Office Professional Plus 2019 Mehrfachlizenz-Rechner
Berechnen Sie die Kosten und Lizenzoptionen für die Nutzung von Microsoft Office Professional Plus 2019 auf mehreren Computern in Ihrem Unternehmen.
Umfassender Leitfaden: Office Professional Plus 2019 auf mehreren Rechnern nutzen
Die Nutzung von Microsoft Office Professional Plus 2019 auf mehreren Computern in einem Unternehmensumfeld erfordert sorgfältige Planung hinsichtlich Lizenzierung, Kosten und Compliance. Dieser Leitfaden erklärt die verschiedenen Optionen, rechtliche Rahmenbedingungen und bewährte Verfahren für die Mehrfachnutzung von Office 2019.
1. Lizenzmodelle für Office Professional Plus 2019 im Überblick
Microsoft bietet verschiedene Lizenzierungsoptionen für Office 2019 an, die sich in Kosten, Flexibilität und Nutzungsrechten unterscheiden:
| Lizenztyp | Kosten (ca.) | Transferierbar | Mehrfachnutzung | Wartungsoption |
|---|---|---|---|---|
| Einzelhandel (Retail) | €499 – €599 | Ja (1x) | 1 PC pro Lizenz | Nein |
| Volumenlizenz (Volume) | €450 – €550 | Ja (unbegrenzt) | Mehrere PCs mit CALs | Ja (Software Assurance) |
| OEM | €350 – €450 | Nein | 1 PC (gebunden) | Nein |
1.1 Einzelhandelslizenzen (Retail)
- Flexibilität: Kann einmalig auf einen anderen PC übertragen werden
- Nachteile: Keine Wartungsverträge möglich, höhere Kosten bei Mehrfachkauf
- Eignung: Ideal für kleine Unternehmen mit weniger als 5 Arbeitsplätzen
1.2 Volumenlizenzen (Volume Licensing)
- Vorteile:
- Zentralisierte Verwaltung über Volume Licensing Service Center (VLSC)
- Option für Software Assurance (Wartungsvertrag)
- Mengenrabatte ab 5 Lizenzen
- Downgrade-Rechte auf ältere Versionen
- Nachteile:
- Mindesteinkauf von 5 Lizenzen erforderlich
- Komplexere Verwaltung als Retail-Lizenzen
1.3 OEM-Lizenzen
OEM-Versionen sind an die Hardware gebunden und können nicht übertragen werden. Sie sind nur für den Erstkäufer des Geräts gültig und eignen sich nicht für die Nutzung auf mehreren Rechnern in einem Unternehmenskontext.
2. Rechtliche Rahmenbedingungen für Mehrfachnutzung
Die Nutzung von Office 2019 auf mehreren Computern unterliegt strengen Lizenzbestimmungen. Wichtige rechtliche Aspekte:
- Pro-Lizenz-Prinzip: Jeder Computer, auf dem Office 2019 installiert wird, benötigt eine eigene Lizenz – außer bei Volumenlizenzen mit Client Access Licenses (CALs).
- Nutzungsrechte: Die Microsoft Software-Lizenzbedingungen (EULA) verbieten ausdrücklich:
- Die gleichzeitige Nutzung einer Lizenz auf mehreren Geräten
- Das Teilen von Produktkeys zwischen verschiedenen Benutzern
- Die Installation auf Servern für Remote-Desktop-Dienste ohne entsprechende Server-Lizenzen
- Audit-Risiko: Microsoft führt regelmäßig Software-Audits durch. Bei Verstößen gegen die Lizenzbedingungen drohen:
- Nachzahlungen (oft mit Strafzuschlägen)
- Vertragsstrafen
- Rechtliche Konsequenzen in schweren Fällen
3. Kostenvergleich: Einzelkauf vs. Volumenlizenzierung
Die folgende Tabelle zeigt einen Kostenvergleich für 10 Arbeitsplätze über 3 Jahre:
| Option | Anfangsinvestition | Jährliche Kosten | Gesamtkosten (3 Jahre) | Vorteile |
|---|---|---|---|---|
| 10× Retail-Lizenzen | €5.490 | €0 | €5.490 | Einfache Verwaltung, keine Vertragsbindung |
| Volumenlizenz (10 Lizenzen) | €4.750 | €1.188 (25% SA) | €8.324 | Zentralisierte Verwaltung, Upgrade-Rechte, Support |
| Volumenlizenz mit 10% Rabatt | €4.275 | €1.069 (25% SA) | €7.482 | Wie oben + 10% Ersparnis auf Anfangsinvestition |
| Office 365 Business (10 Benutzer) | €0 | €1.020 (€8,50/Monat/Benutzer) | €3.060 | Immer aktuelle Version, Cloud-Dienste, mobile Nutzung |
Wichtig: Die Volumenlizenz erscheint zunächst teurer, bietet aber langfristige Vorteile wie:
- Zentralisierte Verwaltung und Bereitstellung
- Recht auf Upgrades auf neue Versionen (mit Software Assurance)
- Technischen Support direkt von Microsoft
- Flexiblere Nutzungsrechte in virtualisierten Umgebungen
4. Technische Implementierung für mehrere Rechner
4.1 Bereitstellungsmethoden
- Manuelle Installation:
- Jede Lizenz wird einzeln auf jedem Computer installiert
- Geignet für kleine Umgebungen (<5 Computer)
- Nachteil: Hoher Administrationsaufwand
- Volumenlizenz-Tools:
- Nutzung des Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC)
- Zentralisierte Key-Verwaltung und Bereitstellung
- Automatisierte Installation über Skripte oder Softwareverteilungssysteme
- Microsoft Endpoint Configuration Manager (MECM):
- Enterprise-Lösung für große Umgebungen
- Automatisierte Bereitstellung, Inventarisierung und Compliance-Überwachung
- Integriert sich mit Active Directory
4.2 Aktivierungsmethoden
| Methode | Beschreibung | Voraussetzungen | Eignung |
|---|---|---|---|
| MAK (Multiple Activation Key) | Einzelne Aktivierung jedes Computers über Internet oder Telefon | Volumenlizenzvertrag, Internetverbindung | Kleine bis mittlere Unternehmen |
| KMS (Key Management Service) | Lokale Aktivierung über unternehmensinternen Server (mind. 25 Clients) | Volumenlizenz, KMS-Host-Server, mind. 25 Clients | Mittlere bis große Unternehmen |
| Active Directory-basierte Aktivierung | Automatische Aktivierung über Gruppenrichtlinien | Volumenlizenz, Active Directory, Windows Server | Große Unternehmen mit AD-Infrastruktur |
4.3 Best Practices für die Bereitstellung
- Vor der Installation:
- Hardware-Anforderungen prüfen (mind. 2 GHz Prozessor, 2 GB RAM, 3 GB Festplattenspeicher)
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen testen
- Sicherstellen, dass alle Zielcomputer über gültige Windows-Lizenzen verfügen
- Während der Installation:
- Standardisierte Images mit allen benötigten Anwendungen erstellen
- Aktivierungsmethode (MAK/KMS) vorab konfigurieren
- Dokumentation aller Installationen und zugewiesenen Lizenzen
- Nach der Installation:
- Regelmäßige Überprüfung der Aktivierungsstatus
- Einrichtung eines Prozesses für neue Mitarbeiter/Computer
- Schulung der Mitarbeiter in den neuen Office-Funktionen
5. Alternativen zu Office Professional Plus 2019
Bevor Sie sich für Office 2019 entscheiden, sollten Sie alternative Optionen evaluieren:
5.1 Microsoft 365 (ehemals Office 365)
- Vorteile:
- Immer aktuelle Version (keine manuellen Upgrades nötig)
- Cloud-Dienste (OneDrive, Teams, Exchange Online)
- Nutzung auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer
- Monatliche Abrechnung (geringere Anfangskosten)
- Nachteile:
- Abonnement-Modell (langfristig oft teurer)
- Abhängigkeit von Internetverbindung für einige Funktionen
- Daten werden in der Microsoft Cloud gespeichert
5.2 Open-Source-Alternativen
| Software | Kosten | Kompatibilität | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|---|
| LibreOffice | Kostenlos | Hohe Kompatibilität mit Office-Formaten | Keine Lizenzkosten, regelmäßige Updates | Etwas andere Benutzeroberfläche, komplexe Makros funktionieren nicht immer |
| Apache OpenOffice | Kostenlos | Gute Kompatibilität | Stabil, lange Unterstützung | Langsamere Entwicklung als LibreOffice |
| OnlyOffice | Kostenlos (Community) / €$$ (Enterprise) | Sehr hohe Kompatibilität | Moderne Oberfläche, Cloud-Integration | Enterprise-Version erforderlich für volle Funktionen |
5.3 Vergleich: Office 2019 vs. Microsoft 365 vs. LibreOffice
| Kriterium | Office 2019 | Microsoft 365 | LibreOffice |
|---|---|---|---|
| Kosten (10 Benutzer, 3 Jahre) | €4.500-€8.300 | €3.060 | €0 |
| Updates | Keine (außer Sicherheitsupdates) | Continuous (immer aktuelle Version) | Regelmäßig (Community-getrieben) |
| Cloud-Integration | Begrenzt | Vollständig (OneDrive, Teams, etc.) | Eingeschränkt (Plug-ins verfügbar) |
| Mobile Nutzung | Eingeschränkt (nur Viewer-Apps) | Vollständig (Apps für iOS/Android) | Eingeschränkt (Drittanbieter-Apps) |
| Offline-Funktionalität | Vollständig | Vollständig (mit Installationsoption) | Vollständig |
| Makro-Unterstützung | Vollständig (VBA) | Vollständig (VBA) | Eingeschränkt (Basic-Makros) |
6. Compliance und Audit-Vorbereitung
Die Einhaltung der Lizenzbestimmungen ist entscheidend, um kostspielige Audits und Strafen zu vermeiden. Folgende Maßnahmen helfen bei der Compliance:
6.1 Dokumentation
- Führen Sie ein detailliertes Lizenzinventar mit:
- Anzahl der gekauften Lizenzen
- Zugewiesene Computer/Benutzer
- Kaufdaten und Rechnungsnummern
- Aktivierungsschlüssel
- Nutzen Sie Tools wie:
- Microsoft License Statement (MLS)
- Software Asset Management (SAM)-Tools von Drittanbietern
- Excel-Vorlagen für manuelle Verwaltung
6.2 Regelmäßige Überprüfungen
- Vierteljährlich:
- Abgleich zwischen installierten und lizenzierten Kopien
- Überprüfung der Aktivierungsstatus
- Jährlich:
- Komplette Bestandsaufnahme aller Software
- Überprüfung der Wartungsverträge
- Aktualisierung der Dokumentation
6.3 Vorbereitung auf ein Microsoft-Audit
Falls Ihr Unternehmen von Microsoft für ein Lizenzaudit ausgewählt wird, sollten Sie folgende Unterlagen bereit haben:
- Alle Kaufbelege und Lizenzverträge
- Dokumentation der Installationen und Zuweisungen
- Nachweise über Deinstallationen bei Hardware-Wechsel
- Protokolle der Aktivierungen (bei Volumenlizenzen)
- Nachweise über Software Assurance-Verträge (falls zutreffend)
Wichtig: Microsoft hat das Recht, Audits durchzuführen, wenn der Verdacht auf Lizenzverstöße besteht. Die Kosten für nicht lizenzierte Software können sich auf das 2-3fache des Listenpreises belaufen – zuzüglich möglicher Vertragsstrafen.
7. Zukunftssicherheit und Migrationspfade
Office 2019 erreicht am 10. Oktober 2023 das Ende des Mainstream-Supports und am 14. Oktober 2025 das Ende des erweiterten Supports. Unternehmen sollten jetzt Planungen für die Zukunft treffen:
7.1 Optionen nach Support-Ende
- Weiterbetrieb ohne Support:
- Risiko: Keine Sicherheitsupdates → erhöhte Angriffsfläche
- Nur empfohlen für isolierte Systeme ohne Internetzugang
- Upgrade auf Microsoft 365:
- Vorteile: Immer aktuelle Version, Cloud-Integration, mobile Nutzung
- Kosten: Ab €8,50/Monat/Benutzer (Business Standard)
- Migration zu Open-Source-Alternativen:
- Kostenersparnis, aber Schulungsaufwand
- LibreOffice bietet Migrationshilfen und Schulungsmaterial
- Erwerb erweiterter Support-Verträge:
- Microsoft bietet für große Unternehmen erweiterte Support-Optionen an
- Kostenintensiv (oft 20-30% des ursprünglichen Lizenzpreises pro Jahr)
7.2 Migrationsplanung
- Bestandsaufnahme:
- Erfassen aller Office-Installationen und Abhängigkeiten
- Identifizieren von kritischen Makros und Add-ins
- Pilotphase:
- Testgruppe mit der neuen Lösung arbeiten lassen
- Schulungsbedarf ermitteln
- Kompatibilitätsprobleme identifizieren
- Schulung:
- Schulungsmaterial für Mitarbeiter erstellen
- Workshops zu neuen Funktionen anbieten
- Support-Strukturen aufbauen
- Stufenweise Migration:
- Abteilungsweise Umstellung
- Paralleler Betrieb während der Übergangsphase
- Regelmäßige Feedbackschleifen
8. Häufige Fragen und Antworten
8.1 Darf ich meine Office 2019-Lizenz auf einen neuen Computer übertragen?
Ja, aber mit Einschränkungen:
- Retail-Lizenzen: Einmaliger Transfer erlaubt, alte Installation muss deaktiviert werden
- OEM-Lizenzen: Nicht übertragbar – bleiben an das ursprüngliche Gerät gebunden
- Volumenlizenzen: Transfer möglich, aber muss im VLSC dokumentiert werden
8.2 Kann ich Office 2019 auf einem Mac und einem PC mit derselben Lizenz nutzen?
Nein. Jede Lizenz gilt für ein Gerät. Für Mac und PC benötigen Sie separate Lizenzen. Microsoft 365 erlaubt die Installation auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer (PC/Mac/Tablet).
8.3 Was passiert, wenn ich meine Volumenlizenz nicht verlängere?
Bei Ablauf Ihrer Volumenlizenz oder Software Assurance:
- Sie dürfen die Software weiterhin nutzen, erhalten aber:
- Keine Sicherheitsupdates mehr
- Keinen technischen Support von Microsoft
- Kein Recht auf Upgrades
- Die Software bleibt funktionsfähig, wird aber zunehmend unsicher
8.4 Brauche ich für Terminalserver eine spezielle Lizenz?
Ja. Für die Nutzung von Office 2019 auf Terminalservern (Remote Desktop Services) benötigen Sie:
- Eine Volumenlizenz für Office Professional Plus 2019
- Zusätzliche Remote Desktop Services Client Access Licenses (RDS CALs)
- Eine entsprechende Windows Server-Lizenz mit RDS-Rechten
Die Kosten für RDS CALs betragen etwa €100-€150 pro Benutzer oder Gerät.
8.5 Kann ich Office 2019 in einer virtualisierten Umgebung nutzen?
Ja, aber mit folgenden Bedingungen:
- Volumenlizenzen: Erlaubt in virtualisierten Umgebungen, wenn:
- Jede virtuelle Maschine (VM) über eine eigene Lizenz verfügt ODER
- Der Host-Server vollständig lizenziert ist (für dedizierte VMs)
- Retail/OEM: Nicht für virtualisierte Umgebungen zugelassen
- Cloud-Umgebungen: Spezielle Lizenzierung erforderlich (z.B. Microsoft 365 oder SPLA für Hosting-Provider)
9. Fazit und Empfehlungen
Die Nutzung von Office Professional Plus 2019 auf mehreren Rechnern erfordert sorgfältige Planung in den Bereichen Lizenzierung, Compliance und technische Implementierung. Hier sind unsere abschließenden Empfehlungen:
9.1 Für kleine Unternehmen (1-10 Computer):
- Retail-Lizenzen sind die einfachste Lösung
- Prüfen Sie Microsoft 365 als kostengünstigere Alternative
- Dokumentieren Sie alle Lizenzen und Installationen
9.2 Für mittlere Unternehmen (10-50 Computer):
- Volumenlizenzen mit Software Assurance bieten die beste Balance aus Kosten und Flexibilität
- Nutzen Sie KMS für die Aktivierung
- Implementieren Sie ein grundlegendes Software Asset Management
9.3 Für große Unternehmen (50+ Computer):
- Enterprise Agreement mit Microsoft verhandeln
- Microsoft Endpoint Configuration Manager für die Bereitstellung nutzen
- Regelmäßige Audits durchführen
- Migration zu Microsoft 365 evaluieren
9.4 Allgemeine Best Practices:
- Vermeiden Sie OEM-Lizenzen für Unternehmensumgebungen
- Planen Sie jetzt die Migration von Office 2019, da der Support 2025 endet
- Schulen Sie Mitarbeiter in Lizenzfragen, um Shadow-IT zu vermeiden
- Nutzen Sie die Microsoft-Lizenzberatung für komplexe Szenarien
Durch die Beachtung dieser Richtlinien können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Office Professional Plus 2019 compliant und kosteneffizient auf mehreren Rechnern nutzt, während Sie gleichzeitig die Weichen für die Zukunft stellen.