Office Lizenz Für Mehrere Rechner Ipad

Berechnen Sie die kostengünstigste Lizenzoption für Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 oder Office 2021 für mehrere Geräte

Umfassender Leitfaden: Office-Lizenzen für mehrere Computer und iPads (2024)

Die Auswahl der richtigen Office-Lizenz für mehrere Geräte in Ihrem Unternehmen kann komplex sein – besonders wenn Sie sowohl klassische Computer (Windows/Mac) als auch iPads in Ihre IT-Infrastruktur integrieren möchten. Dieser Leitfaden erklärt alle Optionen, Kostenfaktoren und Best Practices für die Lizenzierung von Microsoft Office in Multi-Device-Umgebungen.

1. Grundlagen der Office-Lizenzierung für mehrere Geräte

Microsoft bietet verschiedene Lizenzmodelle an, die sich grundlegend in ihrer Funktionsweise unterscheiden:

• Einmalkauf-Lizenzen (Perpetual Licenses): Traditionelle Lizenzen wie Office 2021, die einmalig erworben werden und dauerhaft genutzt werden können. Keine automatischen Updates auf neue Hauptversionen.
• Abonnement-Lizenzen (Subscription Licenses): Monatlich oder jährlich bezahlte Lizenzen wie Microsoft 365, die regelmäßige Updates und zusätzliche Cloud-Dienste beinhalten.
• Volumenlizenzen: Für Unternehmen mit mehr als 5 Lizenzen oft kostengünstiger, mit zentraler Verwaltung.

Für iPads gelten besondere Bedingungen, da iOS eine andere Lizenzierungslogik erfordert als klassische Desktop-Betriebssysteme.

2. Vergleich der Lizenzoptionen für Multi-Device-Umgebungen

Lizenzmodell	Kosten pro Nutzer/Jahr (ca.)	Max. Geräte pro Lizenz	iPad-Unterstützung	Automatische Updates	Cloud-Speicher
Microsoft 365 Business Standard	€12,50	5 PC/Mac + 5 Tablets + 5 Smartphones	Ja (volle Apps)	Ja	1TB OneDrive
Microsoft 365 E3	€20,20	5 PC/Mac + 5 Tablets + 5 Smartphones	Ja (volle Apps)	Ja	1TB OneDrive
Office 2021 Professional Plus	€439 (Einmalkauf)	1 PC oder 1 Mac	Nein (separate App nötig)	Nein	Kein OneDrive
Microsoft 365 Apps for Business	€8,80	5 PC/Mac + 5 Tablets + 5 Smartphones	Ja (volle Apps)	Ja	1TB OneDrive

Wichtig: Für iPads benötigen Sie bei Einmalkauf-Lizenzen separate Apps aus dem App Store, die zusätzliche Kosten verursachen können. Abonnement-Modelle beinhalten die iPad-Apps ohne Aufpreis.

3. Spezifische Anforderungen für iPad-Nutzung

Die Integration von iPads in Ihre Office-Umgebung erfordert besondere Aufmerksamkeit:

1. App-Verfügbarkeit: Alle Microsoft 365 Abonnements beinhalten die vollwertigen iPad-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Bei Einmalkauf-Lizenzen müssen diese separat erworben werden.
2. Speicherbedarf: iPad-Apps benötigen etwa 500MB-1GB Speicherplatz pro Anwendung. Planen Sie entsprechend Kapazität ein.
3. Offline-Funktionalität: Für vollständige Offline-Nutzung auf iPads ist ein Microsoft 365 Abonnement erforderlich. Die kostenlosen Apps haben eingeschränkte Offline-Funktionen.
4. Apple Pencil Integration: Nur die Abonnement-Versionen unterstützen alle fortgeschrittenen Apple Pencil-Funktionen in Word und Excel.

Laut einer Studie von Apple (2023) nutzen 68% der Unternehmen, die iPads einsetzen, diese primär für Produktivitätsanwendungen wie Office – was die Bedeutung einer durchdachten Lizenzstrategie unterstreicht.

4. Kostenoptimierung für mehrere Geräte

Bei der Lizenzierung für mehrere Geräte gibt es erhebliche Einsparpotenziale:

• Volumenrabatte: Ab 5 Lizenzen bieten viele Händler Mengennachlässe (typisch 5-15% Rabatt).
• Gerätepooling: Microsoft 365 Lizenzen erlauben die Installation auf bis zu 5 Geräten pro Nutzer – ideal für Mitarbeiter mit sowohl Desktop als auch iPad.
• Jahresabonnements: Die jährliche Zahlweise ist bei Microsoft 365 etwa 16% günstiger als monatliche Zahlung.
• Bildungsrabatte: Für Bildungseinrichtungen gibt es spezielle Preise (bis zu 60% Ersparnis).
• Second-Hand-Lizenzen: Für Office 2019/2021 gibt es seriöse Anbieter für gebrauchte Volumenlizenzen (bis zu 70% günstiger).

Szenario	Einmalkauf (Office 2021)	Microsoft 365 Business (3 Jahre)	Ersparnis mit M365
5 PCs + 3 iPads	€2.195	€1.125	48%
10 PCs + 5 iPads	€4.390	€1.875	57%
20 PCs + 10 iPads	€8.780	€3.000	66%

Die Daten zeigen deutlich, dass Abonnement-Modelle ab etwa 5 Geräten wirtschaftlicher werden – besonders wenn iPads im Einsatz sind.

5. Rechtliche Aspekte und Compliance

Die korrekte Lizenzierung ist nicht nur eine Kostenfrage, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung:

• Audit-Risiko: Microsoft führt regelmäßig Lizenzprüfungen durch. Bei Verstößen drohen Nachzahlungen und Vertragsstrafen.
• Nutzungsrechte: Volumenlizenzen dürfen nur für die lizenzierte Anzahl von Geräten genutzt werden. Eine Überschreitung ist Urheberrechtsverletzung.
• Dokumentationspflicht: Unternehmen müssen Nachweise über erworbene Lizenzen und deren Zuordnung zu Geräten führen.
• Internationaler Einsatz: Bei Nutzung in mehreren Ländern gelten unterschiedliche Lizenzbedingungen (z.B. Datenschutz in der EU vs. USA).

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt Unternehmen, Lizenzmanagement als Teil ihrer IT-Sicherheitsstrategie zu betrachten, da nicht lizenzierte Software ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen kann.

6. Implementierung und Verwaltung

Die technische Umsetzung erfordert sorgfältige Planung:

1. Microsoft Endpoint Manager: Für die zentrale Verwaltung von Office-Installationen auf mehreren Geräten (inkl. iPads).
2. Apple Business Manager: Ermöglicht die massenhafte Bereitstellung von Office-Apps auf iPads ohne manuelle Installation.
3. Benutzerzuweisung: Bei Abonnements müssen Lizenzen einzelnen Benutzern zugewiesen werden, nicht Geräten.
4. Update-Management: Bei Einmalkauf-Lizenzen müssen Updates manuell durchgeführt werden (Sicherheitsrisiko!).
5. Deinstallation bei Gerätewechsel: Bei Einmalkauf-Lizenzen muss Office vom alten Gerät deinstalliert werden, bevor es auf einem neuen installiert wird.

Laut einer Gartner-Studie (2023) sparen Unternehmen durchschnittlich 30% an Verwaltungsaufwand durch den Einsatz von Microsoft Endpoint Manager für die Office-Verwaltung auf mehreren Gerätetypen.

7. Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit

Bei der Wahl Ihrer Lizenzstrategie sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Wachstumspläne: Abonnement-Modelle skalieren einfacher mit wachsender Mitarbeiterzahl.
• Technologie-Entwicklung: Microsoft kündigt an, dass Office 2021 die letzte Einmalkauf-Version sein wird – zukünftig nur noch Abonnements.
• KI-Funktionen: Neue KI-Features wie Copilot sind nur in Microsoft 365 Abonnements verfügbar.
• Hybrid-Arbeit: Abonnements unterstützen besser die Nutzung auf privaten Geräten (BYOD) durch die 5-Geräte-Regel.
• iPadOS-Updates: Apple veröffentlicht jährlich große iPadOS-Updates – Abonnements garantieren Kompatibilität.

Experten wie die International Data Corporation (IDC) prognostizieren, dass bis 2025 über 80% der Unternehmen vollständig auf Abonnement-Modelle für Produktivitätssoftware umgestiegen sein werden – getrieben durch die Notwendigkeit regelmäßiger Updates und Cloud-Integration.

8. Schritt-für-Schritt Anleitung zur Implementierung

1. Bedarfsanalyse: Erfassen Sie alle Geräte (PCs, Macs, iPads) und Nutzer, die Office benötigen.
2. Lizenzmodell wählen: Nutzen Sie unseren Rechner oben, um die kostengünstigste Option zu ermitteln.
3. Händler auswählen: Vergleichen Sie Preise bei autorisierten Microsoft-Partnern (z.B. Bechtle, Also, Ingram Micro).
4. Volumenlizenzvertrag abschließen: Für mehr als 5 Lizenzen lohnt sich ein Enterprise Agreement.
5. Verwaltungstools einrichten: Konfigurieren Sie Microsoft Endpoint Manager und Apple Business Manager.
6. Pilotphase: Testen Sie die Bereitstellung mit einer kleinen Nutzergruppe.
7. Schulungen durchführen: Schulen Sie Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Office-Versionen auf allen Gerätetypen.
8. Regelmäßige Überprüfung: Analysieren Sie jährlich die Nutzung und passen Sie Lizenzen an (bei Abonnements einfach skalierbar).

9. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Unterschätzung der iPad-Kosten: Viele Unternehmen vergessen, dass bei Einmalkauf-Lizenzen separate iPad-Apps nötig sind.
• Falsche Lizenzzuordnung: Lizenzen müssen Benutzern, nicht Geräten zugewiesen werden (besonders bei Abonnements).
• Ignorieren von Volumenrabatten: Ab 5 Lizenzen sollten Sie immer Volumenverträge prüfen.
• Vernachlässigung der Deinstallation: Bei Gerätewechsel müssen Einmalkauf-Lizenzen vom alten Gerät entfernt werden.
• Keine Backup-Strategie für Einmalkauf: Ohne Abonnement gibt es keine Cloud-Backups – planen Sie lokale Backups ein.
• Unterschätzung des Verwaltungsaufwands: Einmalkauf-Lizenzen erfordern manuelle Updates und höhere IT-Ressourcen.

10. Alternativen zu Microsoft Office

Während Microsoft Office der Marktführer ist, gibt es Alternativen, die besonders für bestimmte Use-Cases interessant sein können:

Alternative	Kosten (pro Nutzer/Jahr)	iPad-Unterstützung	Microsoft Office Kompatibilität	Besonderheiten
Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote)	Kostenlos	Optimal	Eingeschränkt	Nahtlose Integration mit macOS/iPadOS
Google Workspace	€5,20	Gut (Web-Apps)	Eingeschränkt	Bessere Kollaboration, aber weniger Features
LibreOffice	Kostenlos	Eingeschränkt	Gut	Open Source, aber weniger polierte iPad-Apps
OnlyOffice	€4,50	Gut	Sehr gut	Beste Office-Kompatibilität der Alternativen

Für die meisten Unternehmen bleibt Microsoft Office jedoch die beste Wahl aufgrund der vollständigen Feature-Parität zwischen allen Gerätetypen und der nahtlosen Integration in die Microsoft-Ökosystem (Azure, Teams, SharePoint).

11. Steuervorteile und Förderprogramme

Unternehmen können die Kosten für Office-Lizenzen steuerlich geltend machen:

• Absetzbarkeit: Sowohl Einmalkauf als auch Abonnement-Kosten sind als Betriebsausgaben voll absetzbar.
• Sofortabschreibung: Bei Einmalkauf-Lizenzen bis €1.000 kann die gesamte Summe im Kaufjahr abgeschrieben werden.
• Förderprogramme: In Deutschland gibt es regionale Förderprogramme für Digitalisierung (z.B. “go-digital” mit bis zu 50% Förderung).
• Bildungsrabatte: Unternehmen, die Ausbildungsplätze anbieten, können oft zusätzliche Rabatte verhandeln.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bietet eine Übersicht über aktuelle Förderprogramme für digitale Arbeitsplatzausstattung.

12. Fallstudien: Erfolgsbeispiele aus der Praxis

Fallbeispiel 1: Mittelständisches Ingenieurbüro (20 Mitarbeiter, 15 PCs, 10 iPads)

• Herausforderung: Hohe Kosten für Einzellizenzen, Kompatibilitätsprobleme zwischen PC- und iPad-Versionen
• Lösung: Umstieg auf Microsoft 365 Business Standard mit zentraler Verwaltung
• Ergebnis: 42% Kosteneinsparung, bessere Zusammenarbeit durch OneDrive/Teams, nahtlose iPad-Integration

Fallbeispiel 2: Internationales Handelsunternehmen (150 Mitarbeiter, 120 PCs, 80 iPads)

• Herausforderung: Komplexe Lizenzverwaltung über mehrere Länder, hohe Support-Kosten
• Lösung: Enterprise Agreement mit Microsoft 365 E3 und Apple Business Manager Integration
• Ergebnis: 37% geringere Verwaltungskosten, globale Standardisierung, bessere Compliance

Fallbeispiel 3: Startup (8 Mitarbeiter, 6 Macs, 4 iPads)

• Herausforderung: Begrenzte Budget, aber Bedarf an professionellen Tools
• Lösung: Microsoft 365 Apps for Business (günstigste Abo-Option) kombiniert mit Apple iWork für einfache Aufgaben
• Ergebnis: 60% Kosteneinsparung gegenüber Einmalkauf, volle Funktionalität auf allen Geräten

13. Zukunftstrends: Was kommt nach Office 2021?

Microsoft hat angekündigt, dass Office 2021 die letzte Einmalkauf-Version sein wird. Die Zukunft gehört den Abonnement-Modellen mit folgenden Entwicklungen:

• Microsoft 365 Copilot: KI-gestützte Assistenzfunktionen, die in alle Office-Apps integriert werden.
• Unified Apps: Eine einzige Universal-App für alle Office-Anwendungen (bereits in Testing für Windows).
• Erweiterte iPad-Funktionen: Bessere Apple Pencil Integration und iPadOS-spezifische Features.
• Cloud-first Ansatz: Immer mehr Funktionen erfordern eine Internetverbindung und Cloud-Integration.
• Sicherheitsfeatures: Erweitertes Identity-Management und verschlüsselte Kollaboration.

Experten raten Unternehmen, sich jetzt auf diese Entwicklung vorzubereiten, indem sie schrittweise auf Abonnement-Modelle umsteigen und ihre IT-Infrastruktur für Cloud-Integration vorbereiten.

14. Checkliste für die Entscheidung

Bevor Sie sich für ein Lizenzmodell entscheiden, durchlaufen Sie diese Checkliste:

1. [ ] Haben Sie alle Geräte (PCs, Macs, iPads) erfasst, die Office benötigen?
2. [ ] Wissen Sie, welche Anwendungen (Word, Excel etc.) wirklich benötigt werden?
3. [ ] Haben Sie die Gesamtkosten über 3-5 Jahre verglichen (nicht nur den Einstiegspreis)?
4. [ ] Berücksichtigen Sie die Kosten für iPad-Apps bei Einmalkauf-Lizenzen?
5. [ ] Haben Sie die Verwaltungsaufwände für verschiedene Lizenzmodelle bewertet?
6. [ ] Ist Ihre IT-Abteilung auf die Verwaltung des gewählten Modells vorbereitet?
7. [ ] Haben Sie die Compliance-Anforderungen (Dokumentation, Audits) berücksichtigt?
8. [ ] Passt das gewählte Modell zu Ihrer Wachstumsstrategie?
9. [ ] Haben Sie alternative Lösungen (Google Workspace, LibreOffice) geprüft?
10. [ ] Wissen Sie, wie Sie die Lizenzen steuerlich optimal geltend machen können?

15. Fazit: Die optimale Strategie für Ihr Unternehmen

Die Wahl der richtigen Office-Lizenz für mehrere Computer und iPads hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab:

• Für kleine Unternehmen (unter 10 Geräte): Microsoft 365 Business Standard bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit voller iPad-Unterstützung.
• Für mittlere Unternehmen (10-100 Geräte): Ein Enterprise Agreement mit Microsoft 365 E3 bietet Skalierbarkeit und erweiterte Sicherheitsfeatures.
• Für große Unternehmen (100+ Geräte): Volumenlizenzverträge mit Microsoft 365 E5 inklusive erweiterter Compliance- und Analysetools.
• Für Budget-beschränkte Startups: Microsoft 365 Apps for Business kombiniert mit kostenlosen Alternativen für einfache Aufgaben.
• Für spezielle Anforderungen: Einmalkauf-Lizenzen nur, wenn absolute Kostenkontrolle über 5+ Jahre im Vordergrund steht und auf iPad-Funktionalität verzichtet werden kann.

Unser dringender Rat: Nutzen Sie unseren Rechner am Anfang dieser Seite, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Die meisten Unternehmen überschätzen die Kosten von Abonnement-Modellen und unterschätzen die versteckten Kosten (Verwaltung, Updates, iPad-Apps) von Einmalkauf-Lizenzen.

Mit der richtigen Lizenzstrategie können Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern – besonders in gemischten Umgebungen mit PCs und iPads. Die Investition in eine durchdachte Office-Lizenzierung zahlt sich durch bessere Zusammenarbeit, höhere Sicherheit und zukunftssichere Technologie aus.

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