammen mit den Belegen an die zuständige Stelle (Ausbildungsbetrieb, Berufsschulverwaltung)
5. Fristen beachten: Meist müssen Reisekosten innerhalb von 3 Monaten nach der Reise abgerechnet werden

6. Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Viele Azubis machen diese Fehler – vermeide sie!

• Falsche Kilometerangabe: Immer die kürzeste Straßenverbindung (z.B. über Google Maps) nehmen, nicht die tatsächlich gefahrene Strecke
• Doppelte Abrechnung: Wenn dein Betrieb bereits ein Jobticket zahlt, kannst du keine zusätzlichen Fahrtkosten geltend machen
• Fehlende Belege: Ohne Nachweis keine Erstattung – besonders bei Übernachtungen und Tickets
• Verpflegung trotz kostenlosem Essen: Wenn es in der Berufsschule Mittagessen gibt, kannst du keine Pauschale beanspruchen
• Zu spät einreichen: Viele Betriebe haben Fristen – oft nur 3 Monate nach der Reise

7. Steuerliche Aspekte: Was du zusätzlich zurückbekommen kannst

Reisekosten sind nicht nur vom Arbeitgeber erstattungsfähig, sondern können auch in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das gilt besonders, wenn:

• Dein Arbeitgeber die Kosten nicht vollständig übernimmt
• Du mehr als 20 km einfache Strecke zur Berufsschule hast
• Du im Rahmen der Ausbildung verreist (z.B. zu Messen oder Schulungen)

In der Steuererklärung kannst du entweder:

• Die tatsächlichen Kosten (mit Belegen) angeben, oder
• Die Kilometerpauschale (0,30 €/km) nutzen – oft die einfachere Variante

Für Azubis lohnt sich die Steuererklärung besonders, weil sie oft die gesamte Ausbildungsvergütung steuerfrei erhalten (bis 1.200 €/Monat in 2024). Trotzdem können Werbungskosten wie Reisekosten den zu versteuernden Betrag mindern.

8. Sonderfälle: Blockunterricht, Auslandsaufenthalte, Umzüge

a) Blockunterricht: Bei mehrtägigem Berufsschulunterricht kannst du für jeden Tag separat abrechnen. Besonders lukrativ sind hier die Verpflegungspauschalen (bis zu 28 €/Tag bei Übernachtung).

b) Auslandsreisen: Bei Ausbildungsaufenthalten im Ausland gelten höhere Pauschalen. Die genauen Beträge findest du in den Reisekostenrichtlinien des BMF.

c) Umzugskosten: Wenn du wegen der Ausbildung umziehen musst, können auch die Umzugskosten (bis zu 800 €) erstattet werden – allerdings nur, wenn der Umzug notwendig ist (z.B. weil die Berufsschule zu weit vom Wohnort entfernt ist).

9. Musterformulare und Vorlagen

Viele Berufsschulen und Betriebe stellen eigene Formulare zur Verfügung. Falls nicht, kannst du diese Vorlage der DIHK nutzen. Wichtig ist, dass folgende Angaben enthalten sind:

• Persönliche Daten (Name, Ausbildungsbetrieb, Berufsschule)
• Reisedatum und -ziel
• Art der Reise (Berufsschule, Dienstreise etc.)
• Aufstellung aller Kosten mit Belegnummern
• Bankverbindung für die Auszahlung
• Unterschrift

10. Rechtliche Grundlagen im Überblick

Die wichtigsten gesetzlichen Regelungen für Azubis:

Gesetz/Paragraf	Inhalt	Relevanz für Azubis
§17 BBiG	Berufsausbildungsverhältnis	Regelt die Erstattungspflicht des Arbeitgebers
§4 Abs. 5 EStG	Werbungskosten	Grundlage für Kilometerpauschale (0,30 €)
§9 EStG	Werbungskosten bei der Steuer	Reisekosten können steuerlich geltend gemacht werden
BMF-Schreiben IV C 5 – S 2353/08/10004	Reisekosten bei Auswärtstätigkeit	Regelt Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten

11. Praxistipps: So bekommst du schnell dein Geld

Mit diesen Tipps geht die Abrechnung schneller und du vermeidest Rückfragen:

• Digitalisieren: Scanne alle Belege ein und speichere sie in einer Cloud (z.B. Google Drive) – so gehen keine Dokumente verloren
• Vorlagen nutzen: Erstelle eine Excel-Tabelle mit allen regelmäßigen Fahrten (z.B. Berufsschultage), dann musst du nur noch die Belege ergänzen
• Regelmäßig abrechnen: Reich alle 1-2 Monate eine Abrechnung ein, statt alles bis Jahresende zu sammeln
• Freundlich nachfassen: Wenn die Erstattung länger als 4 Wochen dauert, höflich in der Personalabteilung nachfragen
• Steuerberater nutzen: Falls du unsicher bist, lohnt sich eine Beratung (Kosten: ca. 50-100 €, aber steuerlich absetzbar)

12. Häufige Fragen und Antworten

Frage: Mein Ausbildungsbetrieb zahlt kein Jobticket – kann ich die Fahrtkosten trotzdem abrechnen?

Antwort: Ja, nach §17 BBiG muss der Betrieb die notwendigen Fahrtkosten erstatten. Das gilt besonders, wenn die Berufsschule nicht in der Nähe deines Wohnorts ist.

Frage: Ich fahre mit Fahrgemeinschaft – wie wird das abgerechnet?

Antwort: Bei Fahrgemeinschaften wird die Kilometerpauschale (0,30 €) auf alle Insassen gleichmäßig aufgeteilt. Beispiel: 4 Personen im Auto = 0,075 €/km pro Person.

Frage: Mein Arbeitgeber zahlt nur 0,20 €/km – kann ich den Rest steuerlich geltend machen?

Antwort: Ja, den Differenzbetrag (0,10 €/km) kannst du in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.

Frage: Ich habe vergessen, Belege zu sammeln – was jetzt?

Antwort: Ohne Belege keine Erstattung. Bei kleinen Beträgen (unter 50 €) akzeptieren manche Betriebe auch eine Eigenbestätigung. Ansonsten: In Zukunft direkt nach der Reise die Belege einscannen!

Frage: Gelten die gleichen Regeln für duale Studenten?

Antwort: Nein, duale Studenten haben andere Regelungen (meist nach BAföG). Die hier genannten Infos gelten nur für Auszubildende in einem anerkannten Ausbildungsberuf.

Fazit: So maximierst du deine Reisekostenerstattung

Als Azubi hast du Anspruch auf Erstattung deiner Reisekosten – aber nur, wenn du die Regeln kennst und alles richtig dokumentierst. Hier nochmal die wichtigsten Punkte:

1. Dokumentiere jede Fahrt (Datum, Ziel, km-Stand oder Ticketkosten)
2. Sammle alle Belege (Tankquittungen, Tickets, Hotelrechnungen)
3. Nutze die Pauschalen für Verpflegung und Kilometer – das spart dir Belegsammlerei
4. Reiche regelmäßig ab (alle 1-2 Monate), statt alles bis Jahresende zu sammeln
5. Prüfe deine Steuererklärung – oft gibt es zusätzlich Geld vom Finanzamt

Mit diesem Wissen kannst du sicherstellen, dass du keine Erstattung verpasst und am Ende mehr Geld in der Tasche hast. Bei Unsicherheiten frag immer in deiner Personalabteilung oder bei der Berufsschulverwaltung nach – die sind verpflichtet, dir zu helfen!

Hast du weitere Fragen zur Reisekostenabrechnung? Nutze gerne unseren Reisekostenrechner oben, um deine Erstattung vorab zu berechnen!