Excel-Rechner: Durchschnittslohn & Entgeltfortzahlung (XLS-Berechnung)
Berechnen Sie präzise Ihren durchschnittlichen Lohn und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach deutschen Arbeitsrecht. Exportieren Sie die Ergebnisse direkt in Excel (XLS-Format).
Durchschnittslohn & Entgeltfortzahlung berechnen
Ihre Berechnungsergebnisse
Umfassender Leitfaden: Durchschnittslohn & Entgeltfortzahlung in Excel berechnen
Die korrekte Berechnung des Durchschnittslohns und der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland von entscheidender Bedeutung. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen nach § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), zeigt praktische Berechnungsmethoden in Excel und bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre eigene XLS-Berechnung.
1. Rechtliche Grundlagen der Entgeltfortzahlung
Nach § 3 EFZG haben Arbeitnehmer bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu 6 Wochen pro Krankheitsfall. Die Höhe entspricht dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen (§ 4 EFZG).
Wichtige Ausnahmen:
- Kein Anspruch in den ersten 4 Wochen des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EFZG)
- Kein Anspruch bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Herbeiführung der Arbeitsunfähigkeit
- Sonderregelungen für geringfügig Beschäftigte (§ 8 EFZG)
2. Berechnung des Durchschnittslohns nach § 4 EFZG
Der durchschnittliche Arbeitslohn wird wie folgt ermittelt:
- Referenzzeitraum: Standardmäßig die letzten 13 Wochen (3 Monate) vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Bei schwankenden Einkommen kann ein längerer Zeitraum (bis zu 12 Monate) vereinbart werden.
- Einzubeziehende Bezüge:
- Grundgehalt
- Leistungszuschläge
- Überstundenvergütungen (regelmäßig anfallend)
- Sonderzahlungen (anteilig, wenn im Referenzzeitraum gezahlt)
- Nicht einzubeziehen:
- Einmalige Prämien (z.B. Jubiläumszuwendungen)
- Ersatzleistungen (z.B. Urlaubsabgeltung)
- Vermögenswirksame Leistungen
| Bestandteil | Einbeziehung in Durchschnittslohn | Rechtliche Grundlage |
|---|---|---|
| Grundgehalt | Ja | § 4 Abs. 1 EFZG |
| Leistungszuschläge | Ja (wenn regelmäßig) | § 4 Abs. 1 EFZG |
| Überstundenvergütung | Ja (anteilig) | BAG, Urteil v. 10.12.2003 – 5 AZR 494/02 |
| Weihnachtsgeld | Ja (anteilig) | § 4 Abs. 1a EFZG |
| Urlaubsgeld | Ja (anteilig) | § 4 Abs. 1a EFZG |
| Einmalige Prämien | Nein | BAG, Urteil v. 18.03.2009 – 5 AZR 43/08 |
3. Excel-Formeln für die praktische Berechnung
Für die Umsetzung in Excel (XLS) empfehlen wir folgende Struktur:
- Datenblatt “Gehaltsdaten”:
- Spalte A: Datum (MM/JJJJ)
- Spalte B: Bruttogehalt
- Spalte C: Sonderzahlungen
- Spalte D: Arbeitstage
- Berechnungsblatt “Durchschnittslohn”:
=SUMME(B2:B14)/SUMME(D2:D14) // Durchschnittlicher Bruttotageslohn =SUMME(C2:C14)/12 // Monatliche Sonderzahlungen (anteilig) =(B2+B3+B4)/3 // Durchschnitt der letzten 3 Monate (alternativ)
- Entgeltfortzahlung:
=Durchschnittslohn * Krankheitstage // Brutto-Entgeltfortzahlung =BruttoEntgeltfortzahlung * 0,72 // Netto-Schätzung (ca. 28% Abzüge)
4. Praktisches Beispiel mit realen Zahlen
Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer mit folgenden Daten:
- Monatliches Bruttogehalt: 3.500 €
- Weihnachtsgeld: 2.000 € (November)
- Urlaubsgeld: 1.500 € (Mai)
- Arbeitstage pro Monat: 20
- Krankheitstage: 7
| Monat | Bruttogehalt | Sonderzahlungen | Tageslohn (Brutto) |
|---|---|---|---|
| Januar | 3.500 € | – | 175 € |
| Februar | 3.500 € | – | 175 € |
| März | 3.500 € | – | 175 € |
| April | 3.500 € | – | 175 € |
| Mai | 3.500 € | 1.500 € | 250 € |
| Juni | 3.500 € | – | 175 € |
| Durchschnitt | 3.500 € | 250 €/Monat | 191,67 € |
Berechnung der Entgeltfortzahlung:
- Durchschnittlicher Bruttotageslohn: 191,67 €
- Entgeltfortzahlung für 7 Tage: 191,67 € × 7 = 1.341,69 € Brutto
- Geschätzte Netto-Entgeltfortzahlung: 1.341,69 € × 0,72 = 966,02 € Netto
5. Häufige Fehler bei der Berechnung vermeiden
Bei der praktischen Umsetzung kommen immer wieder dieselben Fehler vor:
- Falscher Referenzzeitraum: Viele Arbeitgeber nehmen fälschlicherweise nur den Vormonat statt der gesetzlichen 13 Wochen.
- Fehlende Anteile von Sonderzahlungen: Weihnachts- und Urlaubsgeld müssen anteilig berücksichtigt werden, auch wenn sie nicht monatlich gezahlt werden.
- Unberücksichtigte Arbeitstage: Der Tageslohn muss durch die tatsächlichen Arbeitstage (nicht Kalendertage) geteilt werden.
- Netto-Brutto-Verwechslung: Die Entgeltfortzahlung wird immer in Brutto berechnet, die Auszahlung erfolgt dann nach Abzug der Sozialversicherungsbeiträge.
- Fehlende Dokumentation: Ohne nachvollziehbare Excel-Berechnung können Berechnungen im Streitfall nicht belegt werden.
6. Excel-Vorlage für Ihre eigene Berechnung
Für die praktische Umsetzung empfehlen wir folgende Struktur in Ihrer Excel-Datei:
- Tabellenblatt “Eingaben”:
- Zelle B2: Monatliches Bruttogehalt
- Zelle B3: Arbeitstage pro Monat
- Zelle B4: Krankheitstage
- Zelle B5: Referenzzeitraum (Monate)
- Zelle B6: Jahresbonus (Weihnachtsgeld etc.)
- Tabellenblatt “Berechnung”:
// Durchschnittlicher Bruttotageslohn =Eingaben!B2/Eingaben!B3 // Anteilige Sonderzahlungen pro Monat =Eingaben!B6/12 // Korrigierter Tageslohn mit Sonderzahlungen =(Eingaben!B2+Eingaben!B6/12)/Eingaben!B3 // Entgeltfortzahlung Brutto =(Eingaben!B2+Eingaben!B6/12)/Eingaben!B3*Eingaben!B4 // Geschätzte Netto-Entgeltfortzahlung (ca. 28% Abzüge) =(Eingaben!B2+Eingaben!B6/12)/Eingaben!B3*Eingaben!B4*0,72
- Tabellenblatt “Dokumentation”:
- Kopie der Berechnungsformeln
- Hinweis auf § 4 EFZG
- Datum der Berechnung
- Name des Bearbeiters
7. Rechtliche Aktualisierungen 2024
Für das Jahr 2024 gibt es folgende wichtige Änderungen:
- Mindestlohn: Erhöhung auf 12,41 €/Stunde (ab 01.01.2024) – dies beeinflusst die Berechnung bei Mindestlohnbeziehern
- Sozialversicherungsbeiträge:
- Krankenversicherung: 14,6% + 1,6% Zusatzbeitrag
- Pflegeversicherung: 4,0% (in Sachsen: 4,625%)
- Rentenversicherung: 18,6%
- Arbeitslosenversicherung: 2,6%
- Entgeltfortzahlung bei Quarantäne: Die Sonderregelungen aus der Corona-Pandemie wurden bis 31.12.2024 verlängert (§ 56 IfSG)
Diese Änderungen müssen in Ihrer Excel-Berechnung berücksichtigt werden, insbesondere bei der Schätzung der Netto-Entgeltfortzahlung.
8. Vergleich: Manuelle Berechnung vs. Excel vs. Softwarelösungen
| Methode | Genauigkeit | Zeitaufwand | Kosten | Dokumentation | Flexibilität |
|---|---|---|---|---|---|
| Manuelle Berechnung | Fehleranfällig | Hoch (30+ Min) | Keine | Schlecht | Gering |
| Excel (eigene Vorlage) | Sehr hoch | Mittel (10 Min) | Keine | Sehr gut | Hoch |
| Excel (prof. Vorlage) | Hoch | Gering (5 Min) | Einmalig 20-50 € | Sehr gut | Mittel |
| Lohnbuchhaltungssoftware | Sehr hoch | Gering (2 Min) | Monatlich 10-50 € | Automatisch | Gering |
| Online-Rechner | Mittel | Gering (3 Min) | Kostenlos | Keine | Keine |
Unsere Empfehlung: Für gelegentliche Berechnungen ist eine selbsterstellte Excel-Vorlage die optimale Lösung. Bei häufigen Berechnungen lohnt sich die Investition in eine professionelle Excel-Vorlage oder Lohnbuchhaltungssoftware.
9. Musterbrief für die Entgeltfortzahlungsmitteilung
Nach der Berechnung sollten Sie dem Arbeitnehmer eine schriftliche Mitteilung zukommen lassen. Hier ein Muster:
[Ihr Briefkopf] [Datum] Entgeltfortzahlungsmitteilung nach § 3 EFZG Sehr geehrte/r [Name], wie besprochen erhalten Sie für den Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] ([Anzahl] Tage) Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall in Höhe von: - Brutto-Entgeltfortzahlung: [Betrag] € - Voraussichtliche Nettozahlung: [Betrag] € (unter Vorbehalt der korrekten Abführung der Sozialversicherungsbeiträge) Berechnungsgrundlage: - Referenzzeitraum: [Zeitraum] - Durchschnittlicher Bruttotageslohn: [Betrag] € - Einbezogene Sonderzahlungen: [Betrag] € (anteilig) Die Auszahlung erfolgt mit der nächsten regulären Gehaltsabrechnung am [Datum]. Bitte reichen Sie uns umgehend Ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, falls noch nicht geschehen. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Position]
10. Häufige Fragen und Antworten
Frage: Muss ich Überstundenvergütungen in den Durchschnittslohn einbeziehen?
Antwort: Ja, wenn die Überstunden regelmäßig anfallen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 10.12.2003 (5 AZR 494/02) entschieden, dass regelmäßig geleistete Überstunden in die Berechnung einzubeziehen sind.
Frage: Wie berechne ich den Durchschnittslohn bei schwankendem Einkommen (z.B. Provisionen)?
Antwort: Bei stark schwankendem Einkommen empfiehlt sich ein längerer Referenzzeitraum (bis zu 12 Monate). Die Berechnung erfolgt dann als arithmetisches Mittel aller Bezüge im Referenzzeitraum, geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage.
Frage: Darf ich die Entgeltfortzahlung mit Urlaubsansprüchen verrechnen?
Antwort: Nein, das ist nach § 9 BUrlG ausdrücklich verboten. Entgeltfortzahlung und Urlaub sind zwei separate Ansprüche.
Frage: Wie lange muss ich die Berechnungsunterlagen aufbewahren?
Antwort: Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen 10 Jahre.
Frage: Gilt die Entgeltfortzahlung auch bei Quarantäne?
Antwort: Ja, seit 2020 gibt es Sonderregelungen für Quarantänefälle nach § 56 IfSG. Die Entgeltfortzahlung erfolgt analog zu Krankheitsfällen.