Lexware Finanzmanager – Datenzugriff von zwei Rechnern berechnen
Berechnen Sie die optimalen Einstellungen für den gleichzeitigen Zugriff auf Ihre Finanzdaten von zwei Arbeitsplätzen mit Lexware Finanzmanager.
Lexware Finanzmanager: Datenzugriff von zwei Rechnern – Komplettanleitung
Der Lexware Finanzmanager ist eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland. Eine häufige Anforderung ist der gleichzeitige Zugriff auf Finanzdaten von zwei oder mehr Rechnern. Diese Anleitung erklärt alle technischen und lizenzrechtlichen Aspekte, um eine reibungslose Mehrplatznutzung einzurichten.
1. Lizenzmodelle für Mehrplatzzugriff
Lexware bietet drei Hauptlizenzmodelle an, die sich für den Zugriff von zwei Rechnern eignen:
| Lizenz-Typ | Gleichzeitige Nutzer | Netzwerkfähigkeit | Jährliche Kosten (ca.) | Empfohlen für |
|---|---|---|---|---|
| Standard (Einzelplatz) | 1 | Nein | €99,90 | Einzelunternehmer ohne Team |
| Premium (Mehrplatz) | 2-3 | Lokal (LAN) | €249,90 | Kleine Teams mit 2-3 Arbeitsplätzen |
| Professional (Netzwerk) | 3-10 | LAN/WAN/Cloud | €499,90+ | Mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten |
Wichtige Lizenzhinweise:
- Einzelplatzlizenzen erlauben keinen gleichzeitigen Zugriff von zwei Rechnern – selbst wenn die Datei auf einem Netzlaufwerk liegt
- Mehrplatzlizenzen (Premium) ermöglichen 2-3 gleichzeitige Nutzer im lokalen Netzwerk
- Für Internet-Zugriff (WAN) ist die Professional-Version mit Lexware Hosting oder einer VPN-Lösung erforderlich
- Die Nutzungsbedingungen sehen vor, dass pro Lizenz nur eine Installation aktiv sein darf – Ausnahmen gelten für Mehrplatzlizenzen
2. Technische Voraussetzungen für Zwei-Rechner-Zugriff
2.1 Hardware-Anforderungen
| Komponente | Mindestanforderung | Empfohlen für 2 Nutzer |
|---|---|---|
| Prozessor | Dual-Core 2 GHz | Quad-Core 3 GHz+ |
| Arbeitsspeicher | 4 GB | 8 GB+ |
| Festplatte | 500 GB HDD | 1 TB SSD (für Datenbank) |
| Netzwerk | 100 Mbit LAN | 1 Gbit LAN oder VPN |
2.2 Netzwerk-Konfiguration
Für den Zugriff von zwei Rechnern gibt es drei Hauptmethoden:
- Lokale Dateifreigabe (einfachste Methode)
- Datenbankdatei (.mdb oder .ldf) auf einem zentralen Server oder NAS speichern
- Freigabe mit Lese-/Schreibrechten für beide Nutzer einrichten
- In Lexware unter Extras → Optionen → Datenbank den Pfad zur Netzwerkdatei angeben
- Nachteil: Keine echte Simultannutzung – Datei wird gesperrt beim Öffnen
- Lexware Mehrplatzversion mit SQL-Server (empfohlen)
- Nutzt Microsoft SQL Server Express (kostenlos)
- Echte Mehrbenutzerfähigkeit mit Sperrmechanismen
- Installation des Lexware Datenbankservers auf einem zentralen Rechner
- Client-Rechner verbinden sich über TCP/IP mit dem Server
- Cloud-Synchronisation (für entfernte Standorte)
- Nutzung von Lexware Hosting (monatliche Gebühr)
- Alternativ: Drittanbieter-Lösungen wie Dropbox + VPN
- Wichtig: Datenbankdateien dürfen nie direkt in Cloud-Speicher bearbeitet werden – nur über synchronisierte lokale Kopien
2.3 Schritt-für-Schritt Einrichtung der SQL-Server-Lösung
Die professionellste Methode für zwei Rechner ist die Einrichtung mit SQL Server:
- Vorbereitung:
- Laden Sie Microsoft SQL Server Express herunter
- Installieren Sie es auf dem Hauptrechner (der als Server dient)
- Stellen Sie sicher, dass TCP/IP-Protokoll in der SQL-Server-Konfiguration aktiviert ist
- Lexware Datenbankserver installieren:
- Führen Sie die Lexware Installation aus und wählen Sie “Datenbankserver installieren”
- Wählen Sie SQL Server Authentifizierung und vergeben Sie ein sicheres Passwort
- Notieren Sie sich den Servernamen (normalerweise
.\LEXWAREoderlocalhost\LEXWARE)
- Client-Rechner einrichten:
- Installieren Sie Lexware Finanzmanager auf dem zweiten Rechner
- Wählen Sie bei der Installation “Client-Installation”
- Geben Sie bei der ersten Verbindung die Server-IP und Anmeldedaten ein
- Firewall-Konfiguration:
- Öffnen Sie Port 1433 (Standard-SQL-Port) in der Windows-Firewall
- Für LAN-Zugriff: Erlauben Sie den Port nur für lokale IP-Adressen (z.B. 192.168.1.0/24)
3. Datensicherheit und Compliance
Beim Zugriff von zwei Rechnern auf Finanzdaten sind besondere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich:
3.1 Verschlüsselungsstandards
- Datenbankverschlüsselung: Lexware nutzt standardmäßig AES-256 für gespeicherte Daten
- Übertragungsverschlüsselung:
- LAN: Empfohlen IPsec oder SMB 3.0 Verschlüsselung
- WAN/Internet: VPN mit AES-256 (z.B. OpenVPN oder WireGuard)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für Cloud-Zugriff unbedingt aktivieren (z.B. über BSI-Empfehlungen)
3.2 Backup-Strategie für Mehrplatzsysteme
Bei zwei Nutzern ist ein robustes Backup-System essenziell:
| Backup-Typ | Häufigkeit | Speicherort | Wiederherstellungszeit |
|---|---|---|---|
| Inkrementell | Stündlich | Lokale NAS | < 15 Minuten |
| Differenziell | Täglich | Externe Festplatte | < 1 Stunde |
| Vollbackup | Wöchentlich | Cloud (verschlüsselt) | < 4 Stunden |
| Notfall-Backup | Monatlich | Offline-Medium (Band) | < 8 Stunden |
According to the German Federal Office for Information Security (BSI), financial data should be backed up using the 3-2-1 rule: 3 copies of your data on 2 different media with 1 copy offsite.
3.3 DSGVO-Compliance bei Mehrplatzzugriff
Beim gemeinsamen Zugriff auf Finanzdaten sind folgende DSGVO-Aspekte zu beachten:
- Zugangsprotokollierung: Führen Sie ein Logbuch über alle Zugriffe (wer, wann, welche Daten)
- Datenminimierung: Gewähren Sie nur Zugriff auf die notwendigen Datenbereiche
- Löschfristen: Alte Finanzdaten nach 10 Jahren (§147 AO) sicher löschen
- Auftragsverarbeitung: Bei Cloud-Nutzung muss ein AV-Vertrag mit dem Anbieter bestehen
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht in Artikel 32 vor, dass personenbezogene Daten (wie sie in Finanzsoftware vorkommen) besonders geschützt werden müssen.
4. Performance-Optimierung für zwei Nutzer
4.1 Datenbank-Optimierung
- Indizes anlegen: Für häufig abgefragte Felder (z.B. Datum, Betrag, Kundennummer)
- Datenbank-Wartung: Monatliche
DBCC CHECKDBundUPDATE STATISTICSdurchführen - TempDB-Konfiguration: Auf SSD auslagern mit festen Dateigrößen
- Abfrageoptimierung: Komplexe Berichte außerhalb der Stoßzeiten erstellen
4.2 Netzwerk-Optimierung
Für beste Performance im LAN:
- Verwenden Sie Gigabit-Ethernet (1000 Mbit/s) statt WLAN
- Aktivieren Sie Jumbo Frames (9000 Byte) auf Switches und Netzwerkkarten
- Setzen Sie die MTU-Größe auf 1500 Byte (Standard)
- Nutzen Sie QoS (Quality of Service) für Lexware-Datenverkehr
Für WAN/Internet-Verbindungen:
- Mindestens 50 Mbit/s Upload pro Nutzer
- Latenz unter 50 ms (ping)
- Paketverlust unter 0,5%
- Verwenden Sie TCP-Optimierungstools wie
nagle off
4.3 Hardware-Empfehlungen für den Server-Rechner
Wenn ein Rechner als Server dient:
- CPU: Intel Core i7-12700 oder AMD Ryzen 7 5800X (8 Kerne/16 Threads)
- RAM: 32 GB DDR4-3200 (für SQL Server + Lexware)
- Storage:
- OS/Datenbank: 500 GB NVMe SSD (z.B. Samsung 980 Pro)
- Backups: 4 TB HDD (z.B. WD Red)
- Netzwerk: Dual-Port Gigabit NIC (z.B. Intel I350-T2)
- USV: Unterbrechungsfreie Stromversorgung (z.B. APC Back-UPS 1500VA)
5. Häufige Probleme und Lösungen
5.1 “Datenbank ist gesperrt”-Fehler
Ursache: Ein anderer Nutzer hat die Datenbank exclusiv geöffnet.
Lösungen:
- Prüfen Sie im Task-Manager, ob
LxFinanz.exeauf dem anderen Rechner läuft - Nutzen Sie die Lexware Datenbankverwaltung (unter Startmenü), um Sperren zu lösen
- Für SQL-Server: Führen Sie
sp_who2aus, um sperrende Prozesse zu identifizieren - Aktivieren Sie in den Lexware-Optionen “Mehrbenutzerbetrieb”
5.2 Langsame Performance bei Netzwerkzugriff
Mögliche Ursachen und Lösungen:
| Problem | Diagnose | Lösung |
|---|---|---|
| Hohe Latenz | ping [Server-IP] > 20ms |
Kabelverbindung prüfen, Switch ersetzen |
| Datenbank-Fragmentierung | DBCC SHOWCONTIG zeigt >30% Fragmentierung |
DBCC INDEXDEFRAG oder REINDEX ausführen |
| Unzureichender RAM | Task-Manager zeigt >90% RAM-Auslastung | RAM aufrüsten oder SQL-Server Max Memory begrenzen |
| Langsame Festplatte | Datenbank auf HDD statt SSD | Datenbankdateien auf SSD verschieben |
5.3 Synchronisationskonflikte
Bei manueller Synchronisation zwischen zwei Rechnern:
- Problem: Unterschiedliche Datenstände nach Bearbeitung auf beiden Rechnern
- Lösung:
- Nutzen Sie die Lexware Datenabgleich-Funktion (unter Extras)
- Legen Sie klare Bearbeitungszeiten fest (z.B. Nutzer A: vormittags, Nutzer B: nachmittags)
- Für kritische Daten: Manueller Export/Import über CSV mit Abgleich
- Consider using version control for database files (e.g., Git-LFS for binary files)
6. Alternativen zu Lexware für Mehrplatzzugriff
Falls Lexware nicht den Anforderungen entspricht, gibt es Alternativen mit besserer Mehrplatzunterstützung:
| Software | Gleichzeitige Nutzer | Netzwerkfähigkeit | Preis (ab) | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|
| Datev Unternehmen online | Unbegrenzt | Cloud-basiert | €49/Monat | Volle DSGVO-Compliance, Steuerberater-Anbindung |
| Sage 100 | 10+ | LAN/WAN | €1.200/Jahr | Starke ERP-Integration, SQL-basiert |
| SevDesk | Unbegrenzt | Cloud | €19/Monat | Moderne API, gute Mobile-Apps |
| Lexoffice | 5 | Cloud | €14/Monat | Einfache Bedienung, gute Rechnungsfunktionen |
6.1 Vergleich: Lexware vs. Datev für zwei Nutzer
| Kriterium | Lexware Finanzmanager Premium | Datev Unternehmen online |
|---|---|---|
| Gleichzeitige Nutzer | 2-3 | Unbegrenzt |
| Installationsaufwand | Mittel (SQL-Server Setup) | Gering (Cloud) |
| Datenhoheit | Vollständig (lokal) | Eingeschränkt (Cloud) |
| Monatliche Kosten | ~€21 (einmalig €249) | €49+ |
| Steuerberater-Schnittstelle | Datev-Export | Direkte Integration |
| Mobile Zugriff | Eingeschränkt (VPN nötig) | Vollständig (App) |
7. Rechtliche Aspekte beim Datenzugriff von zwei Rechnern
7.1 Urheberrecht und Lizenzbedingungen
Die Lexware Lizenzbedingungen sehen vor:
- Pro Lizenz ist eine Installation auf einem Rechner erlaubt
- Mehrplatzlizenzen ermöglichen gleichzeitige Nutzung auf mehreren Rechnern im selben Netzwerk
- Die Weitergabe der Software an Dritte ist verboten
- Bei Virtualisierung (z.B. Terminalserver) ist eine spezielle Lizenz erforderlich
Verstöße gegen diese Bedingungen können zu vertraglichen Strafen und dem Verlust des Support-Anspruchs führen. Im Extremfall sind Schadensersatzforderungen möglich.
7.2 Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
Nach §147 AO (Abgabenordnung) müssen Finanzdaten:
- 10 Jahre aufbewahrt werden (Bücher, Inventare, Bilanzen)
- 6 Jahre für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege
- Digital gespeichert werden dürfen, wenn:
- Die Daten jederzeit verfügbar sind
- Sie unveränderbar gespeichert werden (keine nachträglichen Änderungen)
- Ein indexbasiertes Suchsystem existiert
Die offizielle Abgabenordnung enthält die genauen Vorgaben zur digitalen Aufbewahrung.
7.3 Arbeitsrechtliche considerations
Beim gemeinsamen Zugriff auf Finanzdaten sind arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten:
- Zugangsrechte: Nur berechtigte Mitarbeiter dürfen Zugriff erhalten (§26 BDSG)
- Schulungspflicht: Mitarbeiter müssen im Umgang mit Finanzsoftware geschult werden
- Vertragliche Regelungen: Arbeitsverträge sollten Datenschutzklauseln enthalten
- Protokollierung: Zugriffe auf sensible Daten sollten protokolliert werden
8. Zukunftsszenarien: Cloud vs. Lokale Installation
8.1 Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
| Kriterium | Lokale Installation | Cloud-Lösung |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Hoch (Hardware + Software) | Gering (Abonnement) |
| Betriebskosten | Gering (nur Wartung) | Mittel (monatliche Gebühren) |
| Datenhoheit | Vollständig | Eingeschränkt (Anbieterabhängig) |
| Skalierbarkeit | Begrenzt (Hardware-Upgrades nötig) | Sehr gut (automatische Skalierung) |
| Zugänglichkeit | Nur im lokalen Netzwerk (ohne VPN) | Worldwide mit Internetzugang |
| Sicherheit | Abhängig von eigener IT-Sicherheit | Professionelle Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters |
| Performance | Sehr gut (lokal) | Abhängig von Internetverbindung |
8.2 Hybrid-Lösungen als Kompromiss
Eine zunehmend beliebte Lösung ist der Hybrid-Ansatz:
- Lokale Installation für die Hauptnutzung im Büro
- Cloud-Synchronisation für den externen Zugriff
- Automatisierte Backups in die Cloud für Disaster Recovery
- VPN-Zugriff für sichere externe Verbindungen
Dieser Ansatz kombiniert die Datenhoheit einer lokalen Lösung mit der Flexibilität der Cloud.
9. Praxistipps von Lexware-Experten
9.1 Tägliche Arbeitsroutinen
- Morgen: Datenbank-Backup vor Arbeitsbeginn
- Mittag: Synchronisation der beiden Arbeitsplätze
- Abend: Vollständiges Backup und Datenbank-Wartung
- Wöchentlich: Überprüfung der Datenbank-Integrität
9.2 Empfohlene Add-ons
- Lexware Backup: Automatisierte Sicherungslösung (€49/Jahr)
- Dokumentenmanagement: Lexware scan+ für digitale Belegablage
- Zeiterfassung: Lexware lohn+gehalt für Personalmanagement
- Schnittstellen: DATEV-Export-Modul für Steuerberater
9.3 Schulungsressourcen
- Offizielle Lexware Tutorials: Lexware Support Center
- YouTube-Kanäle: “Lexware Akademie” mit Video-Anleitungen
- Bücher: “Lexware Finanzmanager – Das Praxisbuch” (Rheinwerk Verlag)
- Zertifizierung: Lexware-Partnerprogramm für professionelle Nutzer
10. Fazit: Die optimale Lösung für zwei Rechner
Für den Zugriff von zwei Rechnern auf Lexware Finanzmanager empfehlen wir:
- Für lokale Nutzung (LAN):
- Lexware Finanzmanager Premium Mehrplatzversion
- Einrichtung mit SQL Server Express
- Dedizierter Server-Rechner mit SSD und 16 GB RAM
- Gigabit-Netzwerk und regelmäßige Backups
- Für entfernte Standorte (WAN/Internet):
- Lexware Finanzmanager Professional mit Hosting-Option
- Alternativ: VPN-Lösung mit lokaler SQL-Server-Installation
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Zugriffe
- Tägliche Cloud-Backups mit Versionierung
- Für maximale Flexibilität:
- Hybrid-Lösung mit lokaler Hauptinstallation und Cloud-Synchronisation
- Nutzung der Lexware Mobile App für unterwegs
- Regelmäßige Schulungen für beide Nutzer
Die Investition in die richtige Infrastruktur und Schulung zahlt sich langfristig aus durch Zeitersparnis, geringere Fehleranfälligkeit und bessere Compliance.
Expertentipp:
Bevor Sie in eine Mehrplatzlösung investieren, testen Sie die 30-Tage-Testversion von Lexware Finanzmanager Professional. Nutzen Sie diese Zeit, um:
- Die Netzwerkperformance mit Ihrer vorhandenen Infrastruktur zu testen
- Ein Backup-Konzept zu entwickeln und zu erproben
- Beide Nutzer in den Grundfunktionen zu schulen
- Die Synchronisationsroutinen für Ihre Arbeitsabläufe anzupassen
Dies hilft, teure Fehlinvestitionen zu vermeiden und die optimale Konfiguration für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.