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Verpflegungsmehraufwand 2024: Alles was Sie wissen müssen

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Regelung in Deutschland, die es Arbeitnehmern ermöglicht, die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten während Dienstreisen von der Steuer absetzen. Dieser umfassende Leitfaden erklärt Ihnen alles Wichtige zum Thema Verpflegungsmehraufwand – von den aktuellen Pauschalen 2024 bis hin zu praktischen Tipps für die korrekte Abrechnung.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer durch Mahlzeiten während einer Dienstreise entstehen. Da man unterwegs oft teurer isst als zu Hause, kann dieser Mehraufwand steuerlich geltend gemacht werden. Die Regelung gilt für:

• Inlandsreisen (ab 8 Stunden Abwesenheit)
• Auslandsreisen (ab 24 Stunden oder bei Übernachtung)
• Eintägige Auswärtstätigkeiten mit mindestens 8 Stunden Abwesenheit

Aktuelle Verpflegungspauschalen 2024

Die Pauschalen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Für 2024 gelten folgende Sätze:

Reiseart	24-Stunden-Pauschale	Abreisetag	Rückreisetag
Inland (Deutschland)	28 €	14 € (ab 8 Std.) 28 € (ab 24 Std.)	14 € (bis 24 Std.)
EU-Ausland	56 €	28 € (ab 8 Std.) 56 € (ab 24 Std.)	28 € (bis 24 Std.)
Nicht-EU-Ausland	Länderspezifisch (z.B. USA: 62 €, Schweiz: 80 €)	Länderspezifisch	Länderspezifisch

Wichtig: Bei Reisen ins Nicht-EU-Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Die aktuellen Sätze finden Sie in der offiziellen Liste des BMF.

Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand

Damit Sie Verpflegungsmehraufwand geltend machen können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Dienstreise: Die Reise muss dienstlich veranlasst sein und im Interesse des Arbeitgebers liegen.
2. Abwesenheitsdauer:
   • Inland: Mindestens 8 Stunden (für reduzierte Pauschale) oder 24 Stunden (volle Pauschale)
   • Ausland: Mindestens 24 Stunden oder mit Übernachtung
3. Keine kostenlose Verpflegung: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder diese erstattet, entfällt der Anspruch für diese Mahlzeit.
4. Nachweis: Die Dienstreise muss dokumentiert werden (Reiseauftrag, Spesenabrechnung etc.).

Pauschale vs. tatsächliche Kosten – was lohnt sich mehr?

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen:

Kriterium	Pauschale	Tatsächliche Kosten
Aufwand	Kein Belegsammlungsaufwand	Alle Belege müssen gesammelt werden
Höhe der Erstattung	Feste Beträge (siehe Tabelle oben)	Tatsächliche Ausgaben (max. bis zur Pauschale)
Steuerliche Behandlung	Steuerfrei bis zur Pauschale	Steuerfrei bis zur Pauschale, darüber hinaus steuerpflichtig
Empfehlung	Für die meisten Fälle optimal	Nur bei sehr hohen Verpflegungskosten sinnvoll

In der Praxis empfiehlt sich die Pauschale für die meisten Fälle, da sie weniger Aufwand bedeutet und in den meisten Fällen höher ausfällt als die tatsächlichen Kosten. Die tatsächlichen Kosten lohnen sich nur, wenn Sie deutlich über den Pauschalen liegen – was bei normalen Restaurantbesuchen selten der Fall ist.

Besondere Fälle und Ausnahmen

Es gibt einige Sonderregelungen, die Sie kennen sollten:

• Mehrtägige Reisen: Bei Reisen über mehrere Tage wird für jeden vollen Tag (24 Stunden) die volle Pauschale gewährt. Für An- und Abreisetag gelten die reduzierten Sätze.
• Teilweise Erstattung durch Arbeitgeber: Wenn der Arbeitgeber einen Teil der Verpflegungskosten übernimmt, wird die Pauschale entsprechend gekürzt.
• Krankenhausaufenthalte: Bei dienstlich veranlassten Krankenhausaufenthalten gelten besondere Regelungen.
• Ausbildungskosten: Azubis und Studenten können Verpflegungsmehraufwand unter bestimmten Bedingungen ebenfalls geltend machen.
• Homeoffice-Regelung: Seit 2020 gibt es Sonderregelungen für Homeoffice-Tage, die jedoch nicht mit Verpflegungsmehraufwand kombiniert werden können.

Steuerliche Behandlung des Verpflegungsmehraufwands

Der Verpflegungsmehraufwand ist unter folgenden Bedingungen steuerfrei:

• Die Erstattung durch den Arbeitgeber bleibt innerhalb der gesetzlichen Pauschalen
• Die Reise ist dienstlich veranlasst
• Die Abwesenheitsdauer wird eingehalten

Wird die Pauschale überschritten, ist der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu versteuern. Bei Selbstständigen und Freiberuflern kann der Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Praktische Tipps für die Abrechnung

1. Dokumentation ist alles: Führen Sie ein Reisetagebuch mit Datum, Reisezweck, Abfahrts- und Ankunftszeiten.
2. Belege sammeln: Auch wenn Sie die Pauschale nutzen, sammeln Sie Belege für mögliche Rückfragen.
3. Digitalisieren: Nutzen Sie Apps wie Lexoffice oder SevDesk zur digitalen Spesenabrechnung.
4. Fristen beachten: Reichen Sie Ihre Abrechnung zeitnah ein – viele Arbeitgeber haben interne Fristen.
5. Auslandspauschalen prüfen: Bei Auslandsreisen die aktuellen Ländersätze des BMF verwenden.
6. Sonderfälle klären: Bei ungewöhnlichen Reisen (z.B. Nachtflüge) im Vorfeld mit der Personalabteilung abstimmen.

Häufige Fehler bei der Abrechnung

Diese Fehler sollten Sie vermeiden:

• Falsche Abwesenheitszeiten angeben (z.B. 7 Stunden statt 8)
• Private Anteile nicht herausrechnen (z.B. bei kombinierten Privat-/Dienstreisen)
• Verpflegungspauschalen für Tage geltend machen, an denen kostenlos verpflegt wurde
• Falsche Ländercodes bei Auslandsreisen verwenden
• Belege nicht ausreichend lange aufbewahren (Mindestens 6 Jahre)
• Pauschalen für Homeoffice-Tage fälschlich abrechnen

Verpflegungsmehraufwand für verschiedene Berufsgruppen

Angestellte

Für Angestellte übernimmt in der Regel der Arbeitgeber die Abrechnung. Die Erstattung ist bis zur Höhe der Pauschale steuer- und sozialabgabenfrei. Wichtig ist, dass die Reise vom Arbeitgeber angeordnet oder gebilligt wurde.

Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige können den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gelten dieselben Pauschalen wie für Angestellte. Der Vorteil: Auch wenn keine Erstattung durch einen Auftraggeber erfolgt, mindert der Betrag das zu versteuernde Einkommen.

Azubis und Studenten

Auszubildende können Verpflegungsmehraufwand geltend machen, wenn sie im Rahmen ihrer Ausbildung dienstlich unterwegs sind. Studenten können bei studienbedingten Reisen (z.B. Exkursionen) unter bestimmten Bedingungen ebenfalls Verpflegungsmehraufwand abrechnen.

Grenzgänger

Für Grenzgänger (Personen, die in einem Land wohnen und in einem anderen arbeiten) gelten besondere Regelungen. Hier kommt es auf das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen an. In der Regel können die Pauschalen des Beschäftigungslandes angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand im internationalen Vergleich

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand unterscheiden sich international deutlich. Hier ein Vergleich ausgewählter Länder:

Land	24h-Pauschale (ca.)	Besonderheiten
Deutschland	28 € (Inland)	Reduzierte Sätze für An-/Abreisetag
Österreich	36 €	Höhere Pauschalen für Auslandsreisen
Schweiz	80 CHF (~82 €)	Sehr hohe Pauschalen, aber auch hohe Lebenshaltungskosten
USA	$55 (~51 €)	Stadtabhängige Sätze (z.B. New York höher)
Frankreich	47,50 €	Unterschiedliche Sätze für Metropole/Provinz
Großbritannien	£35 (~40 €)	Keine reduzierten Sätze für An-/Abreisetag

Interessant ist, dass die deutschen Pauschalen im europäischen Vergleich eher im unteren Mittelfeld liegen. Besonders die Schweiz und skandinavische Länder haben deutlich höhere Sätze, was die dortigen Lebenshaltungskosten widerspiegelt.

Rechtliche Grundlagen

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand finden sich in folgenden gesetzlichen Grundlagen:

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG (Einkommensteuergesetz)
• § 9 Abs. 4a EStG (Werbungskosten)
• R 9.6 LStR (Lohnsteuer-Richtlinien)
• BMF-Schreiben zu den Auslandspauschalen (jährlich aktualisiert)

Offizielle Quellen:

Für verbindliche Informationen konsultieren Sie bitte die offiziellen Quellen:

Bundesfinanzministerium → BMF-Steuerrechner → Steuerberaterkammer Düsseldorf →

Zukunft des Verpflegungsmehraufwands

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand werden regelmäßig überprüft und angepasst. Aktuelle Diskussionen betreffen:

• Digitalisierung: Vereinfachte Abrechnung durch digitale Belege und Apps
• Nachhaltigkeit: Höhere Pauschalen für umweltfreundliche Reisearten (z.B. Bahn statt Flugzeug)
• Homeoffice-Nachwirkungen: Anpassung der Regelungen an veränderte Arbeitsmodelle
• Inflationsanpassung: Regelmäßige Erhöhung der Pauschalen entsprechend der Lebenshaltungskosten
• EU-Harmonisierung: Vereinheitlichung der Regelungen innerhalb der EU

Experten erwarten, dass die Pauschalen in den kommenden Jahren schrittweise steigen werden, um die Inflation auszugleichen. Gleichzeitig wird die digitale Abrechnung weiter an Bedeutung gewinnen.

Fazit: So nutzen Sie den Verpflegungsmehraufwand optimal

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine wertvolle Möglichkeit, die zusätzlichen Kosten von Dienstreisen steuerlich geltend zu machen. Mit diesen Tipps nutzen Sie die Regelung optimal:

1. Dokumentieren Sie jede Dienstreise genau mit Datum, Uhrzeiten und Reisezweck
2. Nutzen Sie in den meisten Fällen die Pauschale – sie ist einfacher und oft günstiger
3. Prüfen Sie bei Auslandsreisen immer die aktuellen Ländersätze
4. Kombinieren Sie den Verpflegungsmehraufwand mit anderen Reisekosten wie Übernachtung und Fahrtkosten
5. Nutzen Sie digitale Tools zur Vereinfachung der Abrechnung
6. Bei Unsicherheiten holen Sie Rat bei Ihrer Personalabteilung oder einem Steuerberater ein

Mit diesem Wissen können Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihnen zustehenden Beträge korrekt abrechnen und keine steuerlichen Vorteile verschenken. Der Verpflegungsmehraufwand-Rechner auf dieser Seite hilft Ihnen, schnell und einfach die korrekten Beträge zu ermitteln.