Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern – Kostenrechner
Berechnen Sie die optimalen Lizenzkosten für die Nutzung von Lexware Buchhalter auf zwei Arbeitsplätzen
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Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern: Kompletter Leitfaden 2024
Die Nutzung von Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern ist für viele kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und Steuerberater eine praktische Lösung, um die Buchhaltung effizienter zu gestalten. Dieser umfassende Leitfaden erklärt Ihnen alle rechtlichen Rahmenbedingungen, technischen Voraussetzungen und kostengünstigen Lösungsmöglichkeiten für die Mehrfachnutzung der beliebten Buchhaltungssoftware.
1. Rechtliche Grundlagen: Darf man Lexware auf zwei Rechnern installieren?
Die Nutzung von Software auf mehreren Geräten unterliegt in Deutschland klaren urheberrechtlichen Bestimmungen (§ 69a ff. UrhG) und den spezifischen Lizenzbedingungen von Lexware. Hier die wichtigsten Punkte:
- Einzelplatzlizenz: Standardmäßig berechtigt eine Einzelplatzlizenz zur Installation auf einem Hauptgerät und einem tragbaren Gerät (z.B. Laptop) für dieselbe Person. Eine gleichzeitige Nutzung auf zwei stationären Rechnern ist damit nicht gestattet.
- Mehrplatzlizenz: Für die legale Nutzung auf zwei oder mehr Rechnern (auch gleichzeitig) benötigen Sie eine Mehrplatzlizenz oder eine Netzwerklizenz.
- Cloud-Version: Lexware bietet mit “Lexware buchhalter online” eine Cloud-Lösung an, die von beliebig vielen Geräten aus nutzbar ist (Zugang über Browser).
2. Technische Lösungen für die Nutzung auf zwei Rechnern
Es gibt mehrere technische Ansätze, um Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern zu nutzen. Wir stellen die drei gängigsten Methoden vor:
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Mehrplatzlizenz erwerben
Die einfachste und legal einwandfreie Lösung. Lexware bietet spezielle Mehrplatzlizenzen an, die die Installation auf bis zu 5 Arbeitsplätzen ermöglichen. Die Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert (z.B. auf einem Server oder NAS-System).
Vorteile: Vollständig legal, offizielle Unterstützung durch Lexware, einfache Einrichtung.
Nachteile: Höhere Anschaffungskosten (ca. 20-30% Aufschlag auf den Einzelplatzpreis).
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Netzwerkfreigabe der Daten
Bei dieser Methode installieren Sie Lexware auf beiden Rechnern mit Einzelplatzlizenzen und legen die Datenbankdatei (.lwd) auf einem netzwerkfreigegebenen Laufwerk (z.B. NAS oder Server) ab. Beide Installation greifen auf dieselbe Datenbank zu.
Wichtig: Diese Lösung ist nur legal, wenn Sie zwei separate Lizenzen besitzen und die Software nicht gleichzeitig auf beiden Rechnern nutzen.
Technische Voraussetzungen:
- Stabiles lokales Netzwerk (LAN oder WLAN)
- Netzwerkspeicher (NAS) oder Server mit Freigabe
- Regelmäßige Datensicherung (Risiko von Datenkonflikten!)
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Virtualisierung (z.B. mit VMware oder VirtualBox)
Eine virtuelle Maschine mit Lexware kann von beiden physischen Rechnern aus gestartet werden. Diese Lösung erfordert jedoch technisches Know-how und ist rechtlich nur zulässig, wenn die Lizenzbedingungen dies explizit erlauben (bei Lexware meist nicht der Fall).
3. Kostenvergleich: Welche Lösung ist die günstigste?
Die Kosten für die Nutzung von Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern hängen von der gewählten Methode und der Version ab. Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der Gesamtkosten über 3 Jahre (inkl. Wartungsvertrag):
| Lösung | Anschaffungskosten (€) | Jährliche Kosten (€) | Gesamtkosten 3 Jahre (€) | Rechtliche Sicherheit |
|---|---|---|---|---|
| 2x Einzelplatzlizenz (Premium) | 2 × 499 = 998 | 2 × 180 = 360 | 1.718 | Eingeschränkt (keine Simultannutzung) |
| Mehrplatzlizenz (Premium, 2 User) | 799 | 240 | 1.519 | Vollständig |
| Cloud-Version (Premium, 2 User) | 0 | 600 (2 × 25/Monat) | 1.800 | Vollständig |
| Netzwerkfreigabe (2x Einzelplatz) | 998 | 360 | 1.718 | Eingeschränkt (keine Simultannutzung) |
Empfehlung: Die Mehrplatzlizenz bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bei voller rechtlicher Sicherheit. Die Cloud-Version ist zwar teurer, aber flexibler und ohne Installationsaufwand.
4. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Mehrplatzlizenz einrichten
Folgen Sie dieser Anleitung, um Lexware Buchhalter mit einer Mehrplatzlizenz auf zwei Rechnern einzurichten:
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Mehrplatzlizenz erwerben
Kaufen Sie die passende Mehrplatzlizenz direkt bei Lexware oder einem autorisierten Händler. Achten Sie darauf, dass die Lizenz für die gewünschte Version (Premium, Professional oder Plus) und die richtige Nutzeranzahl (mind. 2) gilt.
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Server-Installation vorbereiten
Wählen Sie einen Rechner als “Server” (dieser muss nicht leistungsstark sein, sollte aber regelmäßig laufen). Erstellen Sie ein freigegebenes Netzlaufwerk (z.B.
\\SERVER\LexwareData) mit Lese-/Schreibrechten für alle Nutzer. -
Lexware auf dem Server installieren
- Starten Sie die Lexware-Installation auf dem Server-Rechner.
- Wählen Sie bei der Installation die Option “Mehrplatzinstallation“.
- Geben Sie den Pfad zum freigegebenen Netzlaufwerk an (z.B.
Z:\LexwareData). - Vollenden Sie die Installation und aktivieren Sie die Lizenz mit dem erhaltenen Schlüssel.
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Client-Installation auf dem zweiten Rechner
- Installieren Sie Lexware auf dem zweiten Rechner.
- Wählen Sie “Client-Installation für Mehrplatzsystem“.
- Geben Sie den Pfad zum Netzlaufwerk an (muss identisch mit dem Server-Pfad sein).
- Starten Sie Lexware – die Daten werden automatisch vom Server geladen.
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Datenbank einrichten
Erstellen Sie im freigegebenen Ordner eine neue Datenbank oder kopieren Sie eine bestehende (.lwd-Datei) dorthin. Beide Rechner greifen nun auf dieselbe Datenbank zu.
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Regelmäßige Sicherungen einrichten
Konfigurieren Sie automatische Backups (z.B. mit der integrierten Lexware-Sicherungsfunktion oder einem NAS-System). Empfohlen wird eine tägliche Sicherung der Datenbankdateien.
5. Häufige Probleme und Lösungen
Bei der Nutzung von Lexware auf zwei Rechnern können folgende Probleme auftreten:
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Datenbank wird als “gesperrt” angezeigt | Ein anderer Nutzer hat die Datei geöffnet oder das Programm ist abgestürzt. |
|
| Lange Ladezeiten beim Öffnen der Datenbank | Langsame Netzwerkverbindung oder große Datenbank |
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| Lizenzfehler “Ungültiger Produktkey” | Mehrplatzlizenz nicht korrekt aktiviert |
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| Dateninkonsistenzen (z.B. fehlende Buchungen) | Gleichzeitige Bearbeitung ohne Sperrmechanismus |
|
6. Alternativen zu Lexware für Mehrplatznutzung
Falls Lexware für Ihre Anforderungen nicht optimal ist, kommen folgende Alternativen infrage:
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Datev Unternehmen online
Die Cloud-Lösung des Marktführers für Steuerberater. Vorteile: Hohe Rechtssicherheit, direkte Anbindung an das Finanzamt, Mehrplatznutzung inklusive. Nachteile: Hohe Kosten (ab €50/Monat pro Nutzer), komplexe Bedienung.
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SevDesk
Moderne Cloud-Buchhaltungssoftware mit Mehrplatzfunktion. Vorteile: Günstig (ab €15/Monat), intuitive Bedienung, automatische Bankabgleiche. Nachteile: Weniger Funktionen für komplexe Buchhaltung.
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Agenda Buchhaltung
Lokale Lösung mit guter Mehrplatzunterstützung. Vorteile: Einmalige Kosten (ab €600), gute DATEV-Schnittstelle. Nachteile: Veraltete Benutzeroberfläche, keine Cloud-Option.
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Microsoft Dynamics 365 Business Central
Enterprise-Lösung für größere Unternehmen. Vorteile: Skalierbar, integrierte ERP-Funktionen. Nachteile: Sehr teuer (ab €70/Monat pro Nutzer), hohe Einarbeitungszeit.
Comparison Table: Lexware vs. Alternativen
| Kriterium | Lexware Buchhalter (Mehrplatz) | Datev Unternehmen online | SevDesk | Agenda Buchhaltung |
|---|---|---|---|---|
| Preis (2 Nutzer, 3 Jahre) | ~€1.500 | ~€3.600 | ~€1.080 | ~€1.200 |
| Cloud-Nutzung möglich | Nein (nur lokale Mehrplatzlizenz) | Ja | Ja | Nein |
| Simultane Nutzung | Ja (mit Mehrplatzlizenz) | Ja | Ja | Ja |
| DATEV-Schnittstelle | Ja | Ja (direkte Anbindung) | Ja | Ja |
| Automatischer Bankabgleich | Eingeschränkt | Ja | Ja | Nein |
| Mobile App | Nein | Ja | Ja | Nein |
| Geignet für Steuerberater | Ja | Ja (Standard) | Nein | Ja |
7. Steuerliche Aspekte: Was das Finanzamt wissen muss
Die Nutzung von Buchhaltungssoftware auf mehreren Rechnern hat auch steuerliche Implikationen, insbesondere bei der GoBD-konformen Archivierung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wichtige GoBD-Anforderungen für Lexware-Mehrplatznutzung:
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss eindeutig einem Nutzer zugeordnet werden können. Lexware protokolliert dies automatisch in der Datenbank.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Nutzen Sie die Lexware-Änderungsprotokollierung.
- Aufbewahrungsfristen: Daten müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Erstellen Sie jährliche Backups und lagern Sie diese extern (z.B. auf DVD oder in der Cloud).
- Datenzugriff: Das Finanzamt muss im Rahmen einer Prüfung auf die Daten zugreifen können. Bei Mehrplatznutzung muss dies für alle Arbeitsplätze möglich sein.
Gemäß § 146 AO (Abgabenordnung) sind Sie verpflichtet, die “Ordnungsmäßigkeit der Buchführung” sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung drohen Steuernachzahlungen oder sogar Bußgelder.
8. Fazit: Die beste Lösung für Ihre Anforderungen
Die optimale Lösung für die Nutzung von Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab:
- Für kleine Unternehmen und Freiberufler: Die Mehrplatzlizenz ist die kostengünstigste und rechtssicherste Lösung. Die einmaligen Kosten von ca. €800-€1.500 amortisieren sich schnell durch die effizientere Arbeitsweise.
- Für Teams mit wechselnden Arbeitsplätzen: Die Cloud-Version (Lexware buchhalter online) bietet maximale Flexibilität, ist aber auf Dauer teurer.
- Für Steuerberater und größere Unternehmen: Eine DATEV-Anbindung (entweder über Lexware mit DATEV-Export oder direkt Datev Unternehmen online) ist aufgrund der direkten Schnittstelle zum Finanzamt empfehlenswert.
- Für technikaffine Nutzer: Die Netzwerkfreigabe mit zwei Einzelplatzlizenzen kann eine günstige Lösung sein – allerdings nur, wenn keine Simultannutzung erforderlich ist.
Unsere klare Empfehlung: Investieren Sie in eine offizielle Mehrplatzlizenz oder die Cloud-Version, um rechtliche Risiken zu vermeiden und von vollem Support zu profitieren. Die Einsparungen durch effizientere Buchhaltung überwiegen die höheren Anfangskosten bei weitem.
Mit der richtigen Einrichtung und regelmäßigen Schulungen Ihrer Mitarbeiter wird Lexware Buchhalter auf zwei Rechnern zu einem mächtigen Werkzeug für Ihre digitale Buchhaltung – rechtssicher, effizient und zukunftsfähig.