Kartenzahlungen im Kassenbuch berechnen
Ermitteln Sie die korrekte Buchung von Kartenzahlungen für Ihr Kassenbuch nach deutschen GoBD-Richtlinien
Kartenzahlungen im Kassenbuch richtig abrechnen: Der vollständige Leitfaden nach GoBD
Die korrekte Erfassung von Kartenzahlungen im Kassenbuch ist für Unternehmen in Deutschland nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern eine gesetzliche Pflicht. Seit der Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten besonders strenge Anforderungen an die Dokumentation von bargeldlosen Zahlungen.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie EC-Karten-, Kreditkarten- und Mobile-Payments korrekt in Ihrem Kassenbuch verbuchen – inklusive Steueraspekte, Gebührenabwicklung und digitaler Aufbewahrungspflichten.
1. Rechtliche Grundlagen für Kartenzahlungen im Kassenbuch
In Deutschland regeln folgende Vorschriften die Erfassung von Kartenzahlungen:
- § 146 AO (Abgabenordnung): Verpflichtung zur vollständigen und geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
- GoBD (seit 2015): Konkrete Anforderungen an digitale Buchführungssysteme
- § 22 UStG: Regeln zur Rechnungsstellung bei elektronischen Zahlungen
- KassenSichV (Kassensicherungsverordnung): Technische Anforderungen an elektronische Kassensysteme
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Buchung von Kartenzahlungen
-
Daten erfassen: Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Betrag, Zahlungsart (EC/Kreditkarte), Transaktionsnummer und Kundenname (falls verfügbar)
Tipp: Moderne Kassensysteme erfassen diese Daten automatisch. Bei manueller Buchung verwenden Sie den Kontoauszug als Beleg.
-
Kontenrahmen festlegen: Nutzen Sie den passenden SKR03/SKR04-Konto:
Zahlungsart SKR03 (Einnahme) SKR03 (Ausgabe) SKR04 (Einnahme) SKR04 (Ausgabe) EC-Karte (Girocard) 1200 (Forderungen LuL) 1600 (Verbindlichkeiten LuL) 1400 1700 Kreditkarte (Visa/Mastercard) 1200 1600 1400 1700 Mobile Payment 1200 1600 1400 1700 Kartengebühren 4930 (Bankspesen) 4930 6730 6730 -
Mehrwertsteuer aufschlüsseln:
- Bei Einnahmen: Bruttobetrag = Netto + MwSt. (19% oder 7%)
- Bei Ausgaben: Vorsteuerabzug möglich (bei berechtigtem Vorsteuerabzug)
- Kartengebühren sind nicht vorsteuerabzugsfähig (BFH-Urteil VI R 38/14)
-
Belege digital archivieren:
- Kontoauszüge mit Transaktionsnachweis (PDF)
- Kassenbon mit Kartenzahlungsvermerk
- Bei Online-Zahlungen: Transaktionsbestätigung des Payment-Providers
Achtung: Die GoBD verlangt eine revisionssichere Archivierung für 10 Jahre (§ 147 AO). Nutzen Sie DMS-Systeme wie Datev, Lexoffice oder SevDesk.
3. Besonderheiten bei verschiedenen Kartentypen
| Kartentyp | Buchungshinweise | Typische Gebühren | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|---|
| EC-Karte (Girocard) |
|
0,2% – 0,5% vom Umsatz | Gebühren als Betriebsausgabe (nicht vorsteuerabzugsfähig) |
| Kreditkarte |
|
1,5% – 3,5% vom Umsatz | Gebühren als Betriebsausgabe (nicht vorsteuerabzugsfähig) |
| Mobile Payment (Apple Pay, Google Pay) |
|
1,5% – 3% vom Umsatz | Gleich wie Kreditkarte |
| Kontaktlos (NFC) |
|
Wie Basis-Kartentyp | Wie Basis-Kartentyp |
4. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Bei der Buchung von Kartenzahlungen kommen immer wieder dieselben Fehler vor. Hier die wichtigsten Stolperfallen und Lösungen:
-
Fehler: Kartenzahlungen nicht täglich im Kassenbuch erfassen
Lösung: Nutzen Sie eine tägliche Kassenabschlusroutine. Moderne Kassensysteme wie Gastrofix oder SumUp synchronisieren Kartenzahlungen automatisch mit der Buchhaltung. -
Fehler: Gebühren nicht separat ausweisen
Lösung: Buchen Sie die Gebühren auf Konto 4930 (SKR03) oder 6730 (SKR04). Beispiel:Bank (1200) 97,50 € an Umsatzerlöse (8400) 98,76 € an Bankspesen (4930) 1,24 €
-
Fehler: Keine Belege für Kartenzahlungen archivieren
Lösung: Erstellen Sie ein digitales Belegarchiv mit:- Kassenbons mit Kartenzahlungsvermerk
- Tagesendsummenbons der Kasse
- Kontoauszüge mit Transaktionsreferenzen
- Monatliche Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters
-
Fehler: Falsche Steuerbehandlung von Kreditkartengebühren
Lösung: Kreditkartengebühren sind nicht vorsteuerabzugsfähig (BFH-Urteil VI R 38/14). Buchen Sie sie direkt als Betriebsausgabe. -
Fehler: Keine Abgleich mit Kontoauszügen
Lösung: Führen Sie einen monatlichen Abgleich durch:- Vergleichen Sie Kassenbuch mit Kontoauszug
- Klären Sie Differenzen innerhalb von 10 Tagen
- Dokumentieren Sie den Abgleich schriftlich
5. Digitale Lösungen für die Kartenzahlungs-Buchhaltung
Die manuelle Erfassung von Kartenzahlungen ist fehleranfällig. Diese digitalen Tools helfen Ihnen bei der korrekten Buchung:
| Tool | Funktionen | Kosten (ab) | GoBD-konform |
|---|---|---|---|
| DATEV |
|
29,90 €/Monat | ✅ Ja |
| Lexoffice |
|
9,90 €/Monat | ✅ Ja |
| SevDesk |
|
14,90 €/Monat | ✅ Ja |
| SumUp |
|
1,95% pro Transaktion | ✅ Ja |
6. Steuerliche Aspekte bei Kartenzahlungen
Kartenzahlungen haben besondere steuerliche Implikationen, die Sie beachten müssen:
6.1 Umsatzsteuer bei Kartenzahlungen
Der Zeitpunkt der Steuerentstehung ist entscheidend:
- EC-Karte: Steuer entsteht mit der Gutschrift (meist D+1)
- Kreditkarte: Steuer entsteht mit der Belastung des Kundenkontos (nicht mit der Gutschrift beim Händler!)
- Mobile Payment: Wie Kreditkarte, da technisch identisch
Bei vorauskassierten Leistungen (z.B. Vorverkauf von Event-Tickets) gilt:
- Steuer entsteht mit der Zahlung (nicht mit der Leistungserbringung)
- Buchen Sie den Betrag auf ein erhaltenes Anzahlungskonto (z.B. 1776 in SKR03)
6.2 Vorsteuerabzug bei Kartenzahlungen
Bei betriebsbedingten Ausgaben per Karte gelten diese Regeln:
- Grundsätzlich ist der Vorsteuerabzug möglich (bei berechtigtem Vorsteuerabzug)
- Ausnahme: Kreditkartengebühren sind nicht vorsteuerabzugsfähig (BFH VI R 38/14)
- Bei gemischten Rechnungen (privat/beruflich) muss eine sachgerechte Aufteilung erfolgen
Korrekte Buchung:
Reisekosten (4650) 1.000,00 € Vorsteuer 19% (1576) 190,00 € Kreditkartengebühren (4930) 23,80 € an Kreditkartenverbindlichkeit (1600) 1.190,00 € an Bank (1200) 23,80 €Hinweis: Die Gebühren werden separat gebucht und sind nicht vorsteuerabzugsfähig.
6.3 Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO
Für Kartenzahlungen gelten diese Aufbewahrungsfristen:
- Kassenbons: 10 Jahre (auch bei Kartenzahlung!)
- Kontoauszüge: 10 Jahre
- Kreditkartenabrechnungen: 10 Jahre
- Transaktionsprotokolle: 10 Jahre (bei elektronischen Kassensystemen)
Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen. Das bedeutet:
- Keine nachträglichen Änderungen möglich
- Jederzeitige Lesbarkeit gewährleistet
- Schutz vor Verlust und Zerstörung
- Dokumentation aller Änderungen (Wer? Wann? Was?)
7. Praktische Tipps für die tägliche Praxis
-
Täglicher Kassenabschluss:
- Vergleichen Sie die Summe aller Kartenzahlungen mit dem Kassenbericht
- Dokumentieren Sie Differenzen (z.B. durch Stornierungen)
- Nutzen Sie eine Abschlusscheckliste (Vorlage vom DIHK)
-
Monatlicher Abgleich:
- Vergleichen Sie Kassenbuch mit Kontoauszug
- Prüfen Sie, ob alle Kartenzahlungen erfasst sind
- Klären Sie Unstimmigkeiten mit dem Zahlungsdienstleister
-
Jährliche Prüfung:
- Lassen Sie die Kartenzahlungen vom Steuerberater prüfen
- Analysieren Sie die Gebühren – oft lassen sich bessere Konditionen aushandeln
- Prüfen Sie, ob alle Belege GoBD-konform archiviert sind
-
Schulung der Mitarbeiter:
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der korrekten Erfassung
- Erstellen Sie eine interne Anweisung für Kartenzahlungen
- Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch
8. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich Kartenzahlungen täglich im Kassenbuch erfassen?
Ja, nach den GoBD müssen alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst werden. Bei Kartenzahlungen bedeutet das:
- Tägliche Erfassung im Kassenbuch
- Spätestens am nächsten Werktag
- Ausnahme: Bei technischen Problemen muss die Nacherfassung dokumentiert werden
Moderne Kassensysteme erfassen Kartenzahlungen automatisch und synchronisieren sie mit der Buchhaltung.
Wie buche ich Kreditkartengebühren korrekt?
Kreditkartengebühren buchen Sie wie folgt:
- Erfassen Sie den Bruttobetrag der Transaktion (z.B. 100€)
- Buchen Sie die Gebühr (z.B. 2%) separat auf Konto 4930 (SKR03) oder 6730 (SKR04)
- Der Nettobetrag nach Gebühren (98€) wird auf Ihr Bankkonto gutgeschrieben
Bank (1200) 98,00 € Kreditkartengebühren (4930) 2,00 € an Umsatzerlöse (8400) 100,00 €
Wichtig: Die Gebühren sind nicht vorsteuerabzugsfähig (BFH-Urteil VI R 38/14).
Dürfen ich Kartenzahlungen und Bargeld in einer Zeile im Kassenbuch zusammenfassen?
Nein, nach den GoBD müssen jeder Zahlungsvorgang einzeln erfasst werden. Das bedeutet:
- Getrennte Zeilen für Bar- und Kartenzahlungen
- Bei gemischten Zahlungen (z.B. 50€ bar + 50€ Karte) zwei separate Buchungen
- Ausnahme: Bei kleinen Beträgen (unter 10€) und geringem Volumen sind Sammelbuchungen zulässig (mit dokumentierter Begründung)
Begründung: Die Finanzverwaltung muss den Zahlungsweg nachvollziehen können (z.B. für Prüfungen der Geldwäschegesetze).
Wie lange muss ich Belege für Kartenzahlungen aufbewahren?
Nach § 147 AO gelten diese Aufbewahrungsfristen:
- Kassenbons: 10 Jahre (auch bei Kartenzahlung!)
- Kontoauszüge: 10 Jahre
- Kreditkartenabrechnungen: 10 Jahre
- Transaktionsprotokolle: 10 Jahre (bei elektronischen Kassensystemen)
Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen. Das bedeutet:
- Keine nachträglichen Änderungen möglich
- Jederzeitige Lesbarkeit gewährleistet
- Schutz vor Verlust und Zerstörung
- Dokumentation aller Änderungen (Wer? Wann? Was?)
Tipp: Nutzen Sie eine GoBD-zertifizierte Cloud-Lösung wie DATEV oder Lexoffice für die digitale Archivierung.
Was muss ich bei kontaktlosen Zahlungen beachten?
Kontaktlose Zahlungen (NFC) werden steuerlich wie normale Kartenzahlungen behandelt, aber es gibt einige Besonderheiten:
- Limit: In Deutschland gilt ein Limit von 50€ pro Transaktion (danach PIN-Eingabe erforderlich)
- Sicherheit: Die Deutsche Bundesbank empfiehlt regelmäßige Stichproben, da kontaktlose Zahlungen anfälliger für Betrug sind
- Buchung: Erfassen Sie den genauen Zahlungsweg (z.B. “Kontaktlos Visa”) im Kassenbuch
- Belege: Auch bei kontaktlosen Zahlungen muss ein Bon ausgedruckt oder digital archiviert werden
Bei häufigen kleinen Beträgen (z.B. Café) können Sie Sammelbuchungen vornehmen, wenn:
- Die Einzelbeträge unter 10€ liegen
- Sie eine tägliche Sammelbuchung erstellen
- Die Originalbelege digital archiviert werden
9. Zusammenfassung: Die 5 wichtigsten Regeln für Kartenzahlungen im Kassenbuch
- Einzelne Erfassung: Jede Kartenzahlung muss separat gebucht werden (keine Sammelposten ohne Begründung)
- Korrekte Kontierung: Nutzen Sie die passenden SKR03/SKR04-Konten (1200/1600 für Forderungen/Verbindlichkeiten, 4930 für Gebühren)
- Steuerliche Trennung: Trennen Sie Nettobetrag, MwSt und Gebühren – letztere sind nicht vorsteuerabzugsfähig
- GoBD-konforme Archivierung: Bewahren Sie alle Belege (Kassenbons, Kontoauszüge, Abrechnungen) 10 Jahre revisionssicher auf
- Regelmäßige Abgleiche: Führen Sie tägliche Kassenabschlüsse und monatliche Kontenabgleiche durch, um Fehler früh zu erkennen