DATEV auf neuen Rechner übertragen – Kostenrechner
Berechnen Sie die Kosten und den Aufwand für die Übertragung Ihrer DATEV-Daten auf einen neuen Computer
DATEV auf neuen Rechner übertragen: Komplette Anleitung 2024
Die Übertragung von DATEV auf einen neuen Computer ist ein kritischer Prozess für Steuerberater, Unternehmen und Freiberufler, die mit der DATEV-Software arbeiten. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre DATEV-Daten sicher und effizient auf einen neuen Rechner übertragen – ohne Datenverlust oder Compliance-Probleme.
1. Vorbereitung: Was Sie vor der Übertragung beachten müssen
Bevor Sie mit der eigentlichen Übertragung beginnen, sollten Sie folgende Punkte klären:
- DATEV-Version prüfen: Notieren Sie sich Ihre aktuelle DATEV-Version (z.B. DATEV Kanzlei-Rechnung, DATEV Lohn und Gehalt etc.)
- Lizenzinformationen sichern: Halten Sie Ihre Lizenzdaten (Kundennummer, Aktivierungscodes) bereit
- Systemanforderungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass der neue Rechner die mindestens Systemanforderungen von DATEV erfüllt
- Zeitplan erstellen: Planen Sie die Übertragung außerhalb der Stoßzeiten (z.B. nicht während der Steuererklärungssaison)
2. Schritt-für-Schritt Anleitung zur DATEV-Übertragung
-
Daten sichern (absolut essentiell!)
Erstellen Sie eine vollständige Sicherung Ihrer DATEV-Daten:
- Nutzen Sie die integrierte DATEV-Sicherungsfunktion (unter “Datei” > “Sichern”)
- Alternativ: Manuelle Kopie des DATEV-Programmverzeichnisses (standardmäßig unter C:\DtvP\)
- Für zusätzliche Sicherheit: Erstellen Sie ein Systemabbild mit Tools wie Macrium Reflect oder Acronis True Image
-
Übertragungsmethode wählen
Je nach Datenmenge und Infrastruktur stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:
Methode Geschwindigkeit Kosten Sicherheit Empfehlung Externe SSD-Festplatte (USB 3.1) Sehr schnell (500-1000 MB/s) €50-€200 (einmalig) Sehr hoch (lokal) Beste Wahl für große Datenmengen USB-Stick (USB 3.0) Mittel (50-150 MB/s) €10-€50 Mittel (Verlustgefahr) Nur für kleine Datenmengen Lokales Netzwerk Langsam (10-100 MB/s) €0 (vorhandene Infrastruktur) Hoch (verschlüsselt) Gut für Büroumgebungen DATEV Cloud/Online-Speicher Sehr langsam (abhängig von Internet) €0-€20/Monat Sehr hoch (DATEV-verschlüsselt) Für Remote-Übertragungen Professioneller Dienstleister Schnell (je nach Anbieter) €200-€1000 Sehr hoch Für komplexe Umgebungen -
DATEV auf neuem Rechner installieren
Folgen Sie diesen Schritten:
- Laden Sie die aktuelle DATEV-Version von der offiziellen DATEV-Website herunter
- Führen Sie die Installation mit Administratorrechten durch
- Geben Sie während der Installation Ihre Lizenzdaten ein
- Wählen Sie dieselben Module wie auf Ihrem alten System
- Führen Sie alle verfügbaren Updates durch
-
Daten übertragen und einrichten
Je nach gewählter Methode:
- Externe Festplatte/USB: Kopieren Sie die gesicherten Daten in das entsprechende DATEV-Verzeichnis (standardmäßig C:\DtvP\)
- Netzwerk: Nutzen Sie die DATEV-eigene Netzwerkfunktion oder kopieren Sie die Daten über die Freigabe
- Cloud: Laden Sie die Daten über die DATEV Cloud herunter und speichern Sie sie lokal
Starten Sie DATEV und überprüfen Sie die Datenintegrität:
- Öffnen Sie einige Testmandanten
- Prüfen Sie die letzten Buchungsdaten
- Verifizieren Sie die Steuerdaten (z.B. letzte EÜR oder Bilanz)
-
Abschließende Tests und Freigabe
Führen Sie diese wichtigen Prüfungen durch:
- Testen Sie alle genutzten DATEV-Module
- Erstellen Sie eine Probebuchung und prüfen Sie die Auswertung
- Testen Sie den Datenexport (z.B. Elster-Schnittstelle)
- Prüfen Sie die Druckfunktionen (Formulare, Reports)
- Erstellen Sie eine neue Sicherung auf dem neuen System
3. Häufige Probleme und Lösungen
Bei der Übertragung von DATEV auf einen neuen Rechner können verschiedene Probleme auftreten. Hier die häufigsten Issues und ihre Lösungen:
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| DATEV startet nicht nach Übertragung | Fehlende Registrierungseinträge oder DLL-Dateien | Neuinstallation durchführen und Daten manuell einpflegen |
| Daten sind unvollständig | Unvollständige Sicherung oder Übertragung | Erneute Sicherung erstellen und Übertragung wiederholen |
| Lizenz wird nicht akzeptiert | Falsche Kundennummer oder abgelaufene Lizenz | Lizenzdaten bei DATEV prüfen lassen (Tel: 0911/319-0) |
| Langsame Performance | Unzureichende Hardware oder Fragmentierung | SSD nachrüsten, DATEV-Daten defragmentieren |
| Fehlermeldung “Datenbank beschädigt” | Beschädigte Datenbankdateien (.mdb oder .fdb) | DATEV-Datenbankreparaturtool nutzen oder Backup zurückspielen |
4. Rechtliche und steuerliche Aspekte
Bei der Übertragung von DATEV-Daten müssen Sie besondere Compliance-Anforderungen beachten:
- Datenenschutz (DSGVO): DATEV-Daten enthalten personenbezogene Informationen und unterliegen strengsten Datenschutzbestimmungen. Die Übertragung muss verschlüsselt erfolgen.
- GoBD-konforme Archivierung: Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen alle Daten revisionssicher übertragen werden.
- Steuerliche Aufbewahrungspflichten: Gemäß §147 AO müssen Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass alle historischen Daten vollständig übertragen werden.
- Zertifizierte Dienstleister: Wenn Sie einen externen Dienstleister beauftragen, stellen Sie sicher, dass dieser nach ISO 27001 zertifiziert ist.
5. Kostenvergleich: Selbst durchführen vs. Professionelle Hilfe
Die Entscheidung, ob Sie die Übertragung selbst durchführen oder einen Profi beauftragen, hängt von mehreren Faktoren ab. Hier ein detaillierter Vergleich:
| Kriterium | Selbst durchführen | Professioneller Dienstleister |
|---|---|---|
| Kosten | €0-€200 (nur Hardware) | €300-€1.500 (je nach Umfang) |
| Zeitaufwand | 4-12 Stunden (je nach Erfahrung) | 1-4 Stunden (für Sie unsichtbar) |
| Risiko von Datenverlust | Mittel (abhängig von Erfahrung) | Sehr gering (professionelle Tools) |
| Garantie/Support | Keine (eigenes Risiko) | Meist 3-12 Monate Gewährleistung |
| Compliance-Sicherheit | Mittel (Selbstverantwortung) | Hoch (Zertifizierte Prozesse) |
| Empfehlung für | Erfahrene Anwender mit kleinen Datenmengen | Unternehmen mit kritischen Daten oder komplexen Umgebungen |
6. Langfristige Strategien für DATEV-Nutzer
Die Übertragung auf einen neuen Rechner ist oft ein guter Zeitpunkt, um Ihre DATEV-Strategie insgesamt zu überdenken:
- Cloud-Migration prüfen: DATEV Unternehmen online bietet eine vollständige Cloud-Lösung, die Hardware-Wechsel überflüssig macht
- Regelmäßige Backups automatisieren: Richten Sie ein automatisches Backup-System ein (z.B. mit DATEV DMS oder externen Tools)
- Hardware-Zyklen planen: Erstellen Sie einen 3-5 Jahresplan für Hardware-Erneuerungen, um überraschende Wechsel zu vermeiden
- Schulungen durchführen: Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihr Team in neuen DATEV-Funktionen zu schulen
- Dokumentation verbessern: Erstellen Sie eine detaillierte Dokumentation Ihrer DATEV-Konfiguration für zukünftige Übertragungen
7. Alternative Lösungen zur klassischen Übertragung
Je nach Ihrer Situation können alternative Ansätze sinnvoll sein:
-
DATEV Unternehmen online (Cloud-Lösung)
Vorteile:
- Keine lokale Installation nötig
- Automatische Backups und Updates
- Zugang von jedem Gerät mit Internet
- Skalierbar für wachsende Anforderungen
Nachteile:
- Monatliche Kosten (ab €20/Monat)
- Abhängigkeit von Internetverbindung
- Eingeschränkte Offline-Funktionen
-
Virtualisierung (z.B. mit VMware oder Hyper-V)
Sie können Ihren alten DATEV-Rechner als virtuelle Maschine weiterbetreiben:
- Keine Neuinstallation nötig
- Originalumgebung bleibt erhalten
- Kann auf neuer Hardware ausgeführt werden
-
Hybrid-Lösung (lokal + Cloud)
Kombination aus lokaler Installation und Cloud-Synchronisation:
- Daten werden lokal bearbeitet
- Automatische Sicherung in die Cloud
- Flexibilität bei der Arbeitsweise
8. Checkliste für die DATEV-Übertragung
Nutzen Sie diese Checkliste, um nichts zu vergessen:
- [ ] Alle DATEV-Lizenzdaten (Kundennummer, Aktivierungscodes) bereitlegen
- [ ] Vollständige Datensicherung erstellen (mindestens zwei Kopien)
- [ ] Systemanforderungen des neuen Rechners prüfen
- [ ] Übertragungsmethode auswählen und vorbereiten (Festplatte formatieren etc.)
- [ ] DATEV auf neuem Rechner installieren und aktualisieren
- [ ] Daten übertragen und Integrität prüfen
- [ ] Testmandanten öffnen und Funktionen prüfen
- [ ] Alle Module und Schnittstellen testen
- [ ] Neue Sicherung auf dem neuen System erstellen
- [ ] Alten Rechner sicher löschen (Datenvernichtung nach BSI-Standard)
- [ ] Dokumentation der Übertragung erstellen
9. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Frage: Wie lange dauert die Übertragung von DATEV auf einen neuen Rechner?
Antwort: Die Dauer hängt von der Datenmenge und Übertragungsmethode ab:
- 10 GB über USB 3.0: ca. 15-30 Minuten
- 50 GB über Netzwerk: ca. 1-2 Stunden
- 100+ GB mit professioneller Hilfe: 2-4 Stunden
Frage: Kann ich DATEV einfach von einem alten auf einen neuen Rechner kopieren?
Antwort: Nein, eine einfache Kopie reicht nicht aus. Sie müssen:
- DATEV neu installieren
- Die Lizenz neu aktivieren
- Die Datenbanken korrekt einbinden
- Alle Windows-Registrierungseinträge anpassen
Frage: Was kostet die Übertragung durch einen DATEV-Partner?
Antwort: Die Kosten variieren je nach Umfang:
- Einfache Übertragung (1 Rechner): €200-€400
- Komplexe Umgebung (Mehrplatz): €500-€1.200
- Notfall-Wiederherstellung: €800-€2.000
- Cloud-Migration: €1.000-€3.000 (je nach Mandantenanzahl)
Frage: Wie sichere ich meine DATEV-Daten vor der Übertragung?
Antwort: Folgen Sie diesem Sicherheitsprotokoll:
- Erstellen Sie eine DATEV-interne Sicherung (über Menü “Datei” > “Sichern”)
- Kopieren Sie das gesamte DATEV-Verzeichnis (standardmäßig C:\DtvP\) manuell
- Erstellen Sie ein Systemabbild mit Tools wie Macrium Reflect
- Speichern Sie eine Kopie auf einer externen Festplatte an einem sicheren Ort
- Nutzen Sie die DATEV-Cloud-Sicherung (falls verfügbar)
- Dokumentieren Sie alle Sicherungsschritte
Frage: Was muss ich beachten, wenn ich von DATEV Standard auf DATEV Unternehmen online wechsle?
Antwort: Beim Wechsel in die Cloud sind folgende Punkte wichtig:
- Prüfen Sie die Systemvoraussetzungen für DATEV Unternehmen online
- Planen Sie die Migration außerhalb der Hochphase (z.B. nicht im Januar)
- Klären Sie die Datenmigration mit Ihrem DATEV-Betreuer
- Schulen Sie Ihr Team in der neuen Oberflächenbedienung
- Prüfen Sie die neuen Sicherheitsrichtlinien (Zwei-Faktor-Authentifizierung etc.)
- Passen Sie Ihre internen Prozesse an die Cloud-Umgebung an