Rechnen Hebammen Telefonate Ab

Berechnen Sie Ihre Einnahmen aus telefonischen Beratungsleistungen als Hebamme nach den aktuellen Gebührenordnungen

Umfassender Leitfaden: Hebammen-Telefonate korrekt abrechnen

Die Abrechnung von telefonischen Beratungsleistungen stellt für viele Hebammen eine Herausforderung dar. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Grundlagen, Abrechnungsmöglichkeiten und praktischen Tipps für die korrekte Abrechnung von Hebammen-Telefonaten in Deutschland.

1. Rechtliche Grundlagen für die Abrechnung

Die Abrechnung von telefonischen Beratungsleistungen durch Hebammen ist in verschiedenen Regelwerken festgelegt:

• Hebammen-Gebührenverzeichnis (HebGebV): Regelt die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen
• Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ): Wird analog für private Abrechnungen herangezogen
• §4 Abs. 4 HebG: Grundlagen der Berufsausübung und Vergütung
• Rahmenverträge nach §134a SGB V: Vereinbarungen zwischen Hebammenverbänden und Krankenkassen

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Regelungen für die Abrechnung von Hebammenleistungen, die auch telefonische Beratungen einschließen. Die Hebammen-Gebührenverzeichnis-Verordnung (HebGebV) wurde entsprechend angepasst.

2. Abrechnungsmöglichkeiten im Detail

2.1 Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen (GKV)

Für telefonische Beratungen können Hebammen folgende Positionen abrechnen:

Leistung	Gebührennummer	Punktwert (2023)	Betrag (€)	Dauer
Telefonische Beratung (Standard)	HebGebV Nr. 1a	250	12,50	bis 10 Min.
Telefonische Beratung (erweitert)	HebGebV Nr. 1b	400	20,00	11-20 Min.
Telefonische Notfallberatung	HebGebV Nr. 1c	600	30,00	über 20 Min. oder außerhalb Sprechzeiten
Dokumentationspauschale	HebGebV Nr. 9	100	5,00	pro Fall

Wichtige Hinweise für GKV-Abrechnung:

• Maximal 3 telefonische Beratungen pro Schwangerschaft/Wochenbett ohne besondere Begründung
• Notfallberatungen sind nicht auf diese Anzahl beschränkt
• Dokumentationspflicht besteht für jede telefonische Beratung
• Abrechnung erfolgt über die Kassenärztliche Vereinigung oder direkt mit der Krankenkasse

2.2 Abrechnung mit privaten Krankenversicherungen (PKV)

Bei privat versicherten Patientinnen können Hebammen nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) abrechnen. Die relevanten Positionen sind:

Leistung	GOÄ-Nr.	Faktor	Betrag (€)
Beratung (einfach)	1	1,0	12,33
Beratung (ausführlich)	3	1,8	27,73
Notfallberatung	3	2,3	35,26
Dokumentationspauschale	40	1,0	5,66

Besonderheiten bei PKV-Abrechnung:

• Höhere Honorare als bei GKV möglich
• Direktabrechnung mit der Patientin (mit Rechnung)
• Erstattung durch PKV hängt vom individuellen Tarif ab
• Empfehlung: Vorab klären, ob die PKV telefonische Beratungen erstattet

2.3 Abrechnung mit Selbstzahlern

Bei Selbstzahlern können Hebammen ihre Leistungen frei gestalten. Empfohlene Preisspannen:

• Standardberatung (bis 15 Min.): €15-25
• Erweiterte Beratung (15-30 Min.): €25-40
• Notfallberatung: €40-60
• Dokumentationspauschale: €5-10

Tipps für Selbstzahler-Abrechnung:

1. Vor dem Telefonat Preise transparent kommunizieren
2. Schriftliche Vereinbarung über die Kosten treffen
3. Rechnung mit allen Pflichtangaben (§14 UStG) erstellen
4. Zahlungsmodalitäten klar regeln (Vorkasse, PayPal, Überweisung)

3. Praktische Umsetzung der Abrechnung

3.1 Dokumentationspflichten

Jede telefonische Beratung muss dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte enthalten:

• Datum und Uhrzeit des Telefonats
• Dauer des Gesprächs
• Name der Patientin
• Schwangerschaftswoche/Wochenbettphase
• Anlass des Telefonats
• Inhalte der Beratung
• Empfehlungen oder weitere Maßnahmen
• Name der Hebamme

Empfohlen wird die Nutzung digitaler Dokumentationssysteme wie:

• Hebammen-Software (z.B. HebRech, HebBO)
• Praxismanagement-Systeme mit Telefonie-Integration
• Vorlagen für telefonische Beratungsprotokolle

3.2 Abrechnungsprozess Schritt für Schritt

1. Leistungserbringung: Telefonat führen und dokumentieren
2. Leistungserfassung: Dauer und Art des Telefonats festhalten
3. Abrechnungsvorbereitung:
   • Bei GKV: Sammelliste erstellen
   • Bei PKV/Selbstzahler: Einzelrechnung vorbereiten
4. Abrechnung:
   • GKV: Über KV oder direkt an Krankenkasse (je nach Vertrag)
   • PKV: Rechnung an Patientin mit Bitte um Einreichung bei PKV
   • Selbstzahler: Rechnung direkt an Patientin
5. Zahlungseingang prüfen: Fristen überwachen (GKV: meist 4-6 Wochen Bearbeitungszeit)
6. Archivierung: Unterlagen 10 Jahre aufbewahren (§147 AO)

3.3 Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Häufiger Fehler	Konsequenz	Vermeidungsstrategie
Fehlende Dokumentation	Abrechnungsverweigerung durch KV/Krankenkasse	Sofort nach Telefonat dokumentieren (z.B. mit Sprachmemo als Erinnerung)
Falsche Gebührennummer	Rückforderungen oder Kürzungen	Regelmäßige Fortbildung zu Abrechnungsänderungen
Überschreitung der zulässigen Telefonatanzahl	Stichprobenprüfung und Rückforderung	System zur Zählung der Telefonate pro Patientin einführen
Unklare Vereinbarungen mit Selbstzahlern	Zahlungsverweigerung oder Streitigkeiten	Vorab schriftliche Vereinbarung über Kosten
Fehlende Aufklärung über Kosten (PKV/Selbstzahler)	Beschwerden oder negative Bewertungen	Standardisierten Hinweis zu Beginn des Telefonats geben

4. Steuerliche Aspekte der Telefonat-Abrechnung

Einnahmen aus telefonischen Beratungen unterliegen verschiedenen steuerlichen Regelungen:

4.1 Umsatzsteuer

Seit 2020 gelten für Hebammenleistungen folgende Umsatzsteuerregelungen:

• Gesetzliche Krankenkassen: Steuerbefreit (§4 Nr. 14 UStG)
• Private Krankenversicherungen: Steuerpflichtig (19% oder 7% je nach Leistung)
• Selbstzahler: Steuerpflichtig (in der Regel 19%)

Praktische Umsetzung:

• Getrennte Erfassung von steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen
• Korrekte Rechnungsstellung mit Umsatzsteuerausweis bei steuerpflichtigen Leistungen
• Vorsteuerabzug nur bei steuerpflichtigen Einnahmen möglich

4.2 Einkommensteuer

Alle Einnahmen aus telefonischen Beratungen sind einkommensteuerpflichtig. Wichtige Punkte:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Freiberufler
• Absetzung von Betriebsausgaben (Telefonkosten, Software, Fortbildungen)
• Pauschalen für Homeoffice (€6 pro Tag, max. 120 Tage/Jahr)
• Bildung von Rücklagen für Steuerzahlungen (ca. 30-40% der Einnahmen)

Empfehlung: Regelmäßige Konsultation eines Steuerberaters mit Erfahrung in freiberuflichen Heilberufen.

5. Digitalisierung und Tools für effiziente Abrechnung

Moderne Tools können den Abrechnungsprozess deutlich vereinfachen:

5.1 Empfohlene Softwarelösungen

Tool	Funktionen	Kosten (ca.)	Besonderheiten
HebRech	Abrechnung, Dokumentation, Statistik	€20-40/Monat	Spezialisiert auf Hebammen
HebBO	Praxismanagement, Telefoniedokumentation	€15-30/Monat	Cloud-basiert
Lexoffice	Rechnungsstellung, Buchhaltung	€10-30/Monat	Steuerkonform
SevDesk	Abrechnung, Belegmanagement	€15-40/Monat	GOÄ-Integration
Telefonie-Apps (z.B. Placetel)	Gesprächsaufzeichnung, Dauererfassung	€10-25/Monat	DSGVO-konform

5.2 Tipps für die digitale Abrechnung

1. Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Abrechnungspositionen
2. Integrieren Sie Ihre Telefonie mit der Dokumentationssoftware
3. Richten Sie automatische Erinnerungen für Abrechnungsfristen ein
4. Nutzen Sie Cloud-Lösungen für den Zugriff von unterwegs
5. Schulen Sie sich regelmäßig zu neuen Digitalisierungstrends

6. Aktuelle Entwicklungen und Zukunftsperspektiven

Die Abrechnung von Hebammenleistungen unterliegt ständigen Änderungen. Aktuelle Trends und zukünftige Entwicklungen:

6.1 Aktuelle Änderungen 2023/2024

• Erhöhung der Punktwerte: Die HebGebV-Punktwerte wurden zum 1.1.2023 um 3,5% angehoben
• Digitalisierungszuschlag: Seit 2023 kann ein Zuschlag von 5% für digitale Dokumentation abgerechnet werden
• Erweiterte Notfalldefinition: Telefonate außerhalb der regulären Sprechzeiten (auch abends) können nun als Notfall abgerechnet werden
• Neue GOÄ-Positionen: Einführung spezifischerer Positionen für telefonische Beratungen in der GOÄ

6.2 Politische Diskussionen und geplante Reformen

Folgende Themen werden aktuell diskutiert:

• Einheitliche Abrechnungsplattform: Bundeseinheitliche digitale Abrechnungslösung für Hebammen
• Erweiterung der Telefonatkontingente: Erhöhung der erstattungsfähigen Telefonate pro Schwangerschaft
• Bessere Honorierung: Forderung nach Angleichung an ärztliche Beratungshonorare
• Vereinfachte PKV-Abrechnung: Direkte Abrechnungsmöglichkeit mit PKV ohne Umweg über Patientinnen

Für aktuelle Informationen empfiehlt sich die regelmäßige Konsultation der Websites des Deutschen Hebammenverbandes und des Bundesgesundheitsministeriums.

7. Fallbeispiele aus der Praxis

7.1 Fallbeispiel 1: Standardberatung mit GKV

Situation: Hebamme berät eine gesetzlich versicherte Erstgebärende 12 Minuten zu Wehenvorbereitung.

Abrechnung:

• Position: HebGebV Nr. 1b (erweiterte Beratung)
• Punkte: 400
• Betrag: €20,00
• Dokumentation: 100 Punkte (€5,00)
• Gesamt: €25,00

Praktische Umsetzung: Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung im Quartalssammelschein.

7.2 Fallbeispiel 2: Notfallberatung mit PKV

Situation: Hebamme wird sonntags von privat versicherter Patientin wegen starker Nachwehen angerufen (25 Minuten Gespräch).

Abrechnung:

• Position: GOÄ Nr. 3 mit Faktor 2,3
• Betrag: €35,26
• Dokumentation: GOÄ Nr. 40 (€5,66)
• Notfallzuschlag (50%): €17,63
• Gesamt (brutto): €58,55
• Umsatzsteuer (19%): €11,12
• Rechnungsbetrag: €69,67

Praktische Umsetzung: Rechnung direkt an Patientin mit Bitte um Einreichung bei ihrer PKV.

7.3 Fallbeispiel 3: Selbstzahler mit Paketpreis

Situation: Hebamme bietet telefonische Begleitung im Wochenbett als Paket an (5 Telefonate à 20 Minuten).

Abrechnung:

• Paketpreis: €150,00 (inkl. Dokumentation)
• Einzelpreis wäre: 5 × €30,00 = €150,00
• Zahlungsmodalitäten: 50% bei Buchung, 50% nach letzten Telefonat
• Steuer: 19% Umsatzsteuer auf €150,00 = €28,50

Praktische Umsetzung: Schriftlicher Vertrag mit Leistungsbeschreibung und Zahlungsplan.

8. Häufige Fragen und Antworten

Frage 1: Dürfen Hebammen für kurze Rückfragen (unter 5 Minuten) etwas berechnen?

Antwort: Nein, sehr kurze Gespräche (unter 5 Minuten) gelten als Serviceleistung und sind nicht separat abrechenbar. Ab 5 Minuten kann die Position HebGebV Nr. 1a (Standardberatung) abgerechnet werden.

Frage 2: Wie dokumentiere ich Telefonate, wenn ich keine spezielle Software habe?

Antwort: Sie können eine einfache Excel-Tabelle oder ein Notizbuch nutzen. Wichtig sind: Datum, Uhrzeit, Dauer, Patientinnendaten, Anlass und Inhalte. Muster-Vorlagen bietet der Deutsche Hebammenverband an.

Frage 3: Was tun, wenn eine Krankenkasse die Abrechnung zurückweist?

Antwort:

1. Prüfen Sie die Begründung der Ablehnung
2. Kontrollieren Sie Ihre Dokumentation auf Vollständigkeit
3. Reichen Sie ggf. ergänzende Unterlagen nach
4. Bei berechtigter Abrechnung: Widerspruch einlegen
5. Bei anhaltenden Problemen: Rechtsschutz durch den Hebammenverband in Anspruch nehmen

Frage 4: Kann ich Telefonate mit Auslandspatientinnen abrechnen?

Antwort: Bei Patientinnen mit deutscher Krankenversicherung ja. Bei ausländischen Versicherungen muss individuell geprüft werden. Selbstzahlerinnen können Sie natürlich immer in Rechnung stellen.

Frage 5: Wie lange muss ich Abrechnungsunterlagen aufbewahren?

Antwort: Nach §147 AO betragen die Aufbewahrungsfristen:

• Rechnungen: 10 Jahre
• Buchungsbelege: 10 Jahre
• Bankunterlagen: 10 Jahre
• Verträge: 6 Jahre (ab Ende des Kalenderjahres)

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für individuelle Fragen konsultieren Sie bitte einen Steuerberater oder Rechtsanwalt mit Expertise im Gesundheitswesen. Die genannten Beträge und Regelungen basieren auf dem Stand von 2023 und können sich ändern.